會議進行中要時刻留心會議的進程，控製好節奏。發現節奏過慢，應采取措施調動與會人員的注意力，主動提問，多加啟發引導，必要時也可提醒大家抓緊時間，圍繞中心議題，發表不同意見，相同意見從簡或不再重複。如果節奏過快，就要提醒大家沉住氣，時間充足，認真思考。
會議的時間有其限度。一般會議的時間以兩小時為限度，是從考慮人的生理以及心理的條件而來的。超過兩小時以上拖拖拉拉、鬆鬆散散的會議，隻會增加疲勞而不會產生好的智慧。為了保證在有限的時間內獲得滿意的結果，作為主持的領導者有責任控製會議的節奏，有張有馳，既使與會者充分交流意見，又要避免發生互相扯皮的現象。
有些發言者話太多。他們喜歡自說自話，似乎要利用每次會議來壟斷討論。對於這種情況，主持人出於對發言者的尊重，一般不應當麵直說，而應尋找機會做出巧妙的暗示。如果他發言了，給他適當的時間，然後說，“你提出的幾點很好。現在讓我們聽聽其他人的。”以此打斷他。如果這一招不靈，就限定時間，比如，每人發言兩分鍾。若是任由這些口若懸河者不著邊際、沒完沒了的宏篇大論，結束討論怕是要“等到花兒也謝了”。
有的人不願在大庭廣眾之下發表自己的意見而習慣於與周圍的人竊竊私語，這往往會幹擾會議的正常進行。如果交談達到必須加以製止時，你可以通過直接提問來試著打斷交談者，也可停止發言，等著他們安靜下來。如果這也不管用，你可以對他們說：“如果你們有什麼要說的，請大聲說出來，好讓每個人都能從你們的討論中獲益。”
與會者在針對某個問題展開討論時，由於各自的學識、背景、素質、經驗與價值觀不同，看問題的角度不同，做出的判斷、提出的解決方案也不盡相同。與會者往往會各持己見，據理力爭。這是討論深入的表現。但如果意見已趨向集中，這時主持人就應適時終止爭辯。否則，針鋒相對的雙方互不相讓，爭得麵紅耳赤，既浪費了時間，又妨礙會議下麵議程的進行。在一些情況下，會議或許會成為發泄私人恩怨的最好場合，有人會利用它來給部門、單位的工作製造麻煩。作為領導，很可能會成為惡語中傷的對象，遭到攻擊。你可能會惱羞成怒，大發雷霆，站出來和對方理論。這實際上已經偏離了會議的主題，不知不覺中正中對方下懷。他的目的就是要讓你狼狽不堪，在眾人心目中留下一個壞印象。作為會議主持，要保證會議完成既定目的，巧妙的語言技巧，可以使你從不利境地中從容地走出來，避免一場無謂的爭吵。
有效地控製會議的進程，很重要的一點就是使各項活動盡可能地依照事先預定進程推進，不要輕易加以變更。在有限的時間內，圍繞主題展開充分討論，那種天馬行空的“座談”，隻會使會議脫離軌道，進程緩慢。作為主持人，可以采用下麵的方法來糾正離題的人。你可以說：“這是個頗有意思的意見。這對討論我們的問題適用嗎？”這樣可能會使對方覺察到他們離題了，從而回到正軌上來。
靈活處理意外局麵
會議主持者盡管事先對會議進行了認真的準備，但在會議進行中往往還會出現一些意想不到的局麵和情況。對這些情況，主持者要沉著冷靜，靠自己的應變能力恰當地加以處理。
1．開局冷場的局麵
在討論中遇到無人發言或無任何反應，陷入冷場時，主持人應分清原因，分別采取相應的對策措施。
（1）與會者無思想準備，一時難以發言。特別是事先沒有打招呼，臨時召開的會議容易出現冷場。這時會議主持者可以鼓勵大家先談不成熟意見，在討論中再補充完善，也可以讓大家先做短暫的準備，然後發言；
（2）與會者對所討論的議題不理解、不明白而感到無從開口。會議主持者應詳細、明確地交代議題，對與會者進行耐心啟發；
（3）會議議題直接涉及與會者多數人的利益，因有顧慮而造成的冷場。會議主持者應先啟發與其利益關係不太大的，或者是大家公認比較正直、公道的人發言，然後再逐步深入。隻要有人開了頭，冷場就會變成熱烈；
（4）會議議題有一定的難度和複雜性，一時不易提出明確意見而出現冷場。這時會議主持者可以由淺入深，啟發大家開動腦筋，逐步接觸問題的實質，也可以選擇分析能力強、比較敏銳的人員率先發言，打開突破口再引導大家討論發言。
2．氣氛沉悶的局麵
會議中經常會出現沉悶的現象，這很正常。但是作為主持人，如果讓會議陷入沉默那就是失敗的、不合格的主持人。當一部分人在會議上沉默時，主持者應當思索沉默的原因，有針對性地采取對策。會議中的沉默通常有以下幾種情況：
（1）害羞、膽小的沉默。