注意保持理性，避免情緒化行為
在接受信息的時候，接收者的情緒會影響到他們對信息的理解。情緒能使我們無法進行客觀的理性的思維活動，而代之以情緒化的判斷。管理者在與員工進行溝通時，應該盡量保持理性和克製，如果情緒出現失控，則應當暫停進一步溝通，直至回複平靜。
減少溝通的層級
人與人之間最常用的溝通方法是交談。交談的優點是快速傳遞和快速反饋。在這種方式下，信息可以在最短的時間內被傳遞，並得到對方回複。但是，當信息經過多人傳送時，口頭溝通的缺點就顯示出來了。在此過程中卷入的人越多，信息失真的可能性就越大。每個人都以自己的方式理解信息，當信息到達終點時，其內容常常與開始的時候大相徑庭。因此，管理者在與員工進行溝通的時候應當盡量減少溝通的層級。越是高層的管理者越要注意與員工直接溝通。
78.溝通從記住名字開始
想要成為一名優秀的領導，捷徑之一就是你得將團隊中每個下屬都看成一個完整的、活生生的個人。不管領導的團體有多大，你至少能叫得出每個人的名字，這就是最良好的溝通。
下屬希望自己的上司能夠盡快知道自己的名字，因為他們都希望受到尊重，這是有自尊心的表現。戴爾?卡耐基說：“記住別人的名字並容易地叫出，你即對他有了巧妙而有效的恭維。”
美國西屋公司董事長道格拉斯?丹佛斯說：“越是能明白下屬個人狀況，就越能量才施用。”因此，假若你領導的是一個大團隊，你應該至少知道下屬的名字，假如你領導的團隊小，那除了知道下屬名字外，你還應該知道得更多一點。
美國前總統羅斯福知道一種最簡單、最明顯、最重要的得到他人好感的方法，就是記住姓名，使人感到受到重視。
克萊斯勒汽車公司為羅斯福製造了一輛汽車。當汽車送到白宮的時候，一位機械師也去了，並被介紹給羅斯福，這位機械師很怕羞，躲在人後沒有同羅斯福談話，羅斯福隻聽到一次他的名字。他們離開的時候，羅斯福找到這位機械師，主動與他握手，叫他的名字，並感謝他來華盛頓。
人們都渴望被他人尊重，而記住別人的名字，則會給人受尊重的感覺。叫出對方的名字就等於跟對方說“我很重視你”、“我很欣賞你”等等，這樣會讓對方感到受到尊重，他也會對你產生好感。記住對方的名字，而且很輕易就叫出來，等於給予別人一個巧妙而有效的讚美。若是把人家的名字忘掉或搞錯了，就會無形中劃出一段距離。善於記住別人的姓名是一種禮貌，也是一種感情投資，在人際交往中會起到意想不到的效果。
當然，記住下屬的姓名，並不是一件輕而易舉的事，需要下一點工夫。一般來講，記住大量的人的名字的方法，主要有如下幾點：
當對方介紹姓名時，要聚精會神地聽，並牢記在心裏。有的人雖主動問對方“尊姓大名”，但對方介紹時又心不在焉，事後，根本記不起人家的名字，這種方式效果非常差。有的人記憶力強，有的人記憶力差一點。如果記憶力差，可以說：“對不起，我沒有聽清楚。”讓其再說一遍，加深記憶。
人有多方麵的特征，有外形的特征，如眼睛特別大，胡子特別多，前額很突出等；有職業上的特征，如技術最好，在某一領域有受人稱道的雅號等；有名字上的特征，如有的人名字會有生僻的字，或者很少用來作名字的字。把名字與這些特征聯係起來，就不容易忘記了。
備個小本本
對下屬你可以說：“我記憶力差，請讓我記下來。”下屬不但不會討厭，還會產生一種自重感，因為你真心實意想記住他的名字。為了防止以後翻到名字也回憶不起具體的人來，除了記下名字以外，還要把基本情況如部門、性別、年齡等記下來。這個小本本經常翻一翻，一邊翻一邊回憶那一次會見此人的情景，這樣記憶效果會非常好。
多與下屬接觸
百聞不如一見。有不少領導，一有時間就深入下屬中間，同他的下屬或一起幹活，或一起娛樂，或促膝談心，或共商良策。這樣的領導，不但能叫出下屬的名字，連下屬在想些什麼都能說得出來。
記憶名字與辨認麵孔是認識人必不可少的兩個方麵，如果隻知其一，不知其二，就會出現人名與本人對不上號的現象。
卡耐基告訴我們：姓名是最甜蜜的語言，如果你能在第一次見麵時就記住他人的名字，這會使你更容易走向成功。
吉姆沒有受過高等教育，卻在46歲時得到4所大學贈予的榮譽學位，並成為民主黨全國委員會的負責人，最後坐上了美國郵政部長的寶座。因為他有個專長——初次見麵，就能牢記對方的姓名。吉姆在身居要職之前，是一家石膏公司的推銷員，就是在這個職位上時，他發現了贏得他人喜歡的方法。這個方法很簡單，他與別人初次見麵，就將對方的姓名、家庭情況、政治見解等牢記在心，下次再見麵時，不論相隔半年或一年，都能問問對方家裏的情況及院裏的樹長得怎麼樣之類的問題。難怪認識他的人都非常喜歡他。
