當然我從未想過把王總變成一個“孔雀型”的人,我也永遠做不到這一點,我隻是想讓他能夠適當放鬆一點兒,寬鬆愉悅對任何人的身心健康都會有好處,某種程度上還會激發工作效率的提高。
6.拖延時間與性格特征
拖延時間是否是某一種性格特征的人的專利,或者是根本就不會在某一種性格特征的人身上發生,其實上述兩種說法均有所偏頗。實際上每種性格特征都有拖延時間的習慣,都會發生拖延時間的情況。其原因在於當不同性格的人遇到他們不願意做的事情的時候,就會發生拖延時間的情況。
直接型(Direct):當他們遇到需要獨自一個人坐下來靜靜思考的事情時,他們往往會拖延時間。並不是他們不擅長思考或對思考感到反感,隻是他們更喜歡將他們對事情第一反應立即拿出來和周圍的人分享。
間接型(Indirect):當他們遇到需要將某些事情通過和周圍的人進行互動、討論的時候,他們往往會拖延時間。因為他們會認為在沒有經過自己大腦仔細思考後就討論簡直是胡言亂語,而當碰到需要他們通過參加聚會或者占用業餘時間才能解決的問題,對他們來說,簡直就是浪費時間,他們更願意直接把這些時間用在思考上。
理性型(Rational):當他們遇到需要處理複雜的人際關係時,他們往往會拖延時間。比如說讓他們去調解同事之間的矛盾或者調解客戶與公司之間的爭端。他們更願意花這些時間與同事討論下一步的工作計劃,或者對客戶進行深度訪談以分析了解他們的消費需求。
感性型(Emotional):當他們遇到職場上有傷感情的負麵事件時,他們往往會拖延時間。比如批評同事或者下屬的工作不力,或者把不好的消息告訴別人。他們更願意花時間來進行感情交流或者在團隊協作的活動上,就算是在一起喝酒、吃飯也是有意義的。當然最好還是能幫助他人取得工作上的進步,提高工作效率。
7.時間能否控製
當一個人在麵臨時間問題時,你需要了解到底應該是控製時間還是適應時間。因為這會決定你在麵臨壓力時,是被壓力壓垮,還是能夠將壓力轉換為動力。比如,你在早上準備好了去參加一個非常重要的會議,但擁擠不堪的交通狀況、或者不知什麼原因與老婆吵了一架、或者自己的小孩生病需要立即送往醫院就診等狀況,會迫使你遲到很長時間,甚至無法參加會議。如果你是一個“老虎型”的人,在麵臨會議遲到時會讓你喪失處理突發事件的冷靜和能力。“老虎型”的人往往不習慣於車到山前必有路的柳暗花明,他們習慣將所有事情都在自己牢牢的掌控之下,此時他們會大發脾氣、甚至會失去理智,這樣往往隻能使事情朝向更加糟糕的趨勢發展。
如果你事先了解自己是個“老虎型”的人並且知道自己需要完善的方麵,當上述類似情況發生時,你會嚐試著告訴自己是否可以找其他的方式去處理這個問題,也會更加容易地去自我調解。比如是否可以在事先取得上司同意的情況下,通過電話參加或者安排別的同事代替參加,甚至改變會議的時間。也許過了一個月你才發現,其實那個會並不是必須要在那個時間開的,換個時間根本不會耽誤任何事情。
我們再來想一想,如果是“小浣熊型”的人遇到上述類似情況,他們也許會說,“天哪,昨天我還為沒有完全準備好會議發言稿而萬分焦慮,真是老天爺特意安排了交通堵塞,讓我能夠利用這個時間把發言再好好準備一下,免得到時候由於我使會議進展受阻,那我該多對不起大家”。當然這個例子並不是讓你盼著在每次重要會議之前都遇到交通堵塞,它隻是告訴你當你知道自己是個“小浣熊型”的人時,當你知道自己有隨機應變的偏好時,你在處理臨時突發事件時會更加遊刃有餘,一個及時的電話溝通也許就可以決定到底是安排其他同事參加或者更改會議時間。
綜上,如果“老虎型”的人對於變化的情況多一些適應而少一些對周圍事情的控製,而“小浣熊型”的人能夠更好地控製時間且具有更多主動性和緊迫性,那麼兩者均會更好地利用時間。
四、有效的時間管理方法
從上麵的分析中我們可以看到,通過更好地了解自己性格類型偏好來把控時間,會使時間問題得到更有效的解決。因此,無論你是何種性格類型偏好的人,都應該記住以下幾點:
1.人們在做他們不喜歡或不擅長的事情時往往會傾向於拖延時間,讓我們發現一個人總是不斷推遲一件他必須完成的工作時,我們就可以判斷出此刻他需要幫助和支持。
2.每種性格類型偏好都會有控製和適應時間的需要,並且他們各自擅長的方麵是不一樣的,通常R型的人更喜歡掌控時間,而E型的人更喜歡適應時間,兩方需要相互理解、包容和適應,任何一方不要試圖完全改變另一方。
3.時間管理的方法是隨著人類社會的經濟發展不斷變化的,正是人們對時間管理有效性的不斷提高促進了人類經濟的快速發展。人類社會從農業革命到工業革命再到資訊革命,時間管理經曆了四個階段:
第一階段,著重強調利用便條與備忘錄,在眾多事情的忙碌間調配時間和精力,爭取每件事都不遺忘。
第二階段,著重強調行事與日程表,此時時間管理已經注意到規劃未來的重要性。
第三階段,著重強調優先順序的觀念,即根據事情的輕重緩急設定短、中、長期目標,再逐日製定實現目標的計劃,將有限的時間、精力加以分配,以達到工作效率的最大化。但此時仍是以事為中心。
第四階段,隨著全球經濟的快速發展,人們漸漸發現在此過程中遺漏了對於所有人來說最重要的一樣東西——我們管理的是人,而不是機器,基於人本身特性管理的任何工具終將不會長久地發揮作用。史蒂芬·柯維(Stephen?R。?Covey)博士(美國著名的領導力大師、人際關係專家、美國前總統克林頓的核心顧問)在1997年10月出版的著作《高效能家庭的七個習慣》(又譯名《幸福家庭的七個習慣》)?中創新性地提出以人為核心的時間管理方法,之所以以人為核心是因為如果僅僅著重於時間與事務的安排,則會忽略人的感受,而以人為中心則可以更好地幫助人們平衡工作、家庭、效率、精力。該方法提出將工作按照重要程度和緊急程度兩個維度加以分析,並根據不同的情況分別予以處理。
根據上表 ①的說明,通常你首先要做重要且緊急的事情;其次處理那些不重要但非常緊急的事情;再次思考和安排那些非常重要但不緊急的事情,這些事情如果不提前做好安排,它們未來會演化成重要且緊急的事情;最後你可以利用閑散時間或相對精力不那麼旺盛的時間裏做那些既不重要也不緊急的事情。
五、各種性格類型偏好的人在時間管理時的注意事項
針對時間管理過程中的關鍵問題及注意事項,我們要再重點分析一下不同性格類型的人應該如何加以特別的關注。