（2）確定參加會議人員。有些會議的參加人員是固定的，如各級黨代會是由黨代表出席，這類會議與會者的名單易於掌握。但大多數會議的出席人員都是領導根據會議的內容而決定的。特別是有些會議，除正式的出席人員之外，還要吸收部分有關人員列席，這就需要會議工作人員及時地提出出席會議和列席會議人員建議名單，送交領導同誌審定。對一些沒有固定出席人員的會議，會議工作人員應全麵考慮後提出與會者名單或範圍，請領導審定。如果是領導同誌自己擬定與會人員名單，會議工作人員可以提出補充或修改意見，供領導同誌參考。大型會議應專門成立會議組織組負責考慮參加者的人數和名額分配。一般性會議要力求精幹，不要請無關和關係不大的人員參加。
（3）安排會議地點。會議地點的選擇和安排，應根據會議的內容、規模和會議的效果來綜合考慮。一般來說，小型會議安排在機關內比較合適；中型以上的會議宜安排在禮堂、劇場，但應注意會場不能離與會人員住地太遠。需要安排到外地召開的會議，會議主辦部門應事先與對方打好招呼，向對方說明出席人數、範圍和會議的起、止時間，一般主辦部門應派出會議工作人員與對方共同做好會議的各項安排。
（4）製發會議通知。會議通知要寫清楚會議名稱、會議內容、會議開始和結束時間、地點、參加會議人員、聯係單位及電話等。必要時，還要把會議的要求、注意事項、需要與會者準備的事項，一一寫清楚。會議通知要注明發送日期，避免延誤。重要會議的會議通知發出後，還要跟蹤落實，用電話與參加會議人員或部門進行聯係，落實與會人員。下達會議通知時有的可將會議的有關票證一起附上，如入場券、汽車通行證等。各類機關、單位中的辦公例會及其他各種小型會議，辦公部門雖然不需要擬製書麵通知，但也須事先與有關人員及時打好招呼，或提醒有關人員按時到會。
（5）擬定會議議程。會議議程，是指會議議事的程序，通常是指會議所要解決、處理問題的大體安排。一般須經領導同誌批準；大型會議議程須經大會通過。會議日程，是指根據會議議程所作的具體安排。會議議程必須體現在日程之中。議程比較概略，日程比較具體。
各項議程在會議期間何時進行，要通過日程顯示出來。會議日程，一般須經領導同誌批準；大型會議的日程須由大會主席團通過後才能實施。將日程具體分解，排出先後順序，這就是會議進行的程序。大型會議的議程、日程、程序劃分得清楚，小型會議則議程、日程、程序三者合為議程。會議議程和日程，均應印發給與會人員或代表團（組）。
（6）布置會場。比較大型的會議，會場的布置包括：會標的書寫，主席台的設置，與會人員坐席的安排，錄音、擴音、播音、拍攝電影電視等設備的配置以及必要的陳設、點綴等等。會標是會議的標誌。會標要書寫得端莊、醒目、大方。一般用紅底白字，以楷體或美術字體為好。會標懸掛要適中、得體。
主席台是會場布置的重點。主席台的布置，除會標外，還要按有關規定注意國徽或紀念人像、旗幟的懸掛，不能出現疏漏。主席台坐席的安排，應視到主席台就座的人數安排，如果到主席台就座的人員較多，可按前後排成幾行；如果人員不多，則排列一行為宜。主席台座次名單，應按有關規定提前排好。坐席前最好事先擺好名簽，以便屆時對號入座。話筒布置要注意選擇最佳位置，如講話人較多，有條件的則應多擺放幾組話筒，避免來回搬動。主席團或領導同誌會間休息場所，會前也應做好妥善安排。
對會場進行必要的裝飾以烘托與會議內容相適應的氣氛，是會場布置中需要注意的一個問題。一般大型會議以紅色為主調布置會場，主席台背景飾以紅旗，或懸掛特定的徽記，四周適當擺放一些鬆柏或鮮花。與會人員的坐席安排是會場的主體。坐席是布置成方形、圓形、梯形、課堂形，還是其他形狀，都要根據會議內容和會議的人數多少來確定。
（7）準備會議文件。會議文件的準備，一般有三種辦法：一是由辦公室直接擬製。這就要求辦公室人員必須了解領導的意圖和會議的主旨，並根據領導的意圖和會議的主旨，事先收集好有關資料，搞好調查研究，然後再著手擬製。二是組織專門班子起草文件，如文件涉及內容較多，辦公室應會同有關部門組成班子，共同研究擬製。三是責成有關部門提供會議文稿，由辦公室或專門組織的會議秘書部門負責收集、審核。無論采取哪種辦法準備會議文件，文稿擬出後，均應分送領導同誌和有關單位征求意見，然後再修改定稿。會議文件一般應在會前打印好，按照與會人員名單裝入文件袋內。
如何做好會議期間的服務工作?
