（4）短信記錄
有很多異地顧客因為長途電話費用太高，所以他們喜歡用短信來和我們聯係，這些信息我們也要做好記錄。哪些已經回複了，是如何回複的；哪些還沒回複，是因何原因沒有回複的，應該在什麼時間期限裏回複等，提醒自己或者團隊裏的其他夥伴及時處理，不積壓工作。
（5）郵件記錄
有一些顧客喜歡使用郵件聯係，有的是谘詢商品、有的是訂購商品或者詢問交易的具體細節，有時候還會有一些供貨商發廣告給我們，希望合作，還有網站給經營者的各種通知或信息……這些都是屬於工作上的郵件來往，每天當班的人也應該詳細地記錄下來，交接給下一個接班的人。如果店鋪是多人在一同管理，這些記錄要隨時給每一個人，讓大家都及時了解、掌握店鋪每天的工作情況，並彙總交專人處理。
（6）文字記錄
有時候回答顧客的詢問或者留言也會留下一些工作記錄，如果僅用阿裏旺旺的備注功能還不能說明問題的時候，就會用到筆記記錄。用文字把顧客的要求詳細地記錄下來，提醒經營者在安排發貨時要多加留意，包括最近商品價格浮動等，都可以體現在這些文字的記錄裏。可以記錄一天工作的要點，哪些是需要提醒夥伴們的，或者是店鋪最近的一些公開動向，或者對活動解釋等，使在回複顧客的時候可以使用統一的說法，保持店鋪對外的一致性。
（7）憑證記錄
一家網上店鋪每天一定會有大量發貨單，每個人經手的單據都應該整理、裝訂好統一交由負責人保管。如果出現貨物丟失或損壞，可以直接找到經手人了解情況，應該誰追蹤聯係就由誰去負責；有客服的店鋪還會有客服的交易記錄憑證，因為這是客服收入提成的一個重要依據。所有這些單據都應該清理好，需要店鋪負責人簽字的要及時去簽字，免得時間長了被遺忘。
雖然開的隻是一家小小的網店，但是網店經營每天的工作是非常繁雜的，隻有條理清晰才會有高效的管理。也許今天你經營的隻是一家“寡人”店鋪或者“二人轉”商店，但是，你要想成為明天的大賣家，如果沒有養成良好的工作習慣，當店鋪經營越繁榮，就越會亂相叢生，到那時再整頓，甚至需要停業整頓，還不如一開始就形成幹練的工作作風，讓你的店鋪始終清爽怡人、幹淨利落。
下麵是提醒大家注意的事項：
◆聊天工具要安裝在電腦D、E等硬盤分區裏，可以有效保存我們的聊天記錄。
◆養成記錄的好習慣，當有人生病、出差時，方便別人接替他的工作。
◆善用淘寶的備注功能，一些交易和發貨的注意事項可以記錄在這裏，不管在哪裏，隻要登錄我們的淘寶ID，都能很方便地查到這些備注記錄。
5.客戶檔案和會員管理
隨著店鋪生意越做越大，顧客數量也會越來越多，在這個時候就有必要建立專業、詳細的客戶檔案，加強客戶管理，鞏固老客戶。對客戶實行會員製管理就是一種很好的方法。
建立客戶檔案，對客戶實行會員製管理時，要注意到哪些問題呢？下麵，我們來具體談談。
（1）建立客戶檔案的意義
店鋪經營必須要規範，規範主要體現於經營管理上，其中，對客戶的管理尤為關鍵。建立客戶檔案就很有必要了。
建立客戶檔案可以根據檔案資料建立會員製服務體係，客戶需要的商品一到貨即可通知顧客，讓他們能感受到貼心的會員服務；定期通過聊天工具或郵件、短信通知客戶店鋪最近舉行的各式促銷活動，讓顧客了解店鋪內商品的最新動態；在顧客生日的時候，給他送上一份祝福或小禮物，讓客戶感覺到細微之處的優質服務；還可以根據檔案資料分析顧客的消費傾向來及時調整、優化自己的進貨策略，以及經營定位，並定期聯絡進行供需關係的維護。
客戶管理是一項非常細致、複雜的工作，方法也是多種多樣的，特別值得一提的是，阿裏旺旺或QQ等聊天工具的好友分組功能、資料修改功能都可以利用起來進行客情管理。我們可以在好友昵稱裏編輯顧客的姓名和備注；成交的顧客移動到“我的××顧客”組中，便於下一次見麵時快速進行有效溝通。