正文 第6章 對屬下說“不”的分寸——反對而不針對(2 / 3)

②喝茶。利用茶水將怒氣一起吞下,也能收到效果。

③抽煙。煙草在這種情況下也能起到緩衝作用。

④趕快轉移方向。去忙別的事,轉移注意力。

⑤看書看報。不必精讀,很快地翻動,隻讀一些大標題就可。

⑥打電話。拿起話筒,找人談點旁的事,轉移注意力,改變氣氛。

總之,就是換氣氛,而且要留下緩衝時間,不要使自己陷入惡劣氣氛中。停一下,如果能覺得“怎麼這麼糊塗,真是迷糊蛋!”然後哈哈一笑的人,他的衝動在不知不覺中就會消失了。

(4)指責下屬不要意氣用事

領導的職責可分為自己動手與命令下屬執行兩種。企業為了完成既定的目標,從領導到屬下,大家都應該付出相應的努力。下屬忠貞不二地服從指示,創造性地執行指示,無疑將極大的分擔領導工作,這樣的屬下將是一流的、上乘的。但下屬不可能都如人願,或因能力上的差異,也有勤勉、懈怠之分,還有個性上的區別。有些人一心一意想幹好,但缺少方法與技巧,或者性格內向,無法適應外向型的工作。這就需要領導給予指導,明確指出目標及方法,或者加以培育,給予鍛煉和實踐的機會,使其逐步成熟,適應工作需要。對懈怠的人,疏忽職守的人,無疑應予指責、批評,不如此,既影響工作任務的完成,也會為他人帶來消極影響。

領導發現下屬的過失、懈怠或者不服從等問題,如果缺乏冷靜,特別是在對下屬有某種成見時,難免怒氣衝頂。領導心情不佳,趕上下屬辦錯事或者在糾正時對方態度欠佳,難免氣不打一處來。衝動之下,憤怒的感情閘門若大開,就會說出許多不該說、事後追悔莫及的話,甚至責罵人的話。這就不是指責和批評了,不管你主觀用意多好,效果已是適得其反。盛怒之下發脾氣不但降低了領導的身份,也會使公司氣氛低落,絕對於事無補。

指責是管理中不可缺少的,怒發衝冠卻是斷然不可取的。領導正確分清二者間的界限,既是堅定自信心與決心的體現,也是增強一個公司凝聚力所必須的。

另外,指責下屬還有四大禁忌。

由於指責方式不當而造成雙方不愉快的情況是有的,但也有可能使雙方從此有個新開始,彼此去除心理障礙。在指責的場合中,千萬不要說令對方下不了台的話。

哪些是不可使用的話語呢?這根據下屬的性格和環境而各有不同。至少身為領導,須設身處地地將心比心,站在對方的立場上多想一下,謹慎地千萬不要說出傷人話。指責可糾正下屬並給予希望和底氣,也能削減當事人的銳氣。以下列舉一些禁忌。

①勿指責人的弱點

人與人之間是有差別的。當別人指責其弱點時,猶如短刀插心般痛苦。例如,在個子矮的女性麵前說“你是矮冬瓜”,她心中一定像沸水翻滾一般。對學曆低的人說“學曆太低的真沒有用”,都是不適當的話,就算是事實也該避免觸及他人的短處。

②不要忽視人性

“你是騙子”、“你太沒有信用”等話也會刺痛對方,隻要評論事實即可,即使是對方沒有信用也不能如此當麵斥責。

③不要否定下屬的將來

“你這人以後不會有多大出息”,“你這樣做沒有人敢娶你”,“你實在不行”。領導是不該說出這樣的話的。須以事實為根據,就事說事,就下屬目前情形而論,不要否定下屬的將來。

④不要幹涉私人事情

公司生活和個人生活有很大關聯,但是個人私生活有不願為人所知之事。“你隻知打麻將,當然會發生那種錯誤!”,“晚上玩得太過分了吧!”,“你和那個女孩子作朋友不好吧?”,“你的家庭名聲不佳,首先要從家庭整頓做起,怎麼樣?”等等私人問題應該避免介入,因那隻會引起“那是我家的事,和此事無關”的反感,公司並沒有連家庭一起雇用。這種好事的領導有人說是日本式經營的優點,但隨著時代的進步,此種現象已減少,特別是年輕的雇員,他們的私生活一旦被人幹涉大都會引起強烈的反感。

