掃描儀是一種計算機外部儀器設備，通過捕獲圖像並將之轉換成計算機可以顯示、編輯、存儲和輸出的數字化輸入設備。通過對照片、文本頁麵、圖紙、美術圖畫、照相底片、菲林軟片，甚至紡織品、標牌麵板、印製板樣品等三維對象的掃描，提取和將原始的線條、圖形、文字、照片、平麵實物，轉換成可以編輯的文件。
掃描儀是利用光波的反射原理來工作的。自然界的每一種物體都會吸收特定的光波，而沒被吸收的光波就會反射出去。掃描儀工作時發出的強光照射在稿件上，沒有被吸收的光線將被反射到光學感應器上。光學感應器接收到這些信號後，將這些信號傳送到模數轉換器（簡稱A/D轉換器），模數轉換器再將其轉換成計算機能讀取的信號，然後通過驅動程序轉換成顯示器上能看到的正確圖像。待掃描的稿件通常可分為：反射稿和透射稿。前者泛指一般的不透明文件，如報刊、雜誌等，後者包括幻燈片或底片。如果經常需要掃描透射稿，就必須選擇具有光罩功能的掃描儀。
掃描的過程相當簡單，把要掃描的材料放在掃描儀的玻璃台麵上，運行掃描軟件，並按一下“掃描”鍵，掃描儀就將圖像掃描到圖像編輯軟件中，而且能以文件格式存貯。
掃描儀的掃描效果主要與分辨率有關。分辨率是掃描儀最主要的技術指標，它表示掃描儀對圖像細節上的表現能力，即決定了掃描儀所記錄圖像的細致度。通常用每英寸長度上掃描圖像所含有像素點的個數來表示。目前大多數掃描的分辨率在300～2400PPI之間。PPI數值越大，掃描的分辨率越高，掃描圖像的品質越高，但這是有限度的。當分辨率大於某一特定值時，隻會使圖像文件增大而不易處理，並不能對圖像質量產生顯著的改善。對於絲網印刷應用而言，掃描到600PPI就已經足夠了。
掃描分辨率一般有兩種：光學分辨率和插值分辨率。
光學分辨率就是掃描儀的實際分辨率，它決定了圖像的清晰度和銳利度的關鍵性能指標。
插值分辨率則是通過軟件運算的方式來提高分辨率的數值，即用插值的方法將采樣點周圍遺失的信息填充進去，因此也被稱作軟件增強的分辨率。例如掃描儀的光學分辨率為300PPI，則可以通過軟件插值運算法將圖像提高到600PPI，插值分辨率所獲得的細部資料要少些。盡管插值分辨率不如真實分辨率，但它卻能大大降低掃描儀的價格，對一些特定的工作例如掃描黑白圖像或放大較小的原稿時十分有用。
值得注意的是，在設定、選擇掃描分辨率時，需要綜合考慮掃描的圖像類型和輸出打印的方式。如果以高的分辨率掃描圖像需更長的時間，更多的內存和磁盤空間，同時分辨率越高，掃描得到的圖像就越大，因此在保持良好圖像質量的前提下應盡量選擇最低的分辨率，使文件不至於太大。
掃描儀的掃描效果還與其他一些指標有關：掃描儀中的灰度級表示圖像的亮度層次範圍。級數越多掃描儀圖像亮度範圍越大、層次越豐富，目前多數掃描儀的灰度為256級。256級灰階中以真實呈現出比肉眼所能辨識出來的層次還多的灰階層次。