會簽
①聯合發文的各發文機關領導人同時或先後對審定的公文文稿簽字同意的行為。經過會簽的文稿，是聯合發文生效的標誌。②請公文內容所涉及的有關部門負責人對公文文稿審閱、修改並簽寫意見的行為。
會稿
文秘部門會同有關部門討論協商，征求對文稿修改意見的核稿方法。會稿有利於發揮機關職能部門的集體智慧，提高公文質量。
公文修改
對檢查出來的公文文稿的思想內容、形式上的毛病進行改動、加工。基本步驟是：統觀全局，由大到小，先全體後局部；從內容到形式，周密思考，字斟句酌。主要方法是：增添、刪削、更換、移動、改寫。
簽發
發文機關領導人對公文簽署發出意見。公文文稿一經簽發即成為定稿並產生效力。簽發人應對公文內容進行最後審閱修改，然後在文稿上簽署發出意見、姓名和簽發日期。文件簽發的一般原則是：以機關名義發文，由機關主要負責人簽發；以機關內某一部門名義發文，由部門負責人簽發；機關或部門主要負責人外出時應委托其他負責人代為簽發；兩個以上機關聯合發文，應由所有發文機關的有關負責人分別簽發；會議已經通過的文件，應由會議主持人或授權由秘書長、辦公廳主任及其他領導人簽發；以部門名義的重要發文，由部門負責人簽發後還要報上一級負責人加簽；簽發人在簽發時對文稿加以修改，認為需要再送有關人員審閱時，應在簽發的文稿上注明“送××閱後發出”之類字樣。
封發
將需要對外發出的文件妥善裝封後發出的工作。主要內容包括：①逐項嚴格登記；②在封筒上寫明收文單位名稱；③檢查文件、點份、裝封；④急件、密件加蓋標記和密封條。
封口
也稱“封裝”。文件材料裝入封筒後封口的工作。主要方法有：①粘封，用膠水或糨糊等黏料封口；②縫封，紙質好的大信皮用縫紉機封口；③軋封，利用特製器具的齒輪交錯軋正，或用訂書器封住信口。
文件包裝
文書處理部門為便於文件遞送而進行的包裝。包裝方法通常有：①信裝，即封筒袋；②袋裝，用皮包或帆布袋裝送文件；③捆包，用紙把文件包起來，外邊用繩子捆緊加固。
發文通知單
發文機關發給收文單位的核對檢查文件發送情況的憑單。主要項目有：文號、份數、附注、說明等。收文機關根據發文通知單項目檢查，發現不符之處，應即告發文機關，以便核對。
發文通知單一般連同文件一起發給收文單位。
校文單
發文機關每隔一定時期向收文機關發出的檢驗憑單。主要項目有發出文件的名稱、份數、時間等。收文機關經查後，將此單退回發文機關。
草簽
條約簽訂前的簡易簽署。多用於外交方麵。草簽是由締約國代表在草案上簽署自己的姓名或姓名的簡寫，表示談判代表對條約文本已取得一致意見，但不表示雙方政府對條約的同意。
草簽後仍需經過正式簽字。
立卷
把處理完畢並具有查找和保存價值的零散文件依其內在聯係，分門別類地組成一個或數個案卷的工作。立卷的主要意義和作用：保持文件之間的曆史聯係，便於查找利用；保持曆史的真實麵貌，反映各項工作的客觀進程；保護文件的完整，便於保管；為檔案工作奠定基礎。
立卷步驟
立卷工作必須經過的環節。主要內容包括：①收集文件；②區分全宗和甄別文件；③文件分類；④組卷；⑤定卷；⑥卷內編目；⑦填寫卷皮；⑧案卷排列和編號；⑨填寫案卷目錄；⑩移交歸檔。
立卷範圍