領導和員工之間的溝通交流並不是個人的，它應該成為管理中的一個重要組成部分，因此溝通的製度化很有必要。這種製度化包括約定溝通的時間、內容、方式，比如部門之間應該定期交流，企業應該製定合理的溝通計劃等。管理學家認為製度應該是溝通交流最有力的保障，這種強製性在某種程度上有助於企業養成比較好的交流習慣。
第四，打造出色的豐富的交流平台。
溝通交流也需要一個平台來支撐，企業要做的就是打造更多這樣的平台。過去一般是通過麵談、信件和電話來進行溝通，而隨著信息產業的發展，交流的便捷性、快速性得到了明顯的提升，公司應該適時建立信箱、短信、QQ、微信平台，以及一些員工論壇、服務網絡等新的溝通平台，再結合傳統的交流平台和方式，從而使員工能夠以自己擅長的方式進行最佳的溝通，提高溝通效果。
在一些中小企業中，很多老板都會將自己的QQ號、微信號和員工進行分享，平時可以隨意進行交流，為了確保交流的有效性，他們還會專門劃分不同的板塊，將生活和工作板塊區分開來。這種做法有效拉近了老板和員工之間的關係，也打造了一個非常高效的信息通道。
第五，建立溝通反饋機製。
溝通不僅僅是聽別人說或者告訴別人某個信息，它是需要反饋的，應該建立起溝通雙向交流機製。溝通雙方通過交流後需要注意觀察有效溝通後的反應和行動，並收集可用的反饋信息，從而為有效溝通做出評判，提出改進方法。很多公司在開會之後，常常會要求員工及時反饋各種信息，包括對會議的看法、對會議各個要點有什麼要求，以及會議中的分歧有什麼解決的方法等。如果信息反饋暢通的話，就可以使自上而下的溝通和自下而上的溝通達到完美平衡，並實現雙向交流機製，最終提升溝通的有效性。
當然，在建立有效溝通機製之後，老板需要注意一些問題，比如建立一個核心管理層來確保有效溝通，防止“一人獨大”，否則溝通就隻是一句空話。此外，還應該確定公司發展計劃和目標，使得溝通有章可循，否則員工很可能都搞不清楚溝通的側重點和內容是什麼。
四、肢體語言有時候也能促進溝通
語言是最常用的交流方式，也是比較直接的表達方式之一。通過語言來溝通是非常有效的方法，不過有時候語言也容易讓人產生誤解，因為語言通常擁有過多的主觀性，它並非總是內心真實想法的體現。此外，語言的表述功能也是受到限製的，而且有些話並不適合當麵說出來。相比之下，肢體語言可能更加委婉一些，但也更加客觀，而且肢體語言所隱藏的內涵通常都很豐富，往往能夠表達更多的情感。
對於每個人來說，可能每天都會做出大量的肢體動作，有一些是生活和工作需要，有些是身體最基本的反應，還有一些是出於交際的需要，它們幾乎成為民族文化傳統的重要組成部分。比如握手、敬禮、鞠躬、擁抱、親吻、豎起拇指等，這些都是表示親近、歡迎和信任的動作，在日常的交流當中，這些動作往往能夠起到非常大的作用。
在企業中，領導和員工之間的交流多數都是語言性質的，平時的工作彙報、調查工作、會議都離不開語言，要麼就是通過電子技術將信息轉化成為文字和語音。但實際上在日常的接觸中，有一些肢體語言同樣不可忽視，在某些時候，它們能夠有效促進溝通，提升溝通的效果。而一般情況下，領導需要掌握一些最基本、最常見的肢體語言：
1.打招呼的時候經常需要招手
招手的動作通常更能表現出主動性，對方也會覺得更有親近的感覺，如果隻是簡單地說一聲“你好”或者“早上好”，這樣看上去往往會讓對方覺得像是一種敷衍，純粹是為了出於禮貌和人情往來的需要。
2.經常點頭
點頭是一種非常有效的拉近人際關係的方式，比如在傾聽員工說話的時候，領導就要注意經常點頭，點頭意味著一種認同和讚美，意味著雙方在某些立場或者目標上的一致性。如果隻是認真傾聽，對方是不會感覺到他所說的東西是不是真的有價值或者被人認同，他所說的東西是不是真的能夠被接受。而在日常生活中，點頭也是一種非常好的打招呼的方式，這是引導雙方彼此接近的一個積極的信號。
3.要善用握手和擁抱
對於領導而言，讚美、獎賞和欣賞員工的方式有很多種，比如在口頭上進行表揚，但口頭上的話雖然可能會打動人心，但有時難免會被當成是場麵話。如果領導對員工的能力和工作表示認可，那麼不妨給一個擁抱，或者主動和他們握手，這樣反而更能夠顯示出領導的真誠，更能夠體現出領導的重視和關懷。
