如何應對辦公室打擾
辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對打擾提出了抱怨，同時也有無奈。
對待打擾的方法有很多，有全麵出擊來對付，也有消極地對應付，更有甚者是視而不見。全麵出擊的人終會變得疲勞不堪，消極應付和視而不見的人終究會錯失良機或是貽誤大事……
那麼究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時間縮短，將其負麵影響減至最少。
打電話的藝術
1、事先的約定與準備
打電話約定時間和約定要求並不是什麼新奇的概念，通過約定可以避免你在需要安靜工作的時候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無法提供，從而造成時間的浪費。
2、保持簡短而明確的開場白
平時我們在打電話為了聯絡感情的需要，在開場白中經常會有一些寒喧，除了拜訪客戶、問候長輩等情況，比如“你最近很忙啊，在哪裏發財啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，然而在辦公室場合就應該少有寒喧，盡量從工作角度出發，使用簡短而明確的開場白。
假如你正在將電話打給某人，不妨開門見山：“你好，我是XXX，我給你打電話是因為……”或“你好，我是XXX，有這樣一件事需要……”等等；如果是某人打電話給你，你可以說“接到你的電話真高興，有什麼事需要幫忙嗎？”或“你打電話來我真高興，能為你做點什麼嗎？”或“好久沒有收到你的消息了，請問有什麼事需要幫忙嗎？”等等。
3、控製通話時間、保持通話主題
在我們打電話的時候，要注意做好適當的記錄，以免掛下電話後忘記某些信息，又不得不重新聯係一次。另一個需要注意的就是：控製好打電話的時間並保持通話的主題。我們有許多人喜歡拿起電話就開始喋喋不休，而且經常是缺乏主題。在這種情況下，你不妨直言：“你現在需要我們解決的問題是什麼呢？”、“你的重點是什麼？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這裏呢？”
雖然一次電話省下的時間可能隻有2~3分鍾，但按照你每天接10個電話來算，每個月你就可以省下7~10個小時，一年就是就84~120個小時，這可是一段不少的時間呀！
4、過濾電話
你一定經常遇到一些不想接的電話，這個時候你就需要“過濾電話”了。首先解釋你現在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候一定要注意有禮貌，並約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下，同時不要給對象留下不良印象。
當你被打斷時
在前麵的“時間管理的誤區”中，我們曾經提到了如何接受請托，但是在我們被各種情況所打斷時，應該如何處理呢？
1、來自上司的打斷
來自上司的打擾最難控製，尤其是當你正在全心盡力地處理一項緊急而重要的事情時。不過，如果你就是一名上司，你還是應該首先想想，你是不是也會對下屬這樣呢？
以下是如何處理類似問題的一個實際例子和妙招：
有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態度留下深刻的印象。
2、來自下屬的打斷
你不妨想想以下有關解決下屬打擾上司的各項問題：
（1）你是否曾經訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然後每天或每星期一次地向你彙報？
（2）你是不是盡可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？
（3）你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發覺某些工作日程發生改變時，會告訴對方何時見麵較合適？
（4）你是不是曾經鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？
（5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至於認為他們必須經常打擾你，才能立刻獲得回應？
3、來自同事的打擾