正文 第4章 方法製勝――在思考中高效工作(1 / 3)

成功的職業女性善於思考,喜歡積極地尋求解決問題的最有效方法,經常會在工作過程中問自己:“怎樣才能將工作做得更好?”當一個人具有了這樣的自我鞭策意識後,每一天都帶著思考去工作,讓自己成為一個思考的智者,自然能夠了解自己的不足之處,培養自己的創新精神,並掌握各種方法提升自己的工作業績,成為老板眼中最有價值的員工,實現自己的人生目標。

第1節帶著思考去工作

李小姐和王小姐同時受雇於一家蔬菜店,試用期的工資是一樣的。工作了一段時間後,李小姐受到老板的提拔漲了工資,而王小姐卻仍在原地踏步。

王小姐認為老板很不公平,心中充滿了埋怨,一天她向老板發出了自己的質疑。老板一直耐心地聽王小姐抱怨,當王小姐說完後,老板開口說話了:“小王,你到菜市場上去一下,看看今天有什麼新鮮的菜。”

王小姐很快從菜市場轉了回來,彙報說:“隻有一個農民在賣白菜。”

“有多少?”老板問。

王小姐趕快又跑到菜市場,然後跑回來說道:“一共20袋白菜。”

“價格是多少?”老板再次發問。

王小姐於是又到菜市場問來了價錢。

“好吧,”老板對她說,“現在請你坐到一旁看看小李怎麼說。”

李小姐很快就從菜市場上回來了,彙報說:“到現在為止隻有一個農民在賣白菜,一共20袋,價格是17元一袋,白菜質量很不錯,我還帶回來一棵讓您看看;這個農民一個鍾頭以後還將弄來幾箱西紅柿,他出的價格非常公道,昨天他鋪子的西紅柿賣得很快,庫存已經不多了。我想這麼便宜的西紅柿您肯定是想進一些的,所以我不僅帶回了一個西紅柿做樣品,而且把那個農民也帶來了,他現在正在外麵等回話呢。”

此時老板轉向了王小姐,說道:“現在你知道為什麼小李的工資比你高了吧?”

在老板的不斷提示下,王小姐跑了3次才了解了菜市場的部分情況;而在沒有任何提示下,李小姐僅走了1次,就掌握了老板需要和可能需要的信息。對比起來,李小姐善於思考,辦事高效、靈活,不僅圓滿完成了領導交給的任務,還主動給領導提供參考意見和盡可能多的信息,自然得到了領導的賞識和青睞。

日本鬆下電器公司中有這樣一塊標語牌:

“如果你有智慧,請你貢獻智慧;

如果你沒有智慧,請你貢獻汗水;

如果你兩樣都不貢獻,請你離開公司。”

這條標語說明:一流員工既敬業又善於尋找方法解決問題,是企業和老板最需要的人才,成功之門總是經常向他(她)們敞開;末流員工隻找借口,無法出色高效地完成工作,勢必會在激烈地競爭中被淘汰出局。

在企業的發展過程中,總會遇到各種各樣的問題,所以,企業和老板們最迫切需要的是能夠及時解決問題的人才。現代企業中,那些能夠高效完成工作的職業女性,常常能夠得到企業及老板的青睞。而係統、勤奮地思考,永遠是員工高效工作的保證。因此,作為職業女性,你必須善於動腦思考,提高自己的工作效率,從而獲得老板的信任,放心將更重要的工作交給你。具體做法是:

1.端正態度。懶於思考,隻會養成對任何東西都不加思考地發表看法的習慣,這樣得出的結論往往是不科學的或者不正確的,因此要端正自己的態度。

2.經常獨立思考。遇到任何問題,不要總是去請教他人或者依賴他人的結論。嚐試著自己去發現問題的本質,找出解決的方法,久而久之,便會使思維活躍,判斷能力和解決問題的能力也會得到相應的提高。

3.遇事多問幾個為什麼。不管到什麼地方,遇到什麼事,多問幾個為什麼,積極地尋找答案,時刻梳理自己的思路,這是勤於思考的良好表現。

4.善於歸納,舉一反三。經常將自己掌握的知識進行歸納總結,融會貫通地將其中的普遍規律應用到其他的事物上。

5.對問題要全麵思考。考慮問題最忌片麵,一定要對任何將要采取的方法都進行全麵思考,分析它的利弊以及所有可能產生的後果。

6.采取最快捷的工作方式。例如,你要通知各個部門召開一個會議,一個人一個人的打電話通知、寫信告知和發傳真相比較,寫信這種傳達消息的方式最慢,打電話和發傳真同樣快;而如果你要通知的人不在辦公室,你則還需要再聯係,可能找來找去都找不到,這還是沒有達到快捷的目的;但是如果發傳真,無論受話人在不在辦公室,他(她)們回來時都會看到,這樣可以節省再次打電話找受話人所浪費的時間。