投資大師羅傑斯曾經和索羅斯建立了量子基金，創造了令人矚目的業績和財富。雖然他是華爾街上最負盛名的投資人之一，但是他是非常低調的老好人。據說公司每招收一個新員工，羅傑斯都會親自和對方握手表示歡迎，相對於索羅斯的冷漠來說，羅傑斯無疑更受員工的歡迎，平時大家也願意和他交談，彼此之間建立起了良好的工作關係，而這也是他帶領量子基金走向輝煌的重要原因之一。
4.眼神要專注
很多時候，領導在和員工進行交談的過程中，會出現左顧右盼的情形，這種行為實際上是非常不禮貌的，意味著領導對對方的話語絲毫不感興趣，或者認為那些話不值一提、漏洞百出。這些小細節很有可能會傷害員工的自尊心，對雙方以後的溝通交流不會有任何好處。
瑞典著名建築師奧斯特伯格，曾經接受朋友的推薦去一家建築公司幫忙設計一棟大樓，建築公司的老板請他談一談建造的設計規劃和一些細節問題。可是奧斯特伯格很快就注意到這個老板在談話的時候眼睛要麼是看著窗外，要麼就看桌子上的文件，在傾聽的時候更是如此。奧斯特伯格覺得很生氣，認為自己受到了侮辱，於是談話結束之後他再也沒有去找那個老板。他後來對朋友說：“我覺得那個老板可能不需要我這樣的人，他的眼神似乎已經告訴了我他對我的設計不屑一顧，他可能有了更好的人選。”就這樣，那家建築公司最終也沒造出那棟大樓來。
都說眼睛是心靈的窗戶，眼神往往能夠透露出更多內心深處的信息，因此領導在談話時，眼神要專注一些，要盯著對方看，這樣就表示自己很重視這次談話，對這次的談話很感興趣，而這對員工來說是非常好的激勵。
5.注意坐姿和站姿
中國有句老話：“坐有坐相，站有站相。”意思就是說一個人一定要注意自己的儀表，要端正，不能歪七扭八、過於隨意和慵懶。很多領導在和員工對話的時候往往喜歡靠在椅子上或者沙發上，要麼就蹺著二郎腿，這些雖然都是一種很隨意的姿態，但是帶著一點輕視的味道，讓人覺得這樣的領導是不可親近的，這樣無疑會影響雙方接下來的交流。有的領導雖然站著說話，卻歪七扭八，要麼不停地晃動身子，要麼就不斷倒換雙腳、移動腳步，這些動作可能會讓員工產生“領導很不耐煩，希望盡快結束談話”的感覺，這對員工來說是一種打擊。
領導應該注意自己的動作，盡量保持身體的端正，坐的時候要盡量保持上半身的挺直，要注意收腹、下頜微收，兩下肢並攏。而正確的站姿則是抬頭挺胸收腹，雙腳微微放鬆，呈現一前一後的“稍息”狀態。
6.經常以微笑示人
法國作家雨果曾經說過：“笑就是陽光，它能消除人們臉上的冬色。”可以說微笑是促進交流最好的催化劑。領導要善於以微笑示人，因為經常微笑能夠有效增強個人的親和力和魅力，能夠有效提升彼此之間的信任。對於員工來說，領導總是保持一副冷冰冰的樣子或者掛著嚴肅的表情，會讓人覺得難以接近，並且可能會因為不敢溝通而產生隔閡，而且常常會讓員工在交流中覺得尷尬。相反，領導經常微笑就能夠有效打破僵局，為雙方的交流創造了條件，也營造更為輕鬆舒適的談話環境。
除了以上這六種常見的肢體語言之外，還有很多豐富的肢體語言也值得重視，它們也都承載並能夠傳達出大量的內涵和信息，如果能夠合理表現出來，那麼就可以更好地提升溝通的效果。
五、走進員工的生活
無論是企業家還是管理學的專業人士，都認為打造一個優秀的團隊，關鍵在於保證這個團隊所有成員的關係非常親密，不過想要做到這一點非常困難。實際上在企業中，員工與員工之間往往更容易建立親密的關係，這不僅僅是因為他們做著同樣的工作，還因為在同樣的工作環境中，每天都要打交道，都要進行合作，這樣的關係無疑帶動了他們在生活中的交集，所以很多同事到最後會成為無話不談的好朋友，他們能夠一起上下班，能夠一起出去旅遊和聚餐，能夠互相串門做客，能夠輕鬆融入彼此的生活圈。
不過這些親密的關係在領導和員工之間並不容易看到，領導和員工之間更多時候隻是處於一種工作關係之中，下了班之後，雙方很少有什麼交集。而這也就決定了雙方之間溝通和交流並不那麼暢通，至少雙方很少能夠坦誠相對。
之所以會出現這種情況，就在於領導和員工之間常常被各自的身份製約住了，領導會覺得自己高高在上，是發號施令的人，而員工是執行者，因此雙方的地位決定了彼此之間的關係很難突破工作的範圍。但對於整個團隊來說，領導和員工之間的關係僅僅維持在工作關係的水平上，顯然太過於保守了。