吉姆早就發現，一般人都對自己的姓名十分關心，如果有人記得對方的名字，就會使對方產生莫大的好感，這比無聊的奉承話更具說服的魔力。相反，忘記或寫錯別人的名字，很可能招致意想不到的麻煩。對方若是顯要人士，就更應用心記住。自己空閑時，就在筆記本上寫下別人的名字，集中精神記憶。說出對方的姓名，這會成為他所聽到的最甜蜜、最重要的聲音，無疑也會為你的人際關係增加一個重要的砝碼。
79.用溝通打開員工的心
不少跨國公司都非常重視企業內部上下級之間的溝通。在摩托羅拉公司，每個季度第一個月的1日至21日中層領導都要與自己的下屬進行一次關於職業發展的對話，回答“你在過去3個月裏受到了尊重了嗎”之類的6個問題。這種對話是一對一和隨時隨地的。摩托羅拉的管理者們還為每一個被管理者預備了ll條“敞開天窗說亮話”式表達意見和發泄抑怨的途徑，其中包括總經理信箱、內刊、局域網、熱線電話等。
早在20年前，迪斯尼公司就開始實行公司範圍內的員工協調會議製度，每月舉行一次，公司管理人員和員工一起開誠布公地討論彼此關心的問題，甚至是很尖銳的問題，而且必須由高層管理者馬上做出解答。員工協調會議是標準的雙向意見溝通係統，雖然有些複雜，但是卻可以在短時間內增進高層管理者與員工的溝通，解決一些棘手問題，提高高層管理者的威信，並可以大大提高管理的透明度和員工的滿意度。
日本豐田公司為了增進員工之間的交流，成立了各種形式的興趣小組。員工可以根據自己的興趣選擇參加不同的團體聚會。通過參加這些聚會，既開展了社交活動，又有互相談論的機會。為了這種聚會，公司建造了體育館、集會大廳、會議室、小房間等場所，供員工自由使用。公司對聚會活動不插手，也不限製。員工用自籌的會費成立這種團體，領導人是互選的，並且采取輪換製。所以每一個人都有當一次領導人來“發揮能力”的機會。這些聚會都有一個共同點，就是把這些聚會作為會員相互之間溝通自我啟發、有效利用企業業餘時間及不同職務的會員進行交流的場所。
台灣著名的台積電公司，他們的很多工程師由於工作很忙，所以不常自己洗衣服。公司就與專門的洗衣店合作，洗衣店到公司指定的地點收取衣服，洗完後再送過來，這樣就解決了員工的生活瑣事。他們辦托兒所的做法也很獨特，用網絡將托兒所和員工的計算機聯機。員工隻要輸入托兒所網址，就可以看到他的孩子在托兒所上課的情形，如此貼心的設計，讓員工更加放心，無疑也是一種激勵。
美籍華裔科學家、企業家王安在美國波士頓創辦了一家馳名世界的“王安電腦公司”。他從600美元投資開始，經過40多年的艱苦奮鬥，已發展成為擁有3萬多名員工，30多億美元資產，在大約60多個國家和地區共設有250個分公司的世界性大企業的管理者。成功給他帶來榮譽和地位，還給他帶來了16億美元的個人巨額資產。當我們順著王安的足跡，瀏覽他的人生曆程、成功秘訣之時，不難發現，王安公司成功的決定因素就在於重視和擁有人才。王安目光遠大，辦事果斷，懂得人才開發的重要，充分重視人的作用，以最大的努力發揮公司裏每一個人的積極性。
對於人的使用，自始至終充滿尊重與理解。王安認為，公司是由人組成的，能不能把每個員工的積極性發揮出來，將關係到公司的成敗。具體工作中，他根據員工的不同類型、特點、技術專長和生活需要，實行不同的管理方式。他把設計和研製產品的工程師和科學家看成是公司的靈魂，給他們特殊的禮遇以示尊重，甚至在用詞上都特別講究，從不用“雇傭”之類的詞，隻用“聘用”，以完全平等的態度對待他們，尊重他們。而對一個有創造性的技術人才，即使他有令人難以容忍的錯誤和缺點，或是驕橫自負，或是兩個工程師間相互對立，王安都能和他們搞好關係，從而使他們明白公司最高領導人最了解和懂得他們的貢獻。
尋求理解是人天生具有的一種欲望，人一旦得到了理解便會感到莫大的欣慰，更會隨之不惜付出各種努力。有一次，一個研究對數計算器的工程師告訴王安，公司的工作計劃同他在幾個月前達成的夏季租房協議發生衝突。王安聽後當即表示，如果因為對數計算器問題打亂了他個人的計劃，他可以用王安自己的別墅去度假。這件事使這個工程師深受感動，為了研究課題項目，他不僅沒有去別墅，反倒把自己整個的假期都搭上了。