7.多參與集體活動。眾人在一起討論時,往往會傳播出許多知識與經驗,從而能夠拓寬你的知識麵,學習到更加有益的處事方法。

總的來說,帶著思考去工作,可以及時解決工作過程中存在的問題,從而有所發現、有所發明、有所創造,這對於工作效率的提升也是非常有促進作用的。因此,作為職業女性,必須養成善於思考的習慣,思考全局、思考細節、思考工作中的每一件事,幫助自己成就一番事業。

帶著思考去工作,善用方法,工作往往能夠做得有聲有色,效率極佳。

第2節提高時間的使用效率

工作效率低的人一般隻有時間的概念,而沒有時間效率的觀念。時間就是潛在的資本,成功與成就往往來自提高時間的效率。正如世界著名潛能大師博恩?崔西所說:“時間是生命的原料,我們有多大的成就取決於怎樣利用我們的時間。”

因此,要想成為優秀的職業女性,就要在提升自我能力的同時,還要在工作中注重提高時間使用效率。

安排好工作日程

在規定時間期限內完成工作,是提高時間使用效率、保證工作高效的有效方式。為自己定下辦每一件事情的期限,並且盡量去遵守它,這樣也能大大地提升時間效率。因為,隻要加上一點點的壓力,大多數的人就會把工作做得更好,而自我定下的期限就可以提供自己所需要的壓力,使工作能夠順利完成,否則隻會因自己時間觀念不強而誤事。

瑪麗?韋爾斯?勞倫斯是一名美國女老板,她是一家廣告公司的董事長,她精通生意經,因而在商業界具有很大影響力。她的公司目前的年營業額為2.5億美元。但剛開業時,她隻在紐約的一家飯店裏租了一間房子,隻有她母親替她接電話,兩個人甚至連午飯的時間也不休息。後來,她逐漸明白怎樣使自己每天的工作更富成效,那就是無論什麼時候都要安排好工作日程。一次,她對《時裝》雜誌的一位記者說:“我雖然沒有實際去擬定各種圖表,但是我在腦子裏已把一切都考慮的很周密。”

設定期限,安排好工作日程,這是一項成功經驗。當然,你最好隨時做筆記,將下一步計劃要做的事情記下來。不要太過於相信自己的記憶力,也不要等到事已臨頭或即將臨頭才臨時抱佛腳。事先做好準備,可以讓你在工作時有條不紊,提高效率。在完成當天工作的同時,也應擠出點時間把第二天的事情安排好。

有次序地去工作

阿嬌是一位女教授的助理,人很機靈,就是有時做起事情來沒有次序,經常把自己弄得很疲憊,卻沒有按時完成女教授交給她的工作任務。

一天,女教授拿出一個裝水的罐子放在桌上,隨後又取出一堆拳頭大小的鵝卵石,把它們一塊塊地放進瓶子裏,直到鵝卵石高出瓶口再也放不下了。然後問阿嬌:“瓶子滿了嗎?”

阿嬌回答:“滿了。”

女教授反問:“真的?”說著又從桌子底下取出一袋碎石子,倒了一些進去,並敲擊玻璃壁使碎石子填滿鵝卵石間的間隙,“現在瓶子滿了嗎?”

這一次阿嬌有些明白了,說:“可能還沒有。”

“很好!”女教授伸手從桌子下又拿出一袋沙子,把它慢慢倒進玻璃瓶,沙子填滿了鵝卵石的所有間隙,又一次問阿嬌,“瓶子滿了嗎?”

“沒滿!”阿嬌急切地回答。

這時,女教授又拿起一壺水倒進了玻璃瓶中,直到水麵與瓶口齊平。她望著自己的助手意味深長地說:“我想通過這個實驗告訴你,當你先放進了鵝卵石之後,還可以把碎石子、沙子和水放進去,這樣瓶子可以裝下滿滿一瓶東西;如果你不先把鵝卵石放進瓶子裏,而是先裝滿碎石子或者沙子、水,那麼你就再也無法把鵝卵石放進去了。所以,你在處理事情的時候,也要切記先去處理這些大的‘鵝卵石’,否則你會因那些次要的、小的事情而錯過了做重要事情的時機,留下遺憾。”

阿嬌聽了女教授的話,慚愧地低下了頭。

同樣的空間,放置東西時的先後順序不同,結局就大相徑庭;同樣的時間,工作安排的順序不同,結果也千差萬別;同樣的人生,如果不先處理與目標密切相關的要事,你的空間就會被一些瑣事或是次要事務擠滿。

對於每一名職業女性來說,如果做事缺乏全局計劃性,不分輕重緩急,那麼工作即使再勤懇賣力,最終效率卻仍是極低的。如果能夠合理調控時間,分清主次,就會在有限的時間內完成更多的任務。因此,做任何事情,你都要講究章法,不能眉毛胡子一把抓,要按事情的輕重緩急,一步一步地把事情做得有節奏、有條理,無論做什麼,都要從全局的角度來進行規劃,將總體目標分成若幹個小目標,將事情分出輕重緩急,這樣做事效率才能提高。