在歐洲一些公司裏，很多好的創意和點子是在聚會中提出來的，領導和員工之間能夠暢所欲言，盡情表達和溝通，所以餐桌文化常常成為工作的一部分。通過聚會、旅遊等一些活動，領導常常能夠更好地了解和理解員工的想法，而員工也能夠對公司的發展有更加清醒的認知。
工作中的約束力太大，相關的限製也比較多，因此無論是領導還是員工，都難以如實地說出自己想說的一切。而相比於工作環境，生活中往往更加客觀真實，人們也更加放鬆，能夠準確表達內心的感受和想法。
正因為如此，領導應該勇敢地走出辦公室，走出企業，要努力走近員工，盡可能融入到他們的生活圈子當中去。通過生活的接觸，領導就能夠更加準確地了解員工們的生活狀態，了解員工真正喜歡什麼、喜歡做什麼、是什麼樣的性格、有什麼樣的追求和目標，看看他們有什麼困難、有什麼生活壓力需要解決。
威士忌大王傑克·丹尼說過：“永遠不要指望你的員工會在工作的時候對你說出全部的真話，也不要指望他們能夠展示最真實的工作狀態。”在企業中，哪怕是在最透明、最有效的溝通渠道中，也是不可能真正做到無限製、無隔閡的交流，總有一些東西是員工不願意和領導一起分享的，或者說他們沒有做好分享的準備。在工作體係中，領導對於員工的關注度全部都體現在工作內容上，而這恰恰阻礙了領導進一步去理解他的員工。
事實上，工作和生活雖然相互獨立，但是聯係緊密，在工作中可以看見員工們生活中的一些狀態，而在生活中，也可以看見他們工作的影子。因此想要了解更多員工的信息，想要確保溝通更有效率、更有價值，就要從員工的生活入手，需要深入挖掘他們的生活。這種挖掘並不是粗暴簡單的調查，而是需要領導主動去接近他們。
首先，領導要懂得關懷員工，這種關懷並不僅僅局限在工作當中，而應該延伸到生活當中，了解員工的生活環境、生活狀態，切實幫助員工解決生活上的困難，幫助他們解決後顧之憂。這種方式比一般的溝通交流方法更加有效，因為一個從生活上給予自己無微不至關懷的領導，通常具有細膩的情感，具有同情心和親和力，員工更願意放下戒備和他們坦誠對話。
其次，要懂得和員工們打成一片，領導應該改變過去那種下了班就是陌路人的想法，而應該懂得將彼此的生活聯係起來，要知道雙方在工作當中可以實現合作，而在生活中一樣可以找到交集的點。所以在下班或者休假期，領導完全可以和員工一起吃飯、一起聚會、一起運動、一起休閑，通過這些生活化的活動，來展示和培養彼此之間的友情。
再次，必要的時候可以相互串門，拉近彼此之間的關係，在中國串門是一種表現親近關係的有效方式。如果領導願意放下架子經常去員工家裏走一走、坐一坐，那麼雙方的關係肯定會有很大的改進，而員工也會慢慢地願意將自己的東西展示給領導看。
最後，借助某些網絡工具，建立一個生活群，比如QQ群和微信群，在這個群裏，員工和領導可以暢所欲言，不必拘束於工作，不必受製於彼此的身份和地位。雙方完全可以談論更多的東西，讓員工在裏麵多談一些生活瑣事和家庭趣事，這樣可以充分挖掘出更多的興趣點和共同的愛好，從而加深彼此的感情。
以上這些方法都能夠有效幫助領導融入到員工的生活中，不過在走近甚至是走進員工的生活時，領導一定要注意保持主動，而且要降低自己的姿態，不要擺出領導的架子。要注意用平等的姿態看待員工，看待發生在他們生活中的事情，這樣才能更好地贏得員工的信任。
此外，領導也要主動和員工分享自己的生活，將自己生活的點點滴滴拿出來一起分享，這樣會顯得更加親民一些，通過這種展示，員工可以更好地理解領導的生活，從而更有助於他們了解領導。這樣領導在交流的時候可以更具吸引力和魅力，方便雙方做好溝通工作。
六、在工作中信任自己的員工
在很長一段時間內，人們認為管理者更看重的是一種監督機製，管理者的任務就是在發布工作任務之後，監督員工更好地完成任務。在這種監督體製下，管理者認為自己的工作就是強迫員工按照既定的規劃進行工作，他們覺得員工是被動的，在缺乏有效的監督和控製之下，員工的工作會變得很糟糕。
在舊體製下，員工常常得不到領導的認可和信任，而在今天，仍舊有一些企業家和管理者采用嚴格的監督製度，仍舊認為員工的一舉一動都是需要被監控的。之所以會這樣，很大程度上是因為企業家們通常都認為企業是自己的私人財產，是自己個人的事業，他們擔心員工不會對此認真負責。很多領導時刻監督員工的一舉一動，生怕員工偷懶，生怕員工工作出現差錯，而這顯然會打擊員工工作的積極性。