一、開會的時間不宜過長
我們知道，一個成年人能聚精會神投入工作的時長大約是兩小時左右。因此，我們舉行會議時，會議的時間也不應該安排過長（實際上這也與安排的會議議題多少有關），會議的時長一般需要計劃和控製在半小時到兩小時之間。會議時間太短不利於大家充分溝通並達成最佳結論，會議時間太長則會讓與會者“身心疲憊”而影響會議效率。
（1）大力提倡開短會、講短話，注重會議實際效果如果總經理的行為能夠做到簡潔，大家將會以此作為榜樣。
（2）準時召開會議很明顯，會議延遲召開是對時間和成本的浪費，其實這樣的會議在我們日常工作中非常常見。杜絕會議延遲召開的辦法是：給會議遲到者適當的懲罰、時間一到即召開會議。
（3）會議議題不要安排過多我們知道，目標太多，就等於沒有目標。因為目標太多就無法抓住工作的重點。會議也是如此。每次會議，議題不宜安排過多，一般一到兩個議題為宜，盡量不要超過三個議題。如果議題太多，則大家討論時的注意力很可能會分散（因為每個人所重點關心的議題可能會不同），這樣就會影響結論的達成速度，從而影響到會議效率；另外，議題過多，勢必導致會議時間拉長，而過長的會議會讓與會者感到疲倦，從而也影響到會議效率。另外，在部署性大會時，會議的時間應盡量縮短，原則上隻安排一個主題報告。
（4）盡量避免討論與會議議題無關的內容每次會議都應計劃好需要討論的會議議題。會議負責人或會議主持人需要注意控製並限製討論本次會議沒有計劃的問題。否則一旦放開，就很難收回，結果不是該討論的問題沒有討論到就是會議不得不拖延。解決這一問題的有效辦法是，一定控製住不討論與本次會議無關的議題。如在會議上確實發現了很重要的問題需要開會討論，則可以先記錄下來，另行安排一次會議。
（5）約定與會者的發言時長有些與會者發言時口若懸河滔滔不絕，完全沒有時間觀念。解決這一問題的有效辦法是：會議正式召開之前就和與會者約定好發言的時長，讓大家在發言之前都做到“心中有數”。
二、避免無關的人員參與會議
在開會時，盡量不去邀請和安排與會議無關的人。因為邀請和安排與會議無關的人參加會議，是一種人力資源的浪費，也是沒有實際意義的。我們經常看到，在整個會議過程中一言不發的大部分是與會議無關的人。因此，會前一定要事先確定好哪些人需要且必須參加會議，一些可參加可不參加的，則不邀請和安排參加會議。
所以，要盡量明確各部門參加會議人員或參加會議的崗位要求。避免會議時“該來的沒來，來的又不當家”。
另外，如果發言者在會議的過程中出現以下兩種情況，你要及時地給予提醒。
（1）發言者喋喋不休地說個沒完對於某些“健談者”來說，僅僅約定好發言時長還遠遠不夠，因為他們談興正濃時，根本就將時長約定拋到了“九霄雲外”。如果不及時提醒發言者，則他們很可能會占用過量的會議時間，從而影響會議的效率。
所以，在與會者發言時長過半時提醒一次，到與會者發言時長還剩兩到三分鍾時再次提醒，以便讓發言者利用剩餘的時間總結自己的意見、建議和觀點。
（2）發言者越來越情緒化
存在不同的意見是一件好事，它可以帶來新的想法，並且經常會產生更好的解決辦法。然而比較麻煩的是，人們在不知不覺中越來越情緒化，意見不同的正常現象變成了攻擊性的爭論。有的時候，人們會變得不願意看到別人拒絕自己的建議，或是覺得自己受到了個人攻擊。有的時候，當某一個決定有可能給自己帶來額外的工作或是問題的時候，人們就會強烈反對這個決定。
所以，你要想辦法控製住自己那份強烈的反感情緒，避免把會議弄得不愉快。
最好的辦法就是，及時發現糾紛的苗頭，在它開始之前就馬上製止。維持和平比較容易，但假如失去之後再想重新拾起，就困難多了。所以一旦情緒開始激化，你就必須立即采取行動。例如，隻要聽到一句開始誹謗個人的話，就要迅速做出反應：“請不要針對個人。我們現在不是討論上次的得失，我們必須決定這個合同從訂貨到交貨需要多少時間。