（一）安排迎送檔次
迎客和送客是外事接待工作的兩個重要環節，在整個涉外活動中，占有極其重要的位置。一個精心安排的歡迎儀式，能使來賓一踏上被訪國就產生良好的第一印象；一個周到圓滿的歡送儀式，會給來賓留下美好而難忘的回憶。因此，在國際交往中，對外國來訪的客人，通常應該看來人的身份和訪問性質，以及兩國關係等因素，安排相應的迎送活動。
正式迎送來訪者之前，首先要有一個對迎送活動的周密安排。一般說來，迎送活動分兩種檔次。
1.隆重迎送
一般情況下，各國對外國國家元首、政府首腦的正式訪問，往往都舉行隆重的迎送儀式。對軍方領導人的訪問，也舉行一定的歡迎儀式。
2.一般迎送
對一般代表團和人員的訪問，一般不舉行迎送儀式。當然，對應邀前來的訪問者，不管是官方人士、專業代表團，還是民間團體、知名人士，在他們抵離時，均應安排相應的人員前往迎送。對長期在本國工作的外國人士、外交使節或專家，當他們到任或離任時，各國有關方麵也安排相應人員迎送。
（二）確定迎送規格
確定迎送規格，主要是確定哪一級人員出麵迎送，是接待來賓的一個禮遇規格，應根據主管部門的接待要求來辦。
對來賓的迎送規格，通常主要是依據來訪者的身份、訪問性質和目的，適當考慮兩國關係，同時要注意國際慣例。
主要迎送人通常都要同來賓的身份相當，但由於各種原因不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人士出麵。總之，主人身份與客人身份不能相差太大，以同客人對口、對等為宜，以示對客人的尊重。當事人不能出麵時，無論作何種處理，應從禮貌出發，向對方作出解釋。
（三）掌握迎送時間
迎送人員必須準確掌握來賓乘坐的飛機、火車、船舶的抵離時間。由於天氣變化等意外原因，飛機、火車、船舶可能不準時，迎送人員應在客人抵達之前到機場、車站或碼頭，不能出現讓客人等候的現象。送行人員應在客人起程之前到達。如有迎送儀式，應在儀式之前到達，並且直到客人乘坐的交通工具看不見時再離去。
（四）提示獻花時機
獻花適用於禮遇較高的外賓，迎接普通外賓，一般不需獻花。獻花須用鮮花，花束要整潔、鮮豔，忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。有的國家習慣送花環，或者送一二枝名貴的蘭花、玫瑰花等。向貴賓獻花，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導人與客人握手之後，將花獻上，並向來賓行禮。有的國家由女主人向女賓獻花。