接電話時的禮儀
1.拿起電話，先告知對方自己的單位名稱；需要轉接電話時，要問清楚對方的單位名稱及所屬部門。
2.在不了解對方的動機和目的是什麼時，請不要隨便傳話。當你沒有得到受話人的授權而他（她）又不在時，不要隨意透露指定受話人的行蹤。
3.如果在接聽電話過程中有客人來訪，你應和通話人說明情況，得到對方同意後方可掛斷電話，然後接待客人；如遇通話內容非常重要而不能馬上掛斷時，應立即向客人致歉，告知他（她）稍等，然後繼續通話。
4.如果對方需要你代為傳達事情時，你應和對方多重複幾次要點，如日期、數字等關鍵性要素，以免出錯。
5.如果對方打電話找你的上司，你可以客氣而禮貌地詢問：“對不起，請問您是哪位？”以防不良意圖者的幹擾。
6.轉告某人有電話時，如果他（她）正在接待客戶，你最好利用紙條傳遞口信，而不要口頭轉達。這樣做不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由於打岔引起的尷尬和不悅。
7.如果因為對方的原因聽不清楚對方說話的內容時，最好不要試圖去猜測對方的話語，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。
8.如果自己的電話突然發生故障導致通話中斷，此時你應該馬上更換另外的電話再撥給對方，向對方解釋清楚。
9.通話時說話聲音不宜太大或太小，更不能拿腔捏調，務必讓對方聽得清楚，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室裏其他人的工作。
10.結束通話時，在你確定對方已經掛斷電話後，自己再輕輕放下聽筒。
撥打電話時的禮儀
作為白領的你，應該掌握打電話的學問。打電話一方應盡量為接話一方著想，這樣既表現出了一個人的風度，同時也提升了公司形象。在你所有的電話中，最多的可能是商業電話，這就要求你必須具備一定的商業基本常識和禮節。有時你可能會遇到一些令人不大愉快的緊急電話，這就需要你有一定的隨機應變的能力。以下幾點是你打電話時應該重點考慮的幾個方麵：
1.理清思路。給他人打電話時，切忌沒有任何準備。當你要撥號之前，對於自己所要表達的事項應先理清思路；而且，對方也肯定會問你一些問題，所以你應該事先準備好如何做出回答。如果可以的話，你可以先在自己的腦海中設想一下這次要談的話題或草草記下想說的事情，這就要求你要養成隨時記錄的習慣。在你的辦公桌上，應時時放有電話記錄用的紙和鉛筆，便於你一手拿話筒，一手拿筆，隨時記錄下重要的事情。
2.表明自己的身份。打電話時，首先報出自己的身份，然後以問候作為談話的開場白，這樣可以迅速拉近通話雙方的距離。
3.確認通話時間是否適宜。當你給他人打電話時，也許對方正十分忙碌。因此，你應當征求對方現在通話是否方便：如詢問對方，“您現在接電話方便嗎？”“您現在忙嗎？”“您現在有時間同我談話嗎？”“這個時候給您打電話合適嗎？”“您能抽出點兒時間聽聽我的話嗎？”等。
4.給對方足夠的時間做出反應。即便你想迅速解決某一緊急的事務，也應該給對方足夠的時間，讓他（她）們對你的要求做出反應。如果你拿起電話像機關槍一樣說個不停，那會使對方誤認為你正在朗讀材料呢。
5.避免其他事務的幹擾。當你打電話時，如果你中途與身邊的其他人談話，這是極不禮貌、極不合適的行為，倘若你邊打電話邊吃東西也是失禮的，那隻會讓人覺得你對他（她）們不夠尊重；如果你在這時確實有一件更加重要的事情需要處理，你應該向對方道歉，並講明理由，然後以最短的時間處理完這些事情，不要讓對方久等。如果你預計到對方等候的時間可能會長，你可以先向對方道歉，然後過一會兒再打過去。但在你打電話時，最好避免這種情況的發生。
精通電話禮儀，讓你在最短的時間內達到最大的溝通效果。
第7節接發郵件的禮儀
電子郵件，作為新興的網絡通信方式，在給人們帶來方便的同時，也帶來了職場禮儀方麵的新問題。正確地收發電子郵件，日益成為職場對白領女性的新要求。
E－mail禮儀
1.電子郵件撰寫要求。
（1）主題要明確：一個電子郵件，大都隻有一個主題，並且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。
（2）語言要流暢：電子郵件要便於閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字；引用數據、資料時，最好標明出處，以便收件人核對。
2.發郵件時一定要慎重。對於E－mail裏的每一個字、每一句話都不能隨意而為，要認真斟酌。現行法律規定：E－mail也可以作為法律證據，是合法的取證手段之一。發E-mail時一定要小心，如果對自己公司不利的內容，最好不要寫上，如報價等，以免成為別人攻擊的對象。
3.郵件內容要簡潔。過分龐雜的內容在信息量巨大的今天是很難引起別人的注意的，也不會有人喜歡看下去。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。
電子郵件使用的禁忌
商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當注意的禮儀禁忌主要包括以下幾個方麵：
