現在已經是某廣告公司策劃總監的何慧，對此就深有體會。在她剛進廣告公司的時候，經常遇到這樣的問題：準備打電話給客戶，卻不知將電話號碼記到了哪裏；想翻閱一份舊文件，找遍檔案櫃也一無所獲；與客戶正在通電話，準備記下對方的要求，找了很久才找到紙筆……隨著客戶越來越多，工作也越來越繁瑣，何慧一度覺得力不從心。“工作促使我必須講究章法，將資料、檔案、電子郵件等進行歸類整理，省卻在關鍵時候帶來的麻煩。”何慧如是說。
美國西北鐵路公司前總裁羅蘭·威廉斯曾說：“那些辦公桌上老是堆滿東西的人會發現：如果你把辦公桌清理幹淨，隻保留與手頭工作有關的東西，這樣會使你的工作進行得更加順利，而且不容易出錯。我把這一點稱為好管家，這也是邁向高效率的第一步。”
一張整潔有序的辦公桌，不僅會提高我們的工作效率，提升我們的專業形象，我們甚至還會因此而贏得上司的欣賞和認可。
那麼，在辦公室裏，什麼樣的辦公桌最能贏得上司的欣賞和認可呢？有人曾就這個問題對美國、英國、澳大利亞、德國和法國5個國家的2600名經理人進行了調查。結果顯示，48%的受訪者喜歡亂而有序的辦公桌，占了最多數。這類辦公桌上雖然東西很多，但是牽扯到工作方麵的各種文檔分門別類，排列非常合理而且具有邏輯性，給人的感覺是既專業，又不會太嚴肅。
在整理辦公桌時，職場人士要注意以下幾個要點：
第一，把最需要用的東西放在最容易看到或者找到的地方。調查顯示，如果你手上的工作是惟一占據你視線的東西，那麼你的注意力至少提高25%。假如這份工作在你下班前仍然沒有完成，就把它放在桌子的正中央，那麼第二天你再開始工作的話，至少可以讓你節省15分鍾。
第二，如果是在辦公室用餐，一次性的餐具最好立即扔掉，不要長時間擺放在辦公桌上，否則的話，不但氣味不好，也會影響你辦公時的情緒。
第三，辦公桌上的筆筒裏不要總是放著一堆的筆：鉛筆、圓珠筆、熒光筆、鋼筆……一樣有好幾支，新的、舊的，能用的、不能用的都放在裏麵。你完全可以挑選幾支好用、順手的留下來，其他的都處理掉，這樣一來，辦公桌就會清爽許多。
第四，對於不斷增多的名片，你也不要任其堆放在辦公桌的某個角落裏。你可以把用得到的名片資料存在電腦裏或者記在記事本上，那些占用空間的卡片就可以扔掉了。存在電腦裏會方便得多，在你需要的時候，不僅隻需動一動手指就能找到自己想聯係的人，而且能幫助你節省不少時間，省去了不必要的麻煩。
第五，辦公桌上不能擺放太多的東西，隻需擺放需要當天或當時要處理的公文，其他書籍、報紙、雜誌不能放在辦公桌上，而應歸入書架或報架。
第六，如果辦公桌上裝飾品太多，也是一件很麻煩的事。相框、玩具、小飾品……堆滿了辦公桌，這樣會造成一種混亂的局麵，從而分散你的注意力，讓你無法專心地工作。所以，你隻需留下一兩件具有紀念意義的裝飾品，其他的則全部收起來。
第七，除特殊情況外，辦公桌上不要擺放水杯或茶具。招待客人的水杯、茶具，應該放到專門飲水的地方，有條件的應放進會客室。
第八，下班後的辦公桌桌麵上隻能擺放計算機，而文件或者資料應該收放在抽屜或文件櫃中。
“我想每天下班時抽出10分鍾，來整理一下自己的辦公桌，梳理一下工作內容，舒緩一下自己的緊張心情。然後在整潔的環境中深呼吸，做一次認真的思考、簡單的放鬆，心情愉快地結束一天。第二天來時，我看到整潔的桌子，心情一定很好，一定能滿懷信心地開始新的一天，那工作效率能不高嗎？”這是一位白領的獨白。
事實上，整理好自己的辦公桌，其實也是一個梳理心情的過程。經過一天的緊張工作，你難免會頭昏腦漲；看著擺滿一桌的雜亂文件、紙張，你難免會感到心緒煩亂；日積月累，有用的、無用的、緊急的、稍緩的，各種事情不光會占滿你的辦公桌，更會占滿你的整個大腦，讓你心情緊張、失去信心，工作效率下降。如果你每天騰出5～10分鍾時間，整理一下辦公桌，順便將手頭的工作也理出個眉目，你自然會心情愉快地結束今天，信心滿懷地開始明天。
十四、使用辦公設施要注意細節
使用會議室、電腦、複印機等辦公設施時，也有很多細節值得職場人士注意。
使用會議室時，職場人士要注意以下幾個細節：
第一，會議桌或會議室地下如有汙損或髒亂，你應該隨手用抹布或吸塵器進行清理，以保持會議室的清潔。
第二，會議室中的文具或其他用品使用完畢之後，你應該立刻歸還原位。