設立案卷的範圍界限。文書立卷的範圍主要包括：①本機關工作中形成的直接反映本機關主要職能活動的重要文件；②與本機關工作有密切聯係的上、下級機關的重要文件；③具有查考價值的本機關和上、下級機關的一般性文件。
不歸檔文書材料
按有關規定不需要立卷歸檔的文書材料。不歸檔文書材料包括：①本機關的重份材料；②無查考價值的事務性、臨時性文件；③未經簽發的文電草稿，一般性文件的曆次修改稿(主要領導人的親筆改稿和負責人簽字的最後定稿除外)；④無特殊保存價值的信件，一般性表態、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信；⑤機關內部互相抄送的文件材料；⑥本機關負責人兼任外機關職務形成的文件材料；⑦為參考目的從各方麵搜集的文件材料；⑧參加非主管部門召開的不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料；⑨下級機關送來的不應抄報或不必備案的文件材料；⑩上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料；越級和非隸屬機關抄送的一般的、不需要辦理的文件材料；外機關送來的征求意見的未定稿。
立卷方法
把具有共同特征和密切聯係的文件組合在一起建立案卷，把具有不同特征和無密切聯係的文件分別建立案卷的方法。立卷方法可分為按問題特征立卷，按時間特征立卷，按文種特征立卷，按作者特征立卷，按地區特征立卷，按通信者特征立卷等。
按問題特征立卷
把有關同類性質問題的文件組成案卷的立卷方法。
按時間特征立卷
把形成的時間相同或內容所針對的時間相同的文件組成案卷的立卷方法。
按文種特征立卷
把文種相同的文件組成案卷的立卷方法。
按作者特征立卷
把同一單位或個人製發的文件組成案卷的立卷方法。
按地區特征立卷
把內容涉及同一地區的文件組成案卷的立卷方法。
按通信者特征立卷
把針對一個或幾個問題的雙方機關的往複文件組成案卷的立卷方法。
歸卷類目
在實際文件尚未形成之前，事先根據機關工作活動和文件形成的規律，預計一年內可能形成的文件，按照有關規定擬製出的歸卷條目。歸卷類目是一種比較詳細具體的立卷計劃，用於作為文書立卷工作的指南。
卷內目錄
介紹卷內文件的成分與內容的一覽表。主要項目包括順序號，責任者，文件字號，文件標題，日期，所在頁號，備注等。
印章
各級黨政機關、人民團體、企事業單位的公章和各級領導幹部及工作人員的工作名章的總稱。印章的刻製、頒發、保管和使用等是文秘部門印信管理工作的重要部分。
專用印章
黨政機關、團體、單位在公務活動中為履行某一專項職責或某一專項權力的專用圖章。具有特定的使用範圍。專用印章種類較多，常用的有：財務專用章、勞動人事調配專用章、文書管理專用章、外調專用章等。
鋼印
采用鋼質材料特製的一種硬印(模印)。多用於公文、證書、重要票據上麵。用模壓法加蓋這種印章，可在紙麵的印文處留存下明顯印痕，所顯示出的式樣、圖樣和字樣凸起，而圖字的顏色不變，仍為原色。
縮印
對公章、專用公章加以縮尺(縮小比例尺)處理的一種微型印章。同原公章、專用公章式樣完全相同，隻是尺寸縮小。多用於有各類憑證性質的印刷品上麵。
手章
擁有法定職權的領導幹部用來行使其職責，並具有代表和象征意義的個人印信。這類手章多用於書信、票證、合約、報表、文件和禮儀性文書等方麵。除此之外，文書、財務、保管、收發等特殊部門的一些工作人員因工作需要，也使用手章。
手書
領導幹部的親筆手跡。一般包括領導幹部的親筆書信、批語、文稿、修改稿和工作記錄等。