1.電子郵件應當避免濫用。在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“人際交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他（她）節省時間。”因此，在工作中，絕不要輕易向他人亂發電子郵件；在收到他人的重要電子郵件時，應即刻回複對方一下，因此將自己的郵箱設為自動回複往往還是必要的。
2.電子郵件應當注意編碼。編碼的問題，是每一位電子郵件的使用者均應予以注意的大事。由於中文文字自身的特點和複雜性，中國內地、中國台灣、港澳地區以及世界上其他國家的華人，目前使用著互不相同的中文編碼係統。當一位商界人士使用中國台灣的編碼係統向生活在中國台灣之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時，由於雙方所采用的中文編碼係統不同，對方很有可能隻會收到一封由亂碼字符所組成的天書。因此，當你使用中文向其他國家和地區的華人發出電子郵件時，最好同時用英文注明自己所使用的中文編碼係統，以確保對方可以真正收到自己的郵件。
3.電子郵件應當慎選功能。隨著科技的發達，現在市場上所提供的電子郵件軟件也越來越先進，可有多種字體備用，甚至還有不同信紙可供使用者選擇。這些改進固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能對於商界女性來說卻是應該慎用的。一方麵，對電子郵件做過多的修飾，難免會使其總容量增大，繼而使收發時間增加，既浪費時間又浪費金錢，而且還會給人以浮華不穩重之感。另一方麵，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，收件人所收到的電子郵件就很有可能會大大地背離發件人的初衷，因而使之前功盡棄。
電子郵件禮儀是社交禮儀的延伸，自有其特點，熟練地掌握它不僅是職場的需要，更是日常生活的需要。
第8節迎來送往的學問
現代職場交往中，“禮尚往來”的事情會經常發生。作為職業女性，禮貌地迎接和拜訪不僅代表了一個公司的形象，同時也折射了你的素質、層次和能力。這些最常見的事如果處理不好，會給自己臉上抹黑，影響自己的情緒，也會有損公司的形象，給公司造成損失。
介紹的學問
日常的職場交往中，怎樣和新同事或客戶相識並建立友誼，這主要靠相互介紹或自我介紹。
在赴約、赴宴、招待會等場合，肯定有一些人自己不認識，這時候就需要主事者作介紹。當主事者向自己介紹別人時，自己應該站起來，並致以謝意。向對方告知自己的姓名、職業時應主動熱情，同時注意在第一次介紹中記住對方姓名，免得接下來的談話不好稱呼。對一些自己不認識的長者或領導同誌，要主動站起來，先自我介紹，讓對方了解自己。
自我介紹時，態度要謙虛，不能自吹自擂。如果你擔負一定的領導職務，不要在介紹時揚揚得意，隻要說出在某某單位工作即可。交際場合中初次見麵就過分地表現自己很容易引起對方的反感。
為其他人作介紹時要簡潔明了、實事求是。介紹姓名時，發音要清晰，最好作扼要的說明，如介紹張某，可以說是“弓長張”；介紹章某，可以說是“立早章”。這樣既聽得清楚，又便於記憶。被介紹的一方應以禮貌的語言向對方問候，點頭或握手致意。
握手的禮儀
介紹過後，就是握手。與他人握手時需要注意以下幾點：
1.心無旁騖。當你和別人握手時，一定要認真地看著對方的眼睛，麵帶微笑，必要時寒暄兩句，如“歡迎光臨”、“你好”等，不要沉默不語，更不要左顧右盼。
2.把握時間和力度。一般來講，握手的時間應控製在3秒左右。兩手相握時稍微握一握，再晃一晃，稍許用力。對方是男性時不要手掌過分向下，更不要隻伸指尖給對方。
3.注意伸手的前後順序。如果是在介紹雙方，先介紹地位低的，地位高的人先伸手；對方是男士時，自己應該先伸手；長輩和晚輩握手，長輩先伸手；上級和下級握手，上級先伸手。實際上，這種方式體現的是主動握手者對對方的接納。如果客人和主人握手，主人應先伸手，表示歡迎。
得體的道別禮儀
會客完畢客人準備告辭時，作為主人的你應該真誠的挽留。不論是同事來訪，還是業務上的往來，當對方走時，作為東道主，你一定要熱情相送，不要一出門，對方客氣一下，就不相送了，這樣有可能葬送在客人來訪時你精心培植起來的所有感情。所以無論是誰來訪，無論對方多客氣地不讓送，都應該送對方一段，並且要在客人的身影完全消失以後才能返回，否則，當客人走完一段再回頭致意時，發現主人不在，是很失禮的。
客人走後，你應輕輕關上房門，不要使門發出巨大的響聲，以免被客人聽到感到不舒服。對遠道而來的客人，則要事前為他（她）買好車船票，並將之送到車站、碼頭並等車、船開動消失在視野以外後再返回。尤其不要表現得心不在焉或頻頻看表，以免客人誤解成你有事或厭煩。
如果此前的會談你感覺意猶未盡，想與對方單獨交談，那你更應該送客人一程。如果對方來訪時還帶著另一個人，那你就更要相送了，這會使你的客人很高興，因為你在他人麵前充分表達了對他（她）的尊重。
熟練掌握運用迎來送往的商務禮儀，在塑造良好個人形象的同時，也提升了企業形象。