（1）組織報到和簽到。為了掌握到會人員出席情況，各種會議會前都要組織好報到和簽到。會議報到和簽到形式有以下幾種：
大型會議的報到一般在住地進行，設大會報到處（如果會議有幾個住地，每個住地都應設報到處），並安排專人組織報到，掌握報到和文件發放情況。會議工作人員一般應提前一天到達住地，按大會規定的報到日期組織報到。同時，還應做好住房安排，發放會議票證，迎接外埠與會人員，送發會議文件材料等項工作。會議報到結束，會議工作人員即應向大會秘書長或大會負責人報告出、缺席情況（應到人數、實到人數、缺席人數及原因）。
一般會議的報到和簽到有兩種情況：一種是會期較長，有外埠人員參加的會議，會議工作人員應提前到達住地組織報到，並及時向會議主持人報告報到的情況。另一種是會期短，無外埠人員參加的會議，會議工作人員可提前抵達會場，在會場門口組織簽到即可。
人數較多的會議，進入會場時的簽到，可以采取發入場證、簽到卡片或憑會議通知入場的辦法代替，以節省簽到時間，做到迅速入場。
一般例會和小型會議，會議秘書也要提前到達會議室，檢查各項工作準備情況，按事先確定的參加會議人員名單逐一核對出席情況。也可以設置簽到簿請與會人員逐一簽到。會前將出、缺席情況報告會議主持人。發現未到會的要及時催請。
（2）會議記錄與編發會議簡報。會議記錄，是會議內容與進程的真實憑證，特別是各級領導班子會議的記錄，屬於核心秘密，是重要的文書檔案內容。因此，重要會議必須做好會議記錄。一般會議，是否要做會議記錄，應由會議領導人決定。為了做好會議記錄，負責會議記錄的同誌，會前應認真閱讀會議文件和熟悉與會人員名單，開會時要集中精力做好記錄，會後還要認真核對記錄。記錄要用鋼筆、毛筆，不能用鉛筆和沒經國家有關部門鑒定、不符合存檔要求的圓珠筆。
會議簡報是用來反映交流會議情況，指導會議正確進行的重要工具。一般性會議不宜編發簡報，重要會議編發簡報也應貫徹少而精的原則，使其真正發揮作用。
（3）會議特殊情況的處理。會議進行過程中，可能出現臨時改動，如調整議題，變更日程，改變會場，查找文件資料，臨時找人，增加會議人員，傳達意見以及其他臨時動議等等，會議工作人員都應根據情況及時做好這些工作。
（4）會議公務用車的調度。大型會議，應視會議人數，本著節約的原則，配備適當數量的車輛以滿足會議交通的需要；一般設大會生活組統一調度管理。
（5）文娛活動的安排。為了調節會議生活，做到有張有弛，有勞有逸，某些會期較長的會議，可以適當安排一些文娛活動。這些文娛活動最好能和會議的主題結合起來。會餘之暇，還可組織與會人員開展聯歡活動，以增進與會人員之間的感情。
（6）會間醫療衛生工作。某些會議，特別是大型會議和與會人員中老年人較多的會議，要注意保健衛生。一是醫療保健。大型會議應配備必要的專職醫生或指定就診醫院。對年老體弱、急重病人應予特別照顧。二是飲食衛生。供應會議的所有食品都要符合《國家食品衛生法》的規定，必要時應對食品進行抽樣化驗或全部檢查，避免發生食物中毒事件。飲用水必須清潔煮沸。三是環境衛生。會場和住地內外必須經常清掃，整齊清潔，餐具茶具要洗淨消毒，被褥要勤洗勤換，為會議創造良好的衛生環境。
（7）會議的安全保衛工作。一些重要的或大型會議的安全保衛要做好以下工作：一是會場和住地的安全保衛工作。凡是重要會議，安全保衛部門都應事先對會場和與會人員住地進行檢查，堵塞漏洞，排除隱患。要建立健全各項安全製度，憑證出入會場和住地，防止外人混入。要保管好會議文件，防止丟失。同時，還要向與會人員提出具體要求，明確會議紀律。二是外出活動的安全保衛工作。與會人員集體外出活動，安全保衛部門應事先查明路線，掌握情況，作好安排。
如何做好會後的相關工作?
（1）安排與會人員離會。對於外埠的與會人員會議工作人員應做好他們的離會安排，如收回應該收回的會議文件，事先了解他們返回的日程和交通工具，代為購買車（船、機）票等。如果會期較短，與會人員報到之後，即應著手統計其乘車（船、機）返回時間，以便提前預訂車（船、機）票。對於個別需要暫留的與會人員，也要作好食宿安排。
（2）報道會議的消息。凡是需要進行新聞報道的重要會議，一般在會前應通知或邀請記者到會，並且向他們提出宣傳會議精神的建議。
（3）做好文件的清理歸檔工作。凡是重要會議，與會者名單、會議議程、彙報的文件材料、會議記錄和會議紀要等，都應組卷存檔，送交文書工作人員統一管理、歸檔。
（4）做好會議財務決算。會議結束，財務人員即應進行決算。會議經費決算必須如實列報，經領導審核，報財務部門結算。超過預算指標的，應申明理由，否則不予報銷。