如果沒有人監督,對國王是不能信任的。
提出者:美國政治學家T?潘恩
管理啟示:沒有監督就會失控
美國政治學家T?潘恩曾經說過,如果沒有人監督,對國王是不能信任的。這句話指出了監督職能對於管理控製的重要性。所謂監督,是對公司發生的業務進行檢查,驗證其合法性、合理性的管理措施。如果缺乏必要的監督,企業內部就會產生員工權力的過度增大,在這種狀況下,會使掌握極度權力的員工依靠欺騙手段牟取個人私利,導致公司利益蒙受損失。為了防止企業內部部分崗位權力過大而導致的管理失控,企業需要建立健全內部控製製度,從會計核算和審計體係上建立完善的監督製度是比較有效的措施。
內部控製是指公司或者事業單位為了保證業務活動的有效進行,保護資產的安全和完整,防止、發現、糾正錯誤與舞弊,保證會計核算的順利開展和會計資料的真實、合法、完整而指定和實施的政策與程序。企業和事業單位之所以需要普遍建立內部控製體係,是因為該體係可以實現如下的目標:(1)內部控製體係可以保證業務活動按照適當的授權進行。(2)內部控製體係保證所有交易和事項以正確的金額在恰當的期間及時記錄於適當的賬戶,使財務報表的編製能符合會計準則的相關要求。(3)內部控製體係還可以保證賬麵資產和實際盤存資產定期核對相符。(4)內部控製體係可以有效地保證對資產和記錄的接觸、處理都經過適當的授權。
一個企業應該如何建立健全自身的內部控製體係呢?以下的五點意見提供給讀者參考。
(一)完善企業的控製環境
任何企業的控製活動都存在於一定的控製環境之中,控製環境的好壞直接影響到企業內部控製的貫徹和執行以及企業經營目標及整體戰略目標的實現。控製環境中的要素有價值觀、組織結構、控製目標、員工能力、激勵與誘導機構、管理哲學與經營風格、規章製度和人事政策等等。主要的問題是管理層要充分說明內控的完整性;公司要有積極的控製環境,使整個組織中的員工具有控製覺悟和自覺的控製態度,特別是高級管理層要積極地進行控製;員工的能力與其責任要相匹配。
(二)進行全麵的風險評估
控製環境中包括的要素很多,但考慮成本效益原則,並不是所有的要素都有采取內部控製的價值,隻需針對那些具有風險並且會影響有關控製目標實現的可控要素進行控製。
(三)設立良好的控製活動
控製活動是確保管理階層的指令得以實現的政策和程序。控製活動出現在整個企業內的各個階層與各種職能部門,涉及的控製對象包括人、財、物、產、供、銷等各個方麵,而控製措施是針對各關鍵控製點而製定的,因此,企業在製定控製活動時關鍵就是要抓住關鍵控製點。
(四)建立廣泛的信息與交流
信息與交流,就是向企業內各級主管部門(人員)、其他相關人員,以及企業外的有關部門(人員)及時提供信息,通過信息交流,使企業內部的員工能夠清楚地了解企業的內部控製製度,知道其所承擔的責任,並及時取得和交換他們在執行、管理和控製企業經營過程中所需的信息。在信息方麵,要注意內部信息和外部信息的搜集和整理;在交流方麵也要注意內部和外部信息的交流渠道和方式;在信息技術的發展中注意控製信息係統。
(五)加強內部控製的監督與評審
監督與評審是經營管理部門對內控的管理監督和內審監察部門對內控的再監督與再評價活動的總稱。要確保內部控製製度被切實地執行且執行的效果良好,內部控製過程就必須被施以恰當的監督。監督是一種隨著時間的推移而評估製度執行質量的過程。監督評審可以是持續性的或分別單獨的,也可以是兩者結合起來進行的。主要應關注監督評審程序的合理性、對內控缺陷的報告和對政策程序的調整等等。
管理應用
華北油田向內部監督管理要效益,企業走出艱難的生存環境
華北油田的開發始於上世紀70年代。1975年任丘任4井獲日產千噸高產油流後,華北石油會戰指揮部於1976年1月獲國務院批準成立。1978年,原油產量達到1723萬噸,居全國第三位,為當年全國原油產量突破億噸大關做出了重要貢獻。1979年,原油產量達到1733萬噸,創曆史最高水平。截至2003年底累計生產原油2.18億噸,在中油股份公司各油氣田中位居第三。由於曆史原因和特殊的地質條件,華北油田在連續10年產油1000萬噸以上之後,於1987年進入快速遞減階段,1998年年產降至400萬噸。新的形勢給華北油田的生存發展帶來挑戰。主要表現在五個方麵:一是人多油少。到1999年,油田人均油氣當量不足50噸,遠低於集團公司的平均水平。二是攤子大。油田每年400多萬噸的產量與原來形成的1700多萬噸生產能力規模不匹配,對經濟、安全運行和控製成本的壓力加大。三是勘探程度高。冀中地區三維地震覆蓋率高達52.5%,勘探對象越來越複雜,勘探主體不得不向低滲透、深層、特殊類型儲層和隱蔽圈等複雜目標轉移。四是油田發展後勁不足。主力油田處於中後期開發階段,綜合含水高達82.3%,原油產量綜合遞減達到6.3%,增儲穩產難度大。五是管理粗放現象不同程度存在,不合理的支出與浪費成為企業經營的負擔。在這麼艱難的情況下,企業究竟該走向何方?