(3)“用術”。在公共關係策劃中,方式、方法、途徑是一個關鍵的因素。方式、方法選擇恰當,就可以最大限度地引起人注意,並引導公眾做出有利於組織的認知和行為,達到塑造良好形象目的。“術”的運籌要在“時”“勢”運籌前提和製約下展開。公共關係策劃實踐中,積累了大量行之有效的方法技術,比如策劃“新聞”術、以誠換誠術、強化特色術、以守為攻術、小題大做術等等,限於篇幅,就不展開了。
2.創意思維
創意中的“創”有創新、構思(創作)之意;“意”指主意(俗稱“點子”)、意念、意境。兩個字合起來,創意是指構思一種表現主題、實現目標的創新性的主意、意念和意境。創意是創新和構思的結合、創新和優化的結合。
公共關係策劃中的創意思維,是指把創意融入整個策劃活動的每一個環節,即有創意地調研、有創意地進行目標定位、有創意地製訂策略表現主題、有創意地構思方案等,從而最終形成新穎獨特的行動方案。創意思維是公共關係策劃中創造性思維的集中體現,也可以說是創造性思維的最高形式。在策劃中,這種創意思維的基本內容主要有:
(1)創意要用創新的意念和意境表現主題,同時對主題又要有創造性的發展。創意既要保持與主題的一致,又要精彩地表現主題,比如感性化地表現主題、個性化地表現主題、模式化表現主題和情景化地表現主題等。
(2)創意同時要與策劃的基本要素相適應,具體表現為時間的適應性、社會因素(包括政策法律)的適應性、公眾心理的適應性、文化的適應性等。
(3)創意是一個吸納、提煉的創造性腦力勞動過程,要求公共關係策劃人員大量吸納各種社會資訊、各種經驗,精心提煉優化各種信息,構思和形成創意。
(4)創意的核心是鮮明的個性特質。它必須具備新奇性、獨特性和新穎性的特征。
3.整合化思維
這種思維方式源於“整合營銷傳播”(IMC)策略,原意指在營銷中把各個營銷要素有機結合使營銷活動取得的規模效應,這種策略是係統論的整體性(整體效應)原理的具體運用。公共關係策劃的整合化思維,是指在策劃中,把公共關係活動的主題、內容、媒體、時間和空間等要素整合為一個具有規模效應的傳播係統,使公眾獲得全方位、多渠道的信息刺激,從而取得最佳的傳播效果。公共關係策劃整合化思維的運用,其基本內容是:
(1)整合環境傳播。它有兩層含義,對外要利用社會環境中的有利因素,及時開展傳播,並使環境中潛在的有利因素“顯著化”,形成有利於組織公共關係傳播的規模巨大公眾環境;對內而言,要創造出組織的整體形象(CIS),借助於整體形象的視覺識別係統(VIS)形成對公眾的整體的衝擊力,有效地影響公眾。
(2)整合行為傳播。為了創造組織公共關係活動傳播的整體氣勢,在策劃中,按組織文化建設戰略和CIS戰略的要求,用同一套規範,嚴格統一員工個體行為模式、群體行為模式和組織行為模式,從而形成行為上的整體感,強化傳播效果。
(3)整合語言傳播,即采用統一的宣傳口號、語言風格、書寫字體等,以宣傳語言的整體感,給公眾以強烈的影響。
(4)整合內容傳播。在策劃中,以活動的主題為統攝,采取主題化的策劃方法,整合傳播內容,做到標題主題化(把主題概括為有個性特色主題)、標語主題化(以各種標語烘托主題)、項目主題化(項目圍繞主題展開)和氛圍主題化(活動場景布置為主題服務),使活動主題色彩濃厚,具有規模效應。
(5)整合媒介傳播。在策劃中,綜合運用大眾傳播、人際傳播、言語傳播和實像傳播等各種媒介,取得媒介信息傳播的規模效應。
三、公共關係策劃的程序
