無論是自行開展或接受委托承辦大型而又重要的公共關係專題活動，都要進行周密的籌劃和安排，這方麵的工作相當繁瑣與複雜，以下按公共關係專題的基本程序，簡述其中的工作要點。
一、活動前的籌劃
這是指活動開展之前應做好的各項準備工作。
（1）收集背景材料。這是指收集公共關係專題活動策劃所需的一切資料，包括：國家有關的政策和法規；同類活動的曆史資料；目標公眾的需求熱點；活動場地的情況等。這項工作屬於公共關係調查範疇。
（2）確定活動目的、主題和計劃。公共關係專題活動需要有明確目的，並圍繞目的確定活動主題。主題設計要有創意，並用醒目的標語或口號加以概括提煉。在這個基礎上，製訂公共關係專題活動的總體計劃。這項工作屬於公共關係策劃範疇。
（3）組成活動的領導機構和辦事機構，明確分工。大型公共關係專題活動，要有一個領導機構和辦事機構。領導機構一般稱為“組委會”，由主任（副主任）、秘書長（副秘書長）等組成；辦事機構一般可分為秘書組、會務組（事務組）、後勤組和財務組等，負責活動的文書宣傳、會務管理、食宿交通和財務設備管理工作。
（4）明確辦事機構的工作事項。
秘書組：擬定活動方案、日程表和通知；起草會議各類文件，如領導講話、討論提綱、決議草案等；準備用於活動的音像材料和展品；如果是學術會議還要征集會議論文，組織審稿和印刷論文提綱或論文（可通知入選者自行印製），並裝成資料袋，人手一份；製訂新聞傳播計劃，準備新聞稿、安排記者采訪。
會務組：發送活動的通知，整理回執，落實參加活動的人數；印製代表證和簽到冊；製作統一的文具用品和紀念品；備齊活動場地的聲、光、電設備；做好會場的布置安排和調度工作等；安排活動中和活動後參觀、訪問和遊覽；聯係邀請有關領導和專家等參加活動。
後勤組：迎送接待和車輛安排；住宿安排；就餐安排；預訂返程車、船和飛機票；其他服務安排，如文娛活動、郵電服務等。
財務組：編製活動預算；辦理活動各類費用的財務手續；印製報銷憑證或證明材料，協助籌措經費；活動經費結算報賬。
二、活動中的安排
大型公共關係專題活動要在統一指揮下按策劃的計劃方案進行，具體來說，主要工作有以下幾方麵：
（1）宣傳。活動之前和活動當天要把有關活動的信息運用新聞宣傳、廣告、海 報等方式傳播出去，以製造活動的熱烈氣氛和新聞效應。
（2）接待。接待工作包括：車站接待——對重要人員要安排適當的人（如主持工作的領導）專程接站或迎候，注意接待的規格；簽到——簽到應和分發材料、分配住宿房間、收費同步進行，簽到處要有明顯標誌，寫上“歡迎”之類的字樣，並要備有地圖、列車時刻表等資料，以便代表查詢；作出日程安排。
（3）服務。活動中的服務包括：為活動過程服務，如會議記錄、會議簡報、攝影錄像、展品講解、治安保衛等；為參與活動者提供服務，如膳食、交通、參觀、娛樂服務等；為新聞記者提供服務，如采訪安排、資料發放等。
三、活動後的管理
大型公共關係專題活動結束後，仍有大量的管理工作需要完成。
（1）送行。對參加活動的代表，應贈送代表通訊錄、紀念照片，必要時可頒發會議證書（如參加國際學術會議），並由財務組向代表提供活動期間有關財務方麵的收據或證明，由後勤組安排好送站。
（2）財務決算。對活動期間財務收支進行分類整理，結清各類財務賬目，並向組織的組委會提供決算表。
（3）評估總結。對公共關係專題活動的評估，主要指標有：領先指標——活動目標、主題與同類活動相比的領先程度；線性指標——活動的管理操作步驟與目標、主題的吻合程度（把活動各步驟和主題相關性用坐標圖劃出，以線狀聯結）；趨勢指標——活動績效及其對今後公共關係工作的影響。評估後要寫成活動紀要和工作總結等類型的報告。
（4）鳴謝。如有需要，應致函或致電給出席活動的領導來賓致謝，或對合作、支持單位登報鳴謝。
（5）立卷歸檔。對大型公共關係專題活動所形成的文件和資料應設專卷存檔。立卷資料的順序如下：委托書類文件；承辦活動的建議書或申請報告；活動的總體規劃；活動通知類文件；活動安排類文件；出席參加活動的代表名單；活動評估類（紀要、總結等）資料；其他（領導講話稿、簡報、報道、學術資料、照片及其音像資料等）。