有些職場人士錯誤地以為，打電話時姿態可以隨便一點，反正對方也看不見，因此他們或半躺在椅子上，或靠在辦公桌上，或鬆鬆垮垮地站著打電話，甚至一邊打電話，一邊抽煙、喝茶、吃東西。總之，種種在其他場合不會表現出來的“醜態”，在話筒前都“原形畢露”了。
事實上，在電話裏，對方不但“聽”得到你的笑容，而且也“聽”得到你打電話時的姿態。如果你是弓著背打電話，你的聲音聽起來就會是像麻雀一樣唧唧喳喳的；如果你是整個人陷在椅子裏打電話，對方從你的聲音裏聽到的就是懶散，精神萎靡，對通話內容或者通話對象不重視、漫不經心；就連你的皺眉、撇嘴這些小動作，也會通過話筒裏的聲音，不經意間地傳遞給對方。還有，一邊打電話一邊忙其他的工作，思想散漫，注意力不集中，對方也可以通過電話察覺到。因此，在使用電話進行溝通的過程中，你一定要始終保持這樣一種意識：對方是看得見我的。在電話前，保持端正的姿勢【包括坐姿、站姿】和精神飽滿的神態，也就可以保證你的“通話質量”，使你的聲音聽起來親切悅耳，充滿活力，富有感染力，給通話對象留下良好的印象。
對電話溝通效果起決定性作用的，是一個人的心態和心情。心緒不佳、情緒煩躁，即便是在電話裏強作笑顏，也於事無補。因為你幹澀的、缺乏活力的笑聲會把你內心的秘密泄露給對方。為了實現成功的電話溝通，你一定要注意保持輕鬆、愉悅的心情，隨時調整自己的狀態，不因他人的隻言片語、人際交往中的磕磕絆絆、工作中的大事小情而破壞自己的心境。如果恰逢自己偶爾情緒不佳，在拿起電話前你一定要提醒自己，調整心情，進入通話狀態，別讓情緒汙染通過電話線蔓延出去。
顯然，一個人的心情、笑容、姿態，在電話裏都是通過聲音來傳達的。對方正是通過你的聲音，來感受以上種種，從而形成對你的完整印象。有人提出所謂“電話形象”的概念，即人們在通電話的整個過程之中的語言、聲調、內容、表情、態度、時間感等等的集合，它能夠真實地體現出個人的素質、待人接物的態度以及通話者所在單位的整體水平。而聲音則是“電話形象”的物質載體。
想象一下，如果你打電話給某個人，電話一接通，話筒另一端傳來的是對方親切、悅耳的聲音，你的心情一定會很愉快，後麵的電話溝通也就能順利地進行。相反，如果對方的聲音冷淡生硬，愛搭不理，甚至是煩躁的，你聽了一定很難受。所以，在電話裏，你一定要保證自己的聲音清脆悅耳，讓自己的禮貌和善意通過聲音充分地傳遞給對方。
如果恰逢自己口幹舌燥、聲音幹澀，那你不妨先飲一口水，再接聽或撥打電話。在電話交流中，你說話的語氣、語調要溫和，音量要適中，口齒要清楚，說起話來要有節奏感，語速不能太快，也不能太慢，否則對方會感到不知所措。
電話溝通主要有3種形式，它們分別是打電話、接電話以及轉接電話。
在打電話的過程中，職場人士一定要注意以下幾個方麵的細節：
第一，有備而打
如果電話中要講的事情比較多，或者問題比較複雜，你最好先準備一份通話提綱。在提綱裏，你要對在電話裏需要說的問題排列出先後次序。這樣一來，你打起電話來就不僅不會因為一時的疏忽而遺漏事項，而且說起話來也不會顛三倒四，前言不搭後語。在電話裏，如果你能條理清晰、簡明扼要地把問題闡述清楚，就會給對方留下良好的印象。
如果是通過電話進行談判，你就更要進行精心的準備。除了準備一份通話提綱，將談判要點逐一列出來之外，你還要設想到對方可能提出的問題以及如何應對。在打電話時，你要把談判的相關資料放在電話旁邊，以便根據談判的實際需要，隨時查閱。如果談判可能涉及到數據的計算，你就需要再準備一台計算器。做好了這些準備工作之後，你就不會在電話裏被談判對手問得無言以對或者手忙腳亂了。
第二，選擇恰當的時間
如果是事先約好了通話時間，你就應當準時致電。如果事先沒有約好通話時間，你就應當在對方方便的時候打電話。具體地說，你最好是在對方上班5～10鍾以後，或者下班5～10分鍾之前撥打。因為剛剛上班或者即將下班時，對方通常有空閑接電話。