公共關係策劃從過程來看,可分為兩個階段、九個步驟。第一階段是策劃的準備階段,包括分析信息、確立目標兩個步驟;第二階段是策劃的實際操作階段,包括分析公眾、設計主題、選擇媒介、編製計劃、預算經費、審定方案和擬定策劃書七個步驟。
1.分析信息
公共關係策劃是建立在公共關係調查基礎上的,而準確、有效、及時的信息,是公共關係策劃的重要依據。這就要用科學分析的方法,對調查得來的大量信息進行分析,去偽存真、去粗取精、由此及彼、由表及裏,從中發現存在的問題,界定存在的問題,為策劃做好準備工作。公共關係策劃前的信息分析,可從大處著眼,立足於了解組織目前的公共關係現狀。一般來說,主要是兩類信息:一類是社會組織自身狀況的信息,包括組織的曆史狀況、經營管理的現實狀況和公共關係狀況;另一類是製約和影響組織運行的各種社會信息,比如組織目標公眾、競爭對手、國家的政策法規、合作夥伴、傳播媒介以及財政、金融、交通、能源、通訊、人口等方麵的背景及信息,從中去發現對組織有利的契機和不利的因素,這樣,才能策劃出針對性強和富有成效的公共關係活動方案。
2.確定目標
公共關係策劃者在分析信息的基礎上,發現問題,再根據一定的條件,提出解決所發現的問題所期望達到的理想結果,便是策劃的目標。確定目標,實際上是目標定位,對公共關係策劃來說,就是要弄清自己“想幹什麼”“想達到什麼結果”。
在具體公共關係策劃中,由於針對存在的問題不同,對目標的確定自然不同,從而會形成不同的策劃內容。 比如,從層次看,公共關係策劃的目標有戰略目標、策略目標和戰術目標,由此,會形成策劃的不同內容,即總體公共關係戰略策劃、專門公共關係活動策劃、具體公共關係操作策劃。確定目標,是公共關係策劃準備階段的關鍵步驟。目標不確定,公共關係策劃固然無從入手,但目標一錯,整個策劃也可能會一錯百錯。不僅如此,這個目標還為指導和協調公共關係方案的實施提供了依據,為公共關係活動的效果評估提供了標準。策劃成敗,最終也是以是否符合所確定的目標來衡量。
3.分析公眾
公共關係策劃人員,進入實際操作的策劃時,首要的任務就是根據策劃的目標去分析和辨認公眾,即要明確這項公共關係活動是針對哪些公眾(目標公眾)進行的。分析公眾,要求全麵了解和分析目標公眾的範圍、特點、權利需求以及公眾對組織的認知、態度和行為等情況。隻有通過分析並確定了目標公眾,才能有針對性地設計策劃公共關係活動的主題,才能有針對性地選擇傳播媒介,才能有針對性地確定與公眾的溝通方式,才有利於搜集、準備那些既能被公眾接受、又有實效的信息。簡言之,隻有準確地分析和辨認出目標公眾,才能保證策劃目標的順利實施和圍繞目標的其他策劃環節的展開。
4.設計主題
公共關係策劃的主題,是策劃要達到的具體目標的主要觀念,是對公共關係活動內容的高度提煉和概括。可以說,它是策劃的靈魂和核心:主題貫穿於整個策劃之中,策劃的各個要素必須圍繞主題而有機地組合,從而形成—個完整的策劃方案。設計主題,是指公共關係人員運用創造性的思維和創意設計的技巧,精彩傳神地表現公共關係活動的主題的過程,設計的結果往往可以把主題凝結為一個口號、一句陳述或一句表白,即主題詞。 比如,我國為申辦奧運而設計的主題是“新北京,新奧運”,寓意深刻、令人耳目一新。又如,美國的可口可樂公司,在1993年推出的一係列汽水廣告,就均以“永遠的可口可樂”為主題,“永遠的”既表現著可口可樂的曆史淵源,也表現著人們對這一飲料喜愛久遠。和它以前“這是真品”(ThisisCoke)的主題,一脈相承。
