(一)程序禮儀
會見分禮節性、政治性和事務性等三種。禮節性會見時間較短,話題較隨意;政治性會見一般涉及雙邊關係、國際局勢等重大涉外問題;事務性會見指一般對外交涉、業務商談等。
會談,指多邊或雙邊就某些重大問題以及共同關心的問題交換意見。會談也可涉及洽談公務,或者對某些具體業務進行談判。會談的內容較正式,政治性或專業性較強。
會見、會談是社交禮儀的基本形式,在國際交往中較為常見。其活動程序一般如下:
1.要求會見。要求會見方應向接見方說明被會見人姓名、職務以及要求會見何人、會見目的。接見方應盡早回複。
2.接見方的安排者,應主動向對方了解上述情況,做好安排並通知有關出席人員。
3.準確掌握會見與會談的時間、地點和雙方出席人員名單,及早通知有關單位和人員做好各項準備工作。接見方應提前到達。
4.會見與會談場所的座位要安排足夠。如雙方人數較多,廳室麵積較大,則應準備擴音設備。會談如用長桌,事先應排好座位圖。現場放置座簽,座簽上的字體應配有中外文,字跡要工整清晰。
5.如要合影,應事先排好位次,人數較多則要準備梯架。位次安排應由主人居中,按禮賓次序,以主人右手為上,主客雙方間隔排好。要考慮人員身份,同時要考慮場地大小,即能否全部攝入畫麵。一般由主方人員站兩端。
6.主人應在門口迎接客人。可以在大樓正門迎接,也可以在會客廳門口,或者先由禮賓人員在大門口迎候,再引入會客室。如要合影,應安排在賓主握手之後。會見結束時,主人應送至車前或門口握別,目送客人離去後再退回室內。
7.領導人之間的會見或會談,除陪同人員和必要的翻譯、記錄員外,其他人員在安排就緒後均要退出。如允許記者采訪,也隻是在正式談話開始前幾分鍾,然後全部離開。談話期間,旁人不要隨意進出。
一般官員、民間人士的會見,安排方麵與上述相同,也應事先申明來意,約妥時間、地點,通知來人身份和人數,準時赴約。禮節性拜訪一般不要逗留過久,半小時左右即可告辭。客人來訪後,應伺機回訪。如客人為祝賀生日、節日等喜慶日來訪,可暫不回訪,而在對方節日、生日時前往探望祝賀。
(二)座次禮儀
在國際社交禮儀活動中,會見、會談是較正規的活動,要求慎重對待,其重點在於座位的安排。下麵分別介紹一下會見和會談的座位安排方式。
1.會見的座次
會見一般安排在會客室或辦公室。通常賓主各坐一邊,也有穿插坐在一起的。某些國家的會見還有其獨特禮儀程序,如雙方簡短致辭、贈禮、合影等。我國習慣在會客室會見,客人坐在主人右邊,翻譯和記錄員坐在主人和主賓的後麵。其他客人按禮賓順序在主賓一側就座,主方陪同人員在主人一側。座位不夠時可在後排加座。
2.會談的座次
會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子,賓主相對而坐,以正門為準,主人坐背門一側,客人麵向正門,主談人居中。我國習慣把譯員安排在主談人右側,但有的國家也讓譯員坐在後麵,一般應該尊重主人的安排。其他人按禮賓順序左右排列。記錄員可以安排在後麵,如果會談人數少,也可安排在前排就座。