現在商業社會不斷發展，公司中的公文、文件、情報、報告、計劃書、書信等均顯得特別重要。公司裏的職員更應該具備此方麵的技能，如果你去外地考察或辦理業務，回來就得寫份報告書。
寫報告首先要學會開門見山。最好在報告書的前麵寫上結論，這樣領導閱覽報告能夠一目了然，效果會更好。近年來業務範圍的擴大，信息需求量增多，即使是小小的一家十人公司，少說也會積存上千份文件。文件要歸類分檔，以便查閱。不管這種工作做得如何精細，如果文件本身寫得條理不清，閱讀起來還是令人煩躁。因此文件的製作，應首先以精簡明了為原則。最好的方法是在文件或報告書一開頭，就把所要述說的事由、目的寫清，讓閱讀的人能在最短的時間內了解文件的要旨，然後再敘述事由的內容經過。
內容這部分，通常都比較繁雜冗長。為了使閱讀者看得清楚明了，最好的方法就是采取係列要點的方式來論述。不管寫報告還是一般文件，隻要使用“主旨、要點、說明”的公文格式來寫，就能使文件達到精簡明了的要求。
對職員書寫公文的另一個要求，就是書寫格式要規範，字體要端正清晰。
領導總是喜歡看精簡明了，字體端正、優美的公文，從你的公文中，他能夠了解到你工作勤勞肯幹、善於鑽研的一麵。你若呈交領導一份字體潦草的公文，領導看了不免要皺眉。即使你的內容很精彩，但由於字體太糟，也會失去它應有的光彩。所以若想給領導留下好印象，就要把公文寫得端正、清晰。
公司文件不但是企業成功的關鍵，還是互相傳遞商業信息的工具，所以公司文件作為公司的門麵，其文字千萬不能草率，一定要力求文字正確，不出錯誤。
登記顧客征購單時，要注意別寫別字，不要把客人的名號寫錯，否則會招來斥責或抱怨。因為名號是個人專門所有的東西，屬於某個公司的無形資產，而且是個人的代表記號。如果被寫錯了，就好像不被承認其存在一樣。
把人家的名號寫錯，除了引人生氣外，也將使別人對自己的評價一落幹丈。
因為這種人通常都會被認為不能尊重他人而且粗心大意，還會被認為不懂禮節。這很可能會永遠地失去客戶。
錯字或別字往往都會不經意地出現在我們的日常書寫中，因此對於剛寫好的文書，重新檢查的工作是必要的。當發現有別字、錯字或自己無法確定的字時，要馬上查字典改正。
總之，寫報告首先要記住書寫格式，一張報告最好在500個字以內完成；主謂語的關係要清楚，專有名詞要特別注意；書寫人名要正確；文件寫好後，一定要用信紙袋裝好。