3、對頑固者以震懾的證據打壓

領導的督促工作,往往會在那些頭腦頑固的下屬麵前碰壁。如何才能對付他們?領導這時不妨自我反省一下,找出一些讓頑固派接受你的意見的方法,給他們信心,願意接受你。如果胡亂提出一些問題,或比較難回答的話題,就會傷了他們的自尊,你也無法與他達成理解和共識。

如果一個人拒絕接受你的意見,甚至反駁你的時候,你千萬不要生氣。你絕不可能通過大聲說話或急速說話的方式改變他的思想,更不可能通過威脅的方式改變他的思想,因為他不可能一下子就用你的觀點看問題。

為了克服他的這種頑固思想,你得仔細研究他為什麼不同意你的觀點,把他的頑固思想查個水落石出。你若是不能準確地掌握下屬的想法是什麼,你就不可能克服他的頑固。舊的思想方法緊鎖在他的腦子裏,你想把它引誘出來的惟一方法便是向他提出一些問題。

總是要以提比較容易回答的問題開始。隻有這樣對方才能感到放鬆自然,他才能願意和你攀談。給別人一種肯定的回答對人來說也是一種享受,因為這樣可以建立他們的信心。這樣也給他們一個表達自己多聞博識的機會,使他們感到自己更重要。

如果你一開始就問一些難於回答的問題,可能一下於就把他問住了。這樣會使他感到很不自在,他會感到緊張,想退縮。因為回答不上來就等於暴露了他的無知,這樣也就傷害了他的自尊。如果你若再問下去,他就可能不高興或者生氣,那他就會把嘴封住,你再問他什麼他也不想回答了。這樣,你也就沒有辦法能在你們兩個人之間達成理解和共識。

所以,你提出的問題不僅要容易回答,而且還要表達得適當,以便隨時控製形勢。措詞不當的問題會使回答的人感到十分掃興,嚴重者能造成回答思想混亂,甚至產生反感。為了能使問題提得正確恰當,以下5條指導原則極其有用。

(1)你的問題應該有一個特定的目的

你的目的是讓聽者接受你的新建議或者新觀點,提問題的宗旨是要引導你的聽者直接奔向你的目的。為此,我可以采用各種提問的方式。例如,你可以用一個問題喚起對方的興趣並使他更加警覺和注意,也可以用一個問題激發他的思想,或者用一個問題強調一個要點,還可以用一個問題去檢查對方當時的理解力,過後再用一個相似的問題檢查他的記憶力。

(2)你的問題應該容易理解

一個容易理解的問題也像一個容易回答的問題一樣必要。一個比較難答的問題如果問得簡明扼要,可能並不難於回答。不要提出複雜或者冗長的問題,更不要提出需要一大堆解釋和說明的問題,那樣隻會把問題搞混亂。同樣道理,要避免模糊抽象的語言和官樣文章的話。要使用簡潔、明了、樸素,最好是由一兩個音節和詞組成的句子,以便聽講者一下就能聽明白你的意思。

(3)一個好的問題隻強調一點

最好的問題隻包括一點,並且隻要求一個回答。不要在一個句子裏聯合兩三個問題。如果你的問題要求幾個答案,那你就把它拆開分成幾個問題去問。

(4)提出一個需要給予明確而具體的答複的問題

一個模糊而不明確的問題會得到一個模糊而不明確的答複,那於事完全無補。要把你的問題表達到能得到一個明確而具體的答複為止,不達到目的絕不罷休。

按照這個原則行事的時候,要記住一個人做事,通常都有兩種理由:一種理由是冠冕堂皇的,一種理由是真實的。要想讓一個人道出真實理由的最好方法是不停地問這兩個小問題:“為什麼?”和“此外呢?”

(5)一個好的問題不用猜想著回答

不要問那種可以用“是”或者“不是”來回答的問題,就是問了這樣的問題,也要追問一個“為什麼?”或者“為什麼不?”這種問法可以使你的聽者自己解釋他的回答,你需要的回答是以事實為基礎的,不是以猜想為基礎的。

你提問以後,就要聚精會神地聽人家回答,不要打斷對方的講話,因為那樣做會挫傷一個人的自我意識而使他感到自己並不重要,當你以你的觀點講話的時候,就可能引起他的抵抗思想。如果你不首先集中精力聽他講話,他也就會不願意或者不用心聽你講活。如果你想獲得卓越的駕馭人的能力,你就得彬彬有禮地聽取他的陳述。

這樣,再頑固的堡壘也會被你攻破。

4、對幫派勢力要殺一儆百

對領導而言,如果在你麵前為所欲為的下屬不是一個,而是一群——這時你該怎麼辦呢?不妨殺雞給猴看。

有的領導麵對這種情況往往不知如何是好,想殺雞給猴看卻又怕犯了眾怒,如此猶豫不決,反而會姑息養奸!

