如果一個人從來沒有拿紙筆（或手機等科技產品）把該做的事記下來，不管記性有多好，總會有忘記的東西。許多人一直相信自己“記性很好”，直到發生了許多“該帶的東西忘了帶”的事情之後，才明白“白紙黑字”比記憶力更可信。
第二天要做的事情，最好在筆記本上列出清單，然後把做好的事一件一件劃掉。手上有清單，心裏清清楚楚，大事按時做掉，有些小事可以在有空檔時做掉。當一天的“待辦事項清單”全被劃掉時，你心裏會很有成就感。
不記下來，我們想像中的時間表和現實情況可能有很大差異，變成“我們以為自己一直在做事，其實卻沒有效率”。
管理大師沃爾特曾經訪問一位認為自己記憶力很好的總裁，請他說明自己的時間支配情況。該總裁回答，他很確定自己把時間井然有序地切割成三個部分，分別用在“與高層主管協調、與重要客戶會麵及投身小區活動”上麵。
但那隻是他的“想像”而已。根據秘書連續6個星期的記錄，這位總裁幾乎沒有從事上述活動。他大部分的時間都在調度追蹤熟識客戶的訂單，不斷打電話到工廠，要求工廠處理訂單。他的認知和實際情況相差懸殊。
可見，我們的記憶力往往隻是我們的想像力，與實際情況大不相符。所以，沃爾特建議：要想上班變成一個有效率的人，就要記錄自己真實的時間運用情況。
46歲的考克斯是英國石油公司的一名女主管，2006年被英國一家媒體評為年度女實業家之一。她既是一位母親，也是一位別人眼中的“女強人”。不過，考克斯從不認為自己是女強人，她覺得自己很普通。她說自己記性不好，往往把一天要做的工作記在紙片上。就是因為這個習慣，考克斯在工作中從沒出現過紕漏和失誤，達到一種近乎完美的境界。認識她的人覺得她每天都是那麼胸有成竹，因為她對一天的工作總是了然於胸。
電腦硬盤裏儲存的文件遇到病毒也會丟失，更何況是肉長的人腦？記性再好的人，忙起來也極容易丟三落四。尤其是人到了中年，事情太多，工作、家庭、老人和孩子都要考慮，牽扯精力，分散記憶，因此記事的習慣就更加必要。
其實，有個“笨方法”最好用，就是：把第二天要做的事情按照順序列出一個單子。如果不列出單子，以為自己能記住，你的記憶力就可能會背叛你，發生忘記某件事或者順序不合理的情況，造成失誤或者低效。或者，你以為自己記得清楚，但是潛意識裏卻覺得模糊，結果頭腦中總是惦記著明天的事情，使你無法得到很好的休息，也無法專心眼下的事。這隻是因為你對要做什麼事仍然不夠清楚的緣故。你要做的，就是把它們一一按照順序列在單子上。
《世界主義者》月刊的主編海倫·格利·布朗總是在辦公桌上放一本自己辦的雜誌。每當她受到什麼事情引誘而消磨時間，做一些與雜誌成功無關的事情時，看看那本雜誌，她的注意力就會回到正事上來。
把要做的事情列成單子還可以安排事情的先後順序。每天晚上，把第二天要做的前20項工作簡要地寫下來，並在這一天當中，反複看幾遍這個單子。完成單子上的各項任務的最好方法是給每項工作留出一個專門的時間。
總之，想把工作做得更完美，想避免因為忘了通知老總開會而受到責罵，就一定要依靠“爛筆頭”，因為它比你的腦袋牢靠多了。當然，計劃也要保持變動的靈活性，因為情況千變萬化，有時會出乎意料。但是基本的計劃還是應該有的，即使改變，也要參照計劃，衡量輕重而進行改變。