2.若是接遠道而來的客人，要注意派身份適當的人去機場、車站、碼頭迎接客人。迎接的規格一般有高格接待、低格接待和對等接待三種。
3.要準備好客人用的車輛。一般要安排專用車輛，專門安排接站工作。
4.若是第一次見麵的賓客不要忘了準備一個比較醒目的接站牌，寫上“某某同誌，歡迎您！”放在車站、碼頭、機場比較醒目的地方。若迎接那些必須在機場、車站、碼頭上向他們致歡迎詞的貴賓，應事先準備好一篇熱情洋溢而簡短的歡迎詞，並準備一束鮮花。
5.為了幫助客人盡快熟悉本地環境，可準備一些相關資料提供給客人查閱，如城市的交通圖、旅遊圖等。
（二）接到客人後的安排
接到客人後，應該說一些“您路上辛苦了”之類的話，然後主動向他介紹你的姓名與職務。為了便於客人記憶，你可主動地表示：“就叫我小×或××好了。”
1.介紹完後隨手就把客人的行李接過來。但客人喜歡自己提的東西不必代取，因為裏麵可能有他的證件等等。
引導客人到停車輛的地方，應走在客人的左前方1~2米。若與客人平行陪同行走，也要注意以右為尊的原則，讓客人走在右側。2.接到客人後，要引導客人上車。如客人多，乘的是大客車，就應該讓職務高、年齡大的客人坐在前麵的坐位上。如隻有兩三位客人，乘小車時，最好的坐位在後排右側，後排左側位次之，中間又次之，前排司機旁坐位一般是陪客人員的。
如客人從右側上車，接待人員從車尾繞到左側上車，避免從客人座前穿過。翻譯坐在主人前麵的加座上；二排座轎車翻譯坐在司機旁邊，若客人先上車坐到了其他坐位時，也不必請其挪動。下車時，陪客人員要先下車，替客人把車門打開。作為客人要等邀請後再下車，這也是禮節。
3.在驅車前往客人下榻地時，接待人員可向客人介紹沿途建築、風光、民俗、氣候、當地的風土人情、物產特點、近來發生於本市的大事、本市知名人士、當地的物價及活動籌備情況等。不要冷落了客人。別忘了主動請教對方在停留期間是否有自己的安排，是否有要去的地方、要拜訪的親屬或朋友，以便及時安排。
4.遇到轉彎處或樓梯口，陪客人員要伸出手來示意“請這邊走”。上樓時讓客人走在前麵，下樓時讓客人走在自己後麵，給客人一種安全感。
5.乘電梯時，如有人服務，就請客人先進、先出，如無人服務，陪客人員就要先進去按住按鈕，再請客人進，到達後再請客人先出。
6.走到接待室門口，陪客人員站定，用手指示：“請進。”如果門是向外開的，陪客人員要站在外麵，把門拉向自己，請客人先進；如果門向裏開，陪客人員應該先推門進去，扶住門把手，再請客人進入。如果是彈簧門，要特別注意抓緊扶手，別把客人夾住了。接待室裏正對門的或者最靠裏的長沙發為上座，應該讓客人坐在那裏。如果主、客同坐一長沙發，右側的位置應該是客人的。客人落座後，陪同人員要馬上給客人上茶或其他飲料。需要領導見麵的話，請客人稍候，然後馬上通知有關領導。
7.客人到達下榻處後接待人員不要久留，應給客人以休息和自由活動時間，但是與客人分手前一定要說好下一次見麵的時間、地點，並告訴客人與你聯係的方法。留下電話號碼並將準備好的交通圖、旅遊圖等送到客人的手上，並及時告退。若朋友是來參加會議或大型活動的則應將日程表、參與活動的有關背景資料送上，並征詢客人意見，及時幫助客人安排好各種事項。