把握會議的主題
會議的時間有其限度。一般會議的時間以2小時為限度，是從考慮人的生理以及心理的條件而來的。超過2小時以上拖拖拉拉、鬆鬆散散的會議，隻會增加疲勞而不會產生好的效果。為了保證在有限的時間獲得滿意的結果，作為主持的領導者有責任控製會議的節奏，有張有弛，既使與會者充分交流意見，又要避免發生互相扯皮的現象。
有些發言者話太多。他們喜歡自己說話，似乎要利用每次會議來壟斷討論。對於這種情況，主持人出於對發言者的尊重，一般不應當麵直說，而應尋找機會做出巧妙的暗示。如果他發言了，給他適當的時間，然後說：“你提出的幾點很好。現在讓我們聽聽其他人的。”以此打斷他。如果這一招不靈，就限定時間，比如，每人發言兩分鍾。若是任由這些口若懸河者不著邊際、沒完沒了的宏篇大論，結束討論怕是要“等到花兒也謝了”。
有的人不願在大庭廣眾之下發表自己的意見，而習慣於與周圍的人竊竊私語，這往往會幹擾會議的正常進行。如果交談達到必須加以製止時，你可以通過直接提問來試著打斷交談者，也可停止發言，等著他們安靜下來。如果這也不管用，你可以對他們說：“如果你們有什麼要說的，請大聲說出來，好讓每個人都能從你們的討論中獲益。”
與會者在針對某個問題展開討論時，由於各自的學識、背景、素質、經驗與價值觀不同，看問題的角度不同，做出的判斷、提出的解決方案也不盡相同，與會者往往會各持己見，據理力爭。這是討論深入的表現。但如果意見已趨向集中，這時主持人就應適時終止爭辯。否則，針鋒相對的雙方互不相讓，爭得麵紅耳赤，既浪費了時間，又妨礙會議下麵議程的進行。在一些情況下，會議或許會成為發泄私人恩怨的最好場合，有人會利用它來給部門、單位的工作製造麻煩。作為領導，很可能會成為惡語中傷的對象，遭到攻擊，你可能會惱羞成怒，大發雷霆，站出來和對方理論，這實際上已經偏離了會議的主題，不知不覺中正中對方下懷。他的目的就是要讓你狼狽不堪，在眾人心目中留下一個壞印象。作為會議主持，要保證會議完成既定目的，巧妙的語言技巧，可以使你從不利境地中從容地走出來，避免一場無謂的爭吵。
有效地控製會議的進程，很重要的一點就是使各項活動盡可能地依照事先預定進程推進，不要輕易加以變更。在有限的時間內，圍繞主題展開充分討論，那種天馬行空的“座談”，隻會使會議脫離軌道，進程緩慢，作為主持人，可以采用下麵的方法來糾正離題的人。你可以說：“這是個頗有意思的意見。這對討論我們的問題適用嗎？”這樣可能會使對方覺察到他們離題了，從而回到正軌上來。
會議中要善於引導
如果把會議搞成一言堂，主持人在上麵唱獨角戲，就失去了集思廣益、各抒己見的本意，也不利於充分發揚民主。領導的水平並不體現在以個人權威將自己的意圖強加於人，雖然要有“惟我獨尊”的威儀，但在方法上要注意靈活多變。在會議上要善於提問，積極引導，使會場呈現出一種生動活潑、毫不拘謹的局麵，才有可能從各種不同角度、不同側麵發現問題、提出問題、分析問題、解決問題。
與活躍的討論形成鮮明對照的是無人發言或一部分人毫無反應的現象。無人發言可能是人們對某個問題還似明非明，難於發表看法。你不妨以這樣的話語加以點撥：“這個問題正麵一時看不清，假如反過來看呢？從它究竟有多少弊端的角度看，是否應下決心解決呢？”
對於沉默不語的人可以試試激將法：“老黃，您今天一言不發，看來是想‘金杯漱口了！’”
旁邊可能會有人接口：“老黃向來能說會道，今天怎麼會甘拜下風呢？”這樣一激，老黃還能不一吐宏論嗎？或者你可采用迂回方式引他開口：“小張，你一直保持沉默，是不是身體不舒服？”對方可能會予以反駁，你正好順水推舟：“那你就是有不同意見了，說出來讓大家聽聽好嗎？”有時也可以就某人的發言因勢利導，引導大家順此深入討論：“老鄭認為我校提高教學質量的關鍵，不在於嚴格考勤、考試上，而在於聯係實際改進教學方法，說得很有道理。大家對此議論一下吧！”對老鄭是個鼓勵，大家討論也有了方向，會議就會深入一步。