當然，不做具體分析，以理服人，而是無限上綱，亂扯一通，也不會有好效果。因此，根據問題的性質、程度，在講的時候，就有一個輕重之間怎樣才算適宜的分寸問題。
分寸是衡量語言分量的尺度。要把握好分寸，一是注意詞意上的細微差別，尤其是同義詞、近義詞之間的細微差別。二是注意態度和語調的區別，這種分寸也是會影響到分量的。指出問題的嚴重性，進行嚴肅的批評，不一定非要高門大嗓、聲色俱厲不可。語言尖刻，態度粗暴，甚至出口傷人，以挖苦、諷刺、嘲笑人為快事，必定造成對方的反感和抵觸，不利於問題的解決，也不利於團結。
8.會議要適時而止
會議議程一經發出，不要更改，不要超過規定的時間。如果會議程序拖延了，要立即采取行動。明確告訴大家，要在規定的時間內開完會。此舉最得人心。
設計會議的開場白
明快生動的開場白給人的印象是深刻的，能起到先入為主、吸引聽眾的效果。精彩的開場白往往能像磁鐵一樣緊緊地吸引住聽眾，提高整個會議的調子和節拍，增強他們對會議的興趣。正如俗話所說，良好的開端是成功的一半。
開場白最多不超過一分半鍾，拖泥帶水的開場白會削弱解決問題的緊迫感，使會議剛開始就麵臨失敗。
開場白既要把開會目的講明，又要把重點點出，使與會者有思想準備，為領會會議精神打下良好的基礎。同時又不能三言兩語，草草了事，意不明，言已盡，給人以茫然之感，使與會者不明白會議的議題，失去對會議的興趣。好的開頭可以一下抓住與會者的心，給人以深刻的印象，吸引人們繼續聽下去。就像看一部引人入勝的電影，開始就興味盎然，人們自然急於了解下麵的情節。
開場白還要盡量避開那種陳舊死板、千篇一律的格式。要根據會議的實際或講形勢，或道特點，或提要求，或講別處的此時此刻，總之要因境製宜、靈活構思、巧妙設計，讓與會者在不知不覺中進入你精心設計的“圈套”。
一次，張主任召集全單位人員開會。當時會場比較嘈雜，聽眾情緒還未安定。張主任這樣開頭了：“有個笑話說，張飛和關羽參加一次劉備召開的軍機會議。當時大家正交頭接耳，劉備無法講話。張飛說：‘哥，看我的。’於是他用在長阪坡喝退曹軍的大嗓門吆喝一聲，結果大家沒有平靜下來。關羽說：‘小弟，你那手不行，還是看我的。’於是，他便坐在劉備的位子上，捋須凝目，似有所思。這下子大夥兒覺得奇怪，倒安靜下來了。其實，這隻是個笑話，剛才大家交頭接耳，現在為什麼靜下來了？這個問題留給大家思考。我今天所要講的主要內容是……”生動貼切的故事，立刻引起了聽眾的注意，會場很快安靜下來了。
還有一次，情況正好相反。張主任要講話了，會場氣氛太嚴肅，跟講話的內容不協調。為把氣氛搞活躍些，張主任又做了這樣的開頭：“有個善於演講的人總結了一條經驗，要調度會場情緒，隻要注意看兩個人：一個是看長得最漂亮的，看著這個人，可以使你講話更有色彩；第二個是要注視會場上最不安定的那個聽眾，鎮住他，使你講得更有信心。我想學習這個方法，可咱們這兒長得漂亮的、英俊的有一百個，可是沒有發現不安定的聽眾，這可叫我難辦了……”
主持人的任務是把問題清楚全麵地向大家攤開。他還需講清解決問題的迫切性，以促使大家立即行動。
開場白要陳述的內容，包括會議的背景、主題、目的、意義、議程和開法，其語言要簡明扼要、條理清晰、語調和表情都要與會議氣氛協調一致。
一般情況下，好的開場白主要有三條：一是直接點題，提綱挈領，要言簡意賅地把會議的內容、主題講清楚。二是借題發揮，調動全場的情緒，營造適宜會議開展的氣氛，使與會者興奮起來。三是運用富有啟示性、誘導性的語言，引導全場迅速進入境界，讓與會者集中精力。
控製會議的節奏
會議節奏的快慢直接影響會議效果，是一個不可忽視的問題。節奏過慢，會延長會議時間，浪費人力物力；節奏過快，有可能造成認識膚淺，對問題議得不深，研究不透，決策草率，達不到會議的目的，嚴重的會造成重大失誤。因此，在主持會議時一定要注意控製好會議的節奏。啟發引導大家，始終遵循會議既定的議題去進行充分討論，才能達到預想的目的。
這就要求會議的召集人必須使與會者充分了解會議目的，一開始就要講明會議都有哪些議題以及與會者需要承擔什麼任務，等等。你可以在會前擬定一個會議計劃表，對會議議題的難易、議程的前後安排、可能出現的問題及對策要有充分估計。在表述會議目的時，要做到表述清楚，有條有理。把會議的目的、要求、內容等全部告訴與會者，並且要做到層次清晰、邏輯嚴密、表達準確、中心突出。決不能邏輯混亂，主次不分，使與會者不知所雲、無所適從。