在事先沒有約定的情況下主動打電話給對方，其性質就好像沒有約好時間而突然造訪一樣，是很冒昧和唐突的。所以，不論在什麼時候打電話，你都有必要禮貌地問一句：“您現在說話方便嗎？”另外，在致電時，你一定要避開對方的通話高峰時段、業務繁忙時段和生理厭倦時段。
除非有重要、緊急的事情，你千萬不要在對方的休息時間撥打業務電話，包括早上8點之前，晚上10點之後，用餐時間、午休時間、節假日等。如果你一定要在私人時間或休息時間打電話，就一定要先表示歉意，解釋原因，取得對方的諒解。
第三，禮貌地問候一聲“您好”
電話接通後，首先，你應當向對方禮貌地問候一聲“您好”，而不要習慣性地“喂”，或者在不打招呼的情況下就介紹自己，甚至直接說要找的人或要辦的事情。這樣給對方的感覺不僅很唐突，而且有些傲慢和盛氣淩人。其次，你應當自報家門，讓對方知道打電話的是什麼人。
第四，合理安排通話長度與內容
有人做過這樣的統計，80%的電話都是在3分鍾之內完成的。也就是說，在一般情況下，打電話的時間應當保持在3分鍾之內。作為主動打電話的人，你一定要自覺地遵守“3分鍾原則”，控製通話長度，避免占用對方太多的時間。如果你確實無法在3分鍾之內完成通話，也要禮貌地征求對方的意見，得到對方的允許後，適當地延長通話長度，並在掛電話時表示自己的歉意。
冗長的通話既讓人反感，也會造成不必要的浪費。日本的鬆下電器曾經關注公司的話費問題，在自己的廣島營業所安裝了一種類似於出租車計價器的儀器，把通話的對象、時間、話費全部記錄下來。結果，每月高達480萬日元的話費一下子減少到273萬日元。換言之，過去的話費有40%以上是浪費的。
第五，禮貌地結束通話
在一般情況下，電話應當由你主動掛斷。而如果電話意外中斷，你則應當主動打過去，並向對方解釋，以免對方產生疑慮，以為是你有意中斷通話。在掛電話的時候，你一定要輕放話筒。如果你在打電話時彬彬有禮，但掛電話時卻不在意，“咣當”一聲掛斷電話，對方就會不自覺地想，你是不是有意在表達不滿。即便對方不會產生這樣的疑慮，他也會感到不舒服，覺得你沒有禮貌。
在掛電話之前，“再見”之類的告別之辭是必不可少的。在預感到通話即將結束的時候，你應當主動說“再見”。
在接電話的過程中，職場人士一定要注意以下幾個方麵的細節：
第一，及時接聽，但不要操之過急
電話鈴聲響起之後，你最好在三聲之內接聽。即便電話的位置離自己的辦公桌距離比較遠，在附近沒有其他人的情況下，你也應當主動地接聽。不能因為嫌麻煩或者可能不是打給自己的電話，你就不予理睬。如果電話響了四五聲你才接聽，首先就應當向對方表示歉意，說明遲接電話的原因。
但接聽電話也不能操之過急。一般情況下，你應當在電話第一聲鈴音結束之後再接聽，否則的話，撥打電話的一方可能會反應不過來，甚至不知所措。
第二，態度謙和
接起電話後，你要主動地自報家門，“您好，這裏是……”。在通話的過程中，你要專心致誌，而不能心不在焉，更不能一邊接聽電話，一邊辦其他的事情，比如與人交談或看文件等。萬一在會晤重要的客人或舉行會議期間有人打來電話，而且此刻的確不宜與其深談，你可以向其簡單地說明原因，表示歉意，並再約一個具體時間，屆時由自己主動打電話過去。若對方是長途電話，你尤其要注意別讓對方再打過來。約好了時間，你一定要牢記並遵守承諾。在下次通話時，你要再次向對方致以歉意。當通話因故暫時中斷後，你要等候對方再打過來，既不要揚長而去，也不要為此而責怪對方，正確的做法是讓通話正常進行，而且要自然。
第三，積極應答
在接電話時，如果你一聲不吭地聽對方講話，對方既看不見你的表情，也不知道自己的談話引起了你什麼樣的反應，他會感到不安。因此，在接電話的過程中，你要積極地應答，以便使通話順利地進行下去。
通常情況下，應答時，你可以使用“對”、“嗯”、“好”或者“是的”等簡潔的詞語和語言。應答時，你的語調應當是平和的、清新的，給對方一種輕鬆自然、平易可親的感覺。
第四，詳細記錄
在工作時間打到辦公室的電話，通常都與工作有關。所以，在接電話的過程中，你的手邊要隨時放一個記錄本，將來電的內容詳細地記錄下來。
第五，禮貌地結束通話
當通話終止時，對方通常會對你說“再見”。不過如果對方因為某種原因忘了說“再見”，你也應當道別。通常情況下，在對方掛斷電話後，你才能掛電話。如果對方有意讓你先掛斷，你也可以在道別之後先掛斷電話，但不要貿然地先於對方掛電話，更不能以粗暴、生硬的方式掛電話。有時因掛電話的方式過於粗魯，對方會感到不安。