要事第一,排除次要事務

先把要做的事情都羅列出來,然後按事情的重要程度給這些事情排序,最後,再嚴格地按這個順序去做事。這樣可以幫助我們找到最值得做的事,抓住最有效的時間,在重點問題和關鍵問題上用最寶貴的精力,達到事半功倍的效果。因為,把最重要的事放在最重要的位置,按照事情的重要程度的順序去做事,是有效利用時間、高效做事的關鍵。

此外,要集中精力於當急的要務,就要排除次要事務的牽絆。工作中,如果總是不斷地被一些次要事務所幹擾,那麼就會阻礙向目標前進的腳步,有時甚至會誤導方向,因為這些事務而耽誤了做重要的事情的時間。

美國潛能大師史蒂芬?柯維在一所規模很大的大學任師生關係部主任時,曾聘用一位極有才華又獨立自主的撰稿人。有一天,史蒂芬?柯維有件私事想拜托她。

撰稿人說:“你要我做什麼都可以,不過請先了解目前的狀況。”她指著牆壁上的工作計劃表,顯示超過20個計劃正在進行,這都是早已談好的。然後她說:“處理這些急事至少要占去幾天時間,你希望我放下或取消哪個計劃來空出時間?”

撰稿人的工作效率一流,這也是為什麼一遇到事情史蒂芬?柯維就會找她的原因。史蒂芬?柯維衡量再三,無法要求她放下手邊的工作,因為比較起來,正在進行的計劃更為重要。結果,史蒂芬?柯維隻有另請別人完成那件私事了。

工作中,職業女性在努力向自己的目標靠近的時候,總是會遇到各種各樣的事情的幹擾。有時候是來自是家庭的,有時候是來自經濟方麵的,這些諸多方麵的因素就是對你把握重要事務的能力的挑戰。如果你因為這些次要事務而停止了前進的步伐,甚至因此而偏離了目標的方向,那麼你就會離成功的目標越來越遙遠。因此,你若想提高時間的使用效率,就要排除那些次要事務的牽絆,這樣進入行動狀態後,全力以赴地向前邁進就容易成功。

綜上,作為職業女性,在工作過程中要講究方法,對自己所要做的事要有全局計劃性,要能夠科學地、合理地調控時間,這樣才會在有限的時間內完成更多的任務,從而提高時間的使用效率。

時間是成功的保障,我們應該以有限的時間去做無限的工作。

第3節請拿出結果

結果是所有工作執行的根本,是工作中一切行為的導向。對於一個企業來說,如果員工在工作中隻有努力的過程,而沒有實實在在的結果,企業將無法實現自身的發展,員工也將不能依托企業這一良好的平台來實現自身的價值。

然而,在工作中,很多職業女性僅僅強調“完成了工作任務”,而忽略了“工作最終的完成情況”。實際上,完成任務並不等於工作取得了理想的結果。任何規則和程序都是服從和服務於目的的,工作要的是結果,而不是過程。

瑪莉、蘇珊、安娜是同一批進入M公司的員工,但試用期過後,對她們的職位安排卻大不相同,瑪莉被提升為部門主管,蘇珊被任命為小組組長,而安娜雖然也度過試用期卻仍是普通的職員。

莉莉是三個人的上司,她的一位朋友知道這件事情後,感到十分好奇,便向莉莉詢問其中的緣由。莉莉說道:“在企業之中,每一名員工的發展都是與其工作的結果掛鉤的。”見朋友還是不明白,莉莉又說:“我現在讓她們三人做相同的事情,你隻要看她們的表現就會明白了。”

莉莉叫來三個人,然後對她們說:“現在請你們去調查一下我們的競爭對手A公司新手機產品的功能、價格、品質以及目前在市場上的銷售情況,這些數據你們都要詳細地記錄下來,並盡快給我答複。”

半個小時後,三個人都回到了公司。

安娜先做了彙報:“那家公司有我的一個同學,她願意幫我的忙,明天給我結果。為了保證明天一定能拿到結果,我準備今天晚上請她吃飯,您放心,明天一定給您答複。”

接著,蘇珊將自己了解到的A公司新手機產品的功能、價格、品質以及目前市場上的銷售情況都一一告訴了莉莉。

輪到瑪莉的時候,她也是報告了關於A公司新手機產品的功能、價格、品質以及目前在市場上的銷售情況;不同的是,她還遞交了A公司在市場上同樣具有競爭力的其他型號的手機產品的相關詳細情況。”

此時,莉莉微笑著向朋友說:“你看,她們三個人做同樣的工作,但有的人隻是對工作的程序負責,而有的人雖然完成了任務卻缺乏多做出成果的主動性,而那些獲得更高職位、能拿到更多薪水的員工卻是對結果負責的人,她是在對自己工作的價值負責。正是由於她們對工作結果的不同看法和對待,才造成了她們在職業發展上的較大差異。”