人人都渴望理解。如果能得到他人的理解，那麼即使是自己受點損失，也會讓人覺得值得。在你領導的團隊中，你要試著去了解每個人，理解每個人。每個人都會有自己的麻煩與困難，當他們身陷其中時，當他們的某些個人利益與你的團隊或是與你本人的利益發生矛盾時，其實他們也感覺到非常的為難，常常令他們無所適從。這時，你作為他們的領導，就要展現出一位領導的博大胸懷，多體諒他們，寬容他們。你的理解很容易就能打動他們，因為這個時候他們的心靈恰恰是最脆弱的時候。所以，不要過於死板，過於計較某些小的利益，而是去理解你的下屬吧！
80.創造溝通的氛圍
福特汽車公司北美市場部長理查?芬斯特梅契常對同仁說：“我辦公室的房門永遠是開著的，如果你經過時看到我在座位上，即使你隻想打個招呼，隨時歡迎你進來。如果你想告訴我一個點子，也歡迎你！千萬不要以為你必須通過經理才能跟我說話。”
創造接納的溝通氣氛，這為你的溝通建立了平台。
一般人的溝通都有一種普遍的現象，那就是：人們不見得會說出自己所想的，通常也無法以接納的態度聆聽對方所說的，除非兩者之間已建立起互信與共同利益。有意思的是，溝通容不下一點點虛偽，不論你嘴裏說的是什麼，你對溝通真正的看法，你是否開放都是無所遁形的。
怎樣才能避免給人那種印象呢？你必須態度開放，喜歡別人，更需要表現出來讓人知曉。何不試試雷登的建議：“放下身段，保持謙虛的態度是很重要的。我會設法讓他人輕鬆，我對人一視同仁，不論你是大公司的高層領導者或是銷售人員，那些隻是職務的不同，人性都是一樣的。”其實，所謂創造接納的溝通氣氛，說穿了也就是能讓人放輕鬆。
高功能集成電路製造商雷比設計公司董事長雷?史塔塔從他朋友那兒學到了重要的一課。史塔塔的朋友瑞得?奧巴克長期擔任波士頓居爾特公司總裁的職務。史塔塔記得：“任何時候瑞得說到領導力，總是會說到‘我愛他們’。他相信那是領導力真正的前提，而且他一定要讓他們知道。所以，如果公司的氣氛使他們工作一天之後真正相信你關切他們，那麼，你就創造了一種對他們真正有意義的關係。”隻是到這個時候，溝通才擁有了真正的穩固的基礎。
當然這不是平白就可以得到的。
康寧公司的大衛?路得幾年前就努力設法使工會領袖接受公司準備推動的品質改進計劃。路得用他自己的方法不斷談品質改進的重要性。路得對工會領袖拍胸保證，這份計劃不但能改進白領階層的生活，同時也能改進藍領的生活。但是，工會領袖擺明了聽不進路得所說的任何一個字。
路得回憶道：“工會領袖站起來說道：‘你給我少來這套！還不都是嚇人的。你們搞來搞去，反正就是想剝削勞工。’”
不過，談話還得持續下去。路得說：“他稍微鬆動了一點，但是我並沒有說服他。最後我終於相信用我自己的方式跟他談，他可能永遠都不會信任我的。我隻能以行動來贏得他的信任了。於是我告訴他：‘明年我還會再努力，後年也一樣，我會一直努力到有結果為止。’”於是路得年年努力不懈，用了好幾年時間才讓工會真正接受他的想法。開始的時候，必須先在較小的問題上贏得信任，也必須證明他真正在聆聽。不過最重要的是，路得極有耐心。最後，工會終於成為品質改進計劃中真心合作的夥伴。
另外重要的一點是：一旦員工們願意冒險把真正的想法告訴你，就絕對不能給予任何懲罰。絕對不要做任何事去打消他們願意再度溝通的念頭。
有一位檢察官，他現在還是一位繁忙的演說家，可是以前每次演講總會令他很不自在。他的工作表現突出，被人看好是明日之星。因此常受到各種團隊的演說邀請，但是一開始，他全都推掉了。正如大多數人一樣，當時的他畏懼演說，因此，他必須推謝所有的演說邀請。他回憶道：“以前，即使是出席會議，我也總是坐在最遠的角落，並且從來沒有站起來說過一句話。”
他知道這個問題阻礙了他事業的發展，並常常令他因焦慮而失眠，他知道自己必須采取行動，解決這個溝通的問題。
有一天，這位檢察官又接到他高中母校的演說邀請，他立刻發現這是一個佳的機會，因為他多年來的努力，使他與校方及畢業生都培養了很好的關係。再也沒有比這些聽眾更值得他信任的了，而這會使他覺得容易放得開些。
於是，他同意前往演說，並盡可能地做好準備。他選擇了一個自己最有研究、也是最關切的主題：檢察官的工作。他以許多親身的經驗做例子，因此不用寫講稿，更不用背記。他隻是走上學校禮堂的講台向全校師生講話，就如同一群老朋友談話一般。