如果有一件事可以很明顯看出是李某的過錯,同事認為領導應該會對他發相當大的脾氣。然而領導卻隻是對李某說:“要小心一點。”便原諒了李某的過錯,為此大家頗感失望。不難想象此時同事一定會議論紛紛:“為什麼領導不生氣?”,“我做錯時被他罵得好慘!”,“領導說不定欠了李某什麼!”,“領導可能不明白什麼叫做‘責任’!”

你一旦采取溫和的做法,那下回王某失敗時,也就無法批評他了。漸漸地你的刀口越來越鈍,最後你會落得誰也不敢罵的下場,而無法繼續領導下屬。所以在需要批評時,就必須大聲地批評才行。

在眾人麵前批評某位下屬,其他的下屬亦會引以為誡。此即所謂的“殺一儆百”。

其意並非真的處罰一百人,而是藉由處置一人來使他人反省。

當場被批評的人,如果是眾人的代表,並不是一個很討好的角色。在任何團體中,皆有扮演被批評角色的人存在。領導通常會在眾人麵前批評他,讓其他人心生警惕。這是一個非常有用的方法。

這個角色絕非每個人皆能勝任,你必須選出一個個性適合的人。他的個性要開朗樂觀、不鑽牛角尖,並且不會因為一點瑣事而意誌動搖,如此方能適合此項任務。

你應避免選用容易陷於悲觀情緒,或者太過神經質的人。若錯誤地選擇了此類型的下屬,往後將帶給你更多的困擾。

雖然你隻能對自己的下屬批評,但有時你也會遇到必須批評其他單位職員的情況。這不僅越權而且違反公司的準則,然而相信亦有例外的情形。

某家百貨公司的營業部主任,平時就對采購部科長的太過懶散應對態度頗為不滿,但由於對方的身份是科長,因此無法當麵予以指責。雖然這位主任曾與自己的上司營業部科長討論過,然而由於上司是位好好先生,因此無法得到任何解決的方案。

就在營業部主任思索如何利用機會與對方直接談判時,分發部的某位職員因未遵守繳交期限而發生問題。

營業部主任便借機大聲批評那位犯錯的職員。他特意在采購部科長麵前批評:“不是隻有今天,這種情形已經發生過許多次了。”

此時采購部科長並未表示任何意見,然而弊端在不久之後便改善了。

此項技巧簡單地說,就是采取遊擊戰術,若對敵人采取正麵攻擊比較麻煩,但是若你上司自身有理,就不會覺得那麼可怕。遇到形式上的反攻時,你隻需稍微轉一下身便可反擊。

對於無法與其正麵爭吵的人,若企圖使其認同你的主張,則上述的方法不失為一則妙方。

上司借由批評下屬的行為,亦能轉換為本身的警惕。你在批評下屬“不準遲到”時,自己也絕不可遲到。當你批評宿醉的下屬時,自己也不可有宿醉的情形發生。

借由對下屬的批評,而受益最多的人或許是自己。因此,你更不應該錯失良機。你必須謹慎地選擇批評的機會,並且好好珍惜被批評的下屬。

隻有招募員工時才奉承阿諛,並且舉辦各項迎新活動,一旦確定他們成為正式員工後,便突然變得冷漠、嚴苛的這類陰險狡猾的公司並不在少數。

新進職員由於沉迷於剛進公司時的歡愉氣氛,以致對往後的工作氣氛容易感到失望。若又遭到上司責備,情緒必定會跌至穀底。然而亦不能因此而嬌縱下屬。

例如,有時此類型的上司必須批評下屬陳某。然而他實在無法拉下臉來,便想盡方法使陳某反省、改過。

他做每件事都刻意妨礙到陳某的工作,他認為通過這樣,陳某的行為應該便會改善。事實上,這位上司的做法毫無意義,無論對其本身或陳某來說,這都隻是不愉快的經驗而已。

該紅臉時不妨紅臉,該白臉的時候,也不防扮扮白臉,讓下屬看看你的不可觸犯的一麵。

5、有時說“不”就等於解雇

對那些實在難以管教的下屬,作為上司你必須當機立斷,該說“不”時要及時說“不”,這裏的“不”就意味著解雇。

尤其對其中一部分敢於背叛自己的下屬,更要毫不留情。

但是說“不”出要講究方式方法,否則後患無窮。

(1)扔掉“爛蘋果”