公共關係策劃的主題,主要由三個要素構成:策劃目標、信息個性和公眾需求。因此,設計主題的基本要求是:要服從和服務於策劃目標;要有獨特、新穎、具有個性特色的信息;要滿足公眾的需求。
5.選擇媒介
選擇媒介,是指選擇公共關係活動的傳播工具。媒介的選擇受到公共關係活動的目標、內容、公眾心理和組織的實際條件的製約,要根據所策劃該項公共關係活動的具體目標、溝通的公眾對象以及各類媒介在信息傳播中的信息功能特征,綜合考慮,然後有目的、有針對性地選擇傳播媒介。雖然,公共關係活動的傳播媒介多種多樣,可供選擇的範圍很廣,但大眾傳播媒體在所有媒體中始終占有舉足輕重的地位,因此,公共關係策劃人員在選擇媒體時,應特別重視對大眾傳播媒介的選擇運用。隨著高新技術的發展,網絡媒體的功能日益受重視,公共關係策劃人員也應研究和重視網絡媒介在傳播和溝通中的作用,大膽使用體現高新科技的新媒介。
6.編製計劃
公共關係策劃人員在主題設計、媒體選擇等步驟的基礎上,對策劃活動要進行總體構想,使之程序化、具有可操作性,這就要擬訂出切實可行的計劃,這一過程,就是編製計劃。
公共關係策劃人員對計劃的擬訂,按上述策劃不同的層次目標,可分以下幾類:一是總體戰略性計劃,也稱為規劃,如年度公共關係工作規劃;二是專題活動的策略性計劃;三是具體單項活動的戰術性計劃。一般來說,擬定計劃可從以下八個方麵來考慮:目標;主題;時機;方式;地點;人員;步驟;經費。
7.預算經費
經費是公共關係計劃實施的物質保證。為了清楚地知道公共關係策劃的計劃、活動和項目,需要投入多少費用,需要多少人力、物力、財力的投入作為保障,使策劃者做到心中有數,就要進行經費預算。
(1)公共關係活動經費預算的內容構成。一般來說,可分兩大類:一是日常經費開支。它包括:勞務工時報酬;行政辦公經費,即辦公用品、通訊費、房租、水電費、保險等的費用;專業設施和材料費,即製作各種宣傳品、紀念品,攝影設備和材料、工藝美術器材,視聽器材,展覽設施和展品,交通或通訊設備等的費用。二是項目經費開支。這是實施公共關係活動實際項目所需的費用,它包括:公共關係廣告費用及各項大眾媒介宣傳費用;座談會、招待會、宴會、參觀、大型紀念活動或慶典活動及其他接待應酬的開支;為公眾免費提供的各種教育、培訓和服務費用;公共關係調查費用以及公共關係人員的日常差旅費、交際費等。
(2)公共關係活動經費預算的方法。經費預算的方法很多,常用的主要有兩種:一是固定比率法,即按照一定時期內經營業務量的大小來確定預算的方法。對組織來說,可按一定時期組織內行政開支總經費確定一個百分比,作為公共關係活動總經費;公共關係策劃的每項活動就在公共關係總經費中量入為出地作預算。二是項目作業綜合法,即根據每次活動項目計劃確定經費。對組織來說,就是將年度公共關係活動項目經費詳細列出,逐一核定單項公共關係活動經費再彙總為年度經費,策劃的每項公共關係活動經費開支,都作為項目作業預算。
8.審定方案
方案是公共關係策劃形成的具體行動計劃。公共關係策劃人員在完成上述的各個步驟後,具體的方案已經形成,為確保計劃的可行性,必須對策劃方案進行審定。審定方案主要包括兩項內容:一是方案優化,即由公共關係策劃人員對方案進行修改或整合,以形成最佳方案;二是專家論證,即由組織的領導、專家及具體工作人員對方案進行谘詢、答辯和論證、並進一步完善方案。