“現在開會了。請同誌做報告，大家歡迎……”“請同誌們坐好，現在開會。第一項內容……”這是我們所經曆的千篇一律的格式。這樣開場陳舊死板，令人生厭。開場白要陳述的包括會議主題、目的、意義、議程和開法等內容是必不可少的，但這絕對不是要囿於程式，不加以變通，而是要根據實際，因境製宜，靈活安排。
會議的順利進行有賴於良好會議氣氛的營造，精彩的開場白可以使與會者感到，要討論的是與人們切身利益相關的問題或是大家共同關心的問題，這樣就能刺激與會者的興奮點和吸引其注意力，充分調動各種積極因素，將會議導向圓滿成功。會議的類型多種多樣，不同會議所需的氣氛也不同。征求意見會要求各方暢所欲言，集思廣益，需要的是生動、熱烈的場麵；研究解決問題的會議需要的是嚴肅、莊嚴的氣氛；歡迎會上語言要熱情洋溢；歡送會上，言語中就要流露出依依惜別之情。
營造會場氣氛，調動人們的情緒，不是靠大喊大叫，粗聲厲氣。例如某廠為解決生產中存在的工序間銜接不暢的問題，擬就個別班組存在的“磨洋工”現象進行批評。領導上來就說：“今天把你們找來，就是讓你們知道，你們拖了廠裏的後腿。你們說該怎麼辦吧？”劍拔弩張，“嚴肅”的會場氣氛夠濃的吧，可這樣不問青紅皂白地一通發作，甭說引起對方共鳴，恐怕求得合作都很難。會場成了戰場，這會怎麼開？
下麵是一篇較為成功的歡迎詞的開頭，恰與上文中的實例形成對比：
“春來誰做韶華主，總領九英是牡丹。”古都洛陽迎來了第九屆牡丹花會。熱情好客的古都人民，誠摯地歡迎外國朋友、港澳台同胞和來自祖國各地的客人光臨洛陽！……
主持人的歡迎詞真誠感人，令人如沐春風，烘托出喜慶的氣氛，遣詞又恰到好處，讓人感到與當時的場合相吻合而無媚俗之感。
會議中的準備與銜接
我們開會往往是因為沒有找到向人們傳遞信息和解決問題的更好的途徑。正因如此，會議是為實現某種目的服務的一種重要形式，要有明確的議題和清晰的程序。會前，把你要講的事情列成提綱，保證會議沿著你的思路一步步進行下去，這實際上就是會議進程的程序。要牢記你希望大家會後知曉的思想或中心議題。你的主持要圍繞這一主題。有些領導人為了死死控製住會議的進程，要求秘書為自己寫稿子，拉條目，會上拿著講稿一字一句地讀，照本宣科，顯得機械呆板。記住，念稿子是場災難，不要照著念。列出發言提綱，發言時再詳細講，既不脫稿，又要離稿講話，把講稿上的內容變成自己的語言，才能令聽者覺得親切自然而非味同嚼蠟，才不至於讓人覺得你生拉硬套，不顧會議實際情況隻會埋頭讀稿子。有一年，譚震林同誌在湖南攸縣蹲點，在一次縣社幹部會議上，發言的人都是捧著稿子念，枯燥乏味，與會者不是打哈欠，就是抽煙。又一個人講話念稿子了，念得磕磕巴巴。譚震林打斷他，問：“你的稿子是誰寫的？”被問者支支吾吾地承認，是別人幫助起草的。譚震林從衣袋裏摸出自己的講稿說：“今天的講話是你講，還是別人講？我都不敢像你那樣，三頁半的稿子，還要秘書給起草。”他接著批評道：“官，越當越懶！講十幾分鍾的話，都要別人替你寫個稿子，這樣，不脫離實際才怪！”為了給被批評者下台階，他又說：“我打斷你的話，很有點不禮貌，為了倡導一種風氣，我就要這麼做。就是要你知道，這樣幹是不行的。”譚老犀利的話語批判了在某些領導幹部中存在的官僚主義作風，同時也告誡我們，要想不照本宣科，就要身體力行，做最充分的準備，保證心中有數。
主持一個會議，一般都要在中間搭橋接榫過渡照應，把整個會議連綴成一個有機的整體。可以說，這個連接過程也是主持人自我發揮的大好機會。領導者是否具備上佳的口才和出眾的機智，人們將通過他所表現出的組織與概括能力做出自己的評判。主持人所用的連接語不外乎承上啟下，肯定前麵的，畫龍點睛；呼出後麵的，渲染蓄勢。比如“剛才同誌的發言直陳胸臆，甚是精彩。下麵我們再來聽聽他的高見。”凡此種種，不一而足，應視具體情況而定，不拘一格，恰到好處為佳。我們不妨再看一個例子：有人主持“我是一名共產主義戰士”的演講，其中上一位講了《人與共產黨人》，下一位講《要有艱苦奮鬥的創業精神》。他在這兩篇演講之間說：“共產黨人是人，但又不等於一般的人，共產黨人要無私無畏，要經得起風吹浪打，這就離不開艱苦奮鬥。下麵請聽同誌演講。”寥寥數語，過渡自然不著痕跡，又無牽強造作之感。