3、事務合理實施(2 / 3)

(9)其他發掘方法

對顧客應給予足夠的重視,對於顧客的不滿、牢騷不應惱怒,切實幫助顧客解決困難。把不同情況的顧客都詳細正確地記錄下來,然後製定銷售計劃並采取積極果斷的行動。俗話說:處處留心皆學問。你隻要留心,一定會學到更多的發掘顧客的方法,而且,不論在何處,你都可能發現新顧客。采用盡可能多的方法,更多地拓展你的顧客吧!

合理秩序 提高效率

曾有專家在書上指出:所謂高效工作,在一定意義上來說,也就是選擇一個較佳的工作次序。隻有這樣,才能減少忙亂,增加公司的功效。它既有益於工作,也有利於健康。具體可采用如下方法:

一、讓條理化的工作節省你的時間和精力

美國猶太人管理學博士在其《有效的經理》一書中寫道:“我讚美有條理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血,就可減少重複,開啟了更大和更佳工作任務之門。”

有句諺語說得好:“喜歡條理吧,它會節省你的時間和精力。”

培根也說過:“選擇時間就等於節省時間,而不合乎時宜的舉動則等於浪費你的時間。”

工作無序,沒有條理,必然浪費時間。試想,如果一個搞文學工作的手頭資料亂放,本來一天就能寫好的材料,找資料就找了半天,豈不費事?

西方“支配時間專家”,運用電子計算機作了各種測定後,為人們支配時間提出了許多“合理化建議”,其中有一條就是效率。他們比喻說:木工師傅的箱子裏,各種工具排列有序,不同長度的釘子分別放好,使用起來隨手可得。每次收工時把工具放回固定的位置同把工具胡亂丟進箱子裏所費時間相差無幾,而效果卻大不一樣,把工具胡亂丟進箱子裏會浪費時間和精力。

工作有條理,既是最容易的事情,也是最困難的事情。一位管理人員感歎說:“我最大的問題之一是不能把事情組織得有條有理。”我們經常看見一些青年學生的書包裏,甚至高級管理人員的公文包,簡直像一個廢物箱:啃了一半的麵包、掉了皮的雜誌、卷了角的書、幾塊香糖、一疊廢紙等等。

對於從事學習和工作的人來說,辦公桌麵是否整潔,是工作條理化的一個重要方麵。一位老牌管理者在解釋辦公桌上的東西是如何堆積起來時說:“這堅固耐用為我們不想忘記所有的東西。我們把想記住的東西放到辦公桌上一堆資料的頂部,這樣就可以看到它們。”問題是這種方法還真管用。每當我們的注意力分散時,我們就看到了它們。我們想起了這些事情,於是不再胡思亂想。後來,東西堆得越來越高,我們不能記起下麵放的是什麼東西,於是就開始在資料堆裏尋找。這樣,時間就浪費到查找丟失的東西上,同時也浪費在注視所有我們不想忘記的東西所造成的幹擾上。據統計,有95%以上的管理者都為辦公桌上堆滿東西而苦惱。成功者使辦公桌整潔的辦法是:

首先,把你辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理掉。你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作。

其次,在你準備好辦理其他事情之前,不要把與此無關的東西放到辦公桌上。這就意味著,所有的工作項目都應該在檔案中或抽屜裏,並把有關的東西放到相應的位置上。

再次,力戒由於有吸引力的幹擾或因你厭煩了手頭上的工作,而放下正在做的事情去幹其他呼聲較高的工作。

第四,按規則把已經處理完畢的東西送到適當的地方去。再核實一下剩下的重點工作,然後再去開始進行第二項最重要的工作。

從辦公桌上拿開目前不需要的書籍、文件後,可以按其重要性和先後順序,分為“應立即處理的”,如緊急信件和其他必須馬上處理、做決定的事;“暫時靠後處理的”,即大致看一下文件內容,按內容分類放入檔案夾中,在采取適當的行動之前,一直放在那裏;“以後處理的”,即不是真正重要的工作、還有待研究、需要更進一步深入研究和努力挖掘、以及有必要在時間、注意力等方麵作較充分安排的事項;“留作資料保存的”,包括上級的政策、指示、決定以及有保留價值的資料、文件等等,可按葉永烈的辦法,根據自己所好“分類保存”,用完以後放回原處。葉永烈的手稿、資料、書籍等,什麼東西放在哪裏,都有一定的“規矩”,每次用完,總是隨手放回原處。他對與他有聯係的報社、出版社、文藝界和學術界朋友的姓名、地址和電話號碼,也分門別類登記,可隨手查到。由於他養成“有首尾”的好習慣,把資料手稿整理得井井有條,辦公桌就像“管理交通”一樣管得有條不紊,這樣就避免了混亂,時間就不會在找這找那的空隙中溜過去。

二、把自己的工作任務清楚地寫出來

工作的有序性,體現在對時間的支配上,首先要有明確的目的性。很多時間管理的權威人士都指出:如果能把自己的工作內容清楚地寫出來的話,便會很好地進行了自我管理,就會使工作條理化,因而使個人的能力會有很大的提高。

隻有明確自己的工作是什麼,才能認識自己工作的全貌,從全局著眼觀察整個工作,防止每天陷於雜亂的事務中。

隻有明確辦事的目的,才能正確掂量各個工作之間的不同比重,弄清工作的主要目標在哪裏,防止眉毛胡子一把抓,既虛耗了時間,又辦不好事情。

隻有明確自己的責任與權限範圍,才能擺脫自己的工作和下級的工作、同事的工作及上級的工作中的互相扯皮和打亂仗現象。

填寫自己應幹工作的清單是使自己工作明確化的最簡單的方法之一。其方法是在一張紙上首先試著毫不遺漏地寫出你正在做的工作。凡是自己必須幹的工作,且不管它的重要性和順序怎樣,一項也不落地逐項排列起來,然後按這些工作的重要程度重新列表。重新列表時,要試問自己,“如果我隻能幹此表當中的一項工作,首先應該幹哪一件呢?”然後再問自己:“接著,我該幹什麼呢?”用這種方式一直問到最後就行了。這樣,自然就按照重要性的順序列出了自己的工作一覽表。其後,對你所要做的每一項工作,寫上該怎樣做,並根據以往的經驗,在每項工作上注上你認為是最合理最有效的辦法。

為了使工作條理化,不僅要明確你的工作是什麼,還要明確每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作進度,並通過有條理的連續工作,來保證按正常速度執行任務。在這裏,為日常工作和下一步進行的項目編出目錄,不但是一種不可估量的節約時間措施,也是提醒人們記住處理某些事情的手段。特別是製定一個好的工作日程表就更加重要了。計劃與工作日程表的不同之處,在於計劃是指對工作的長期打算,而日程表是指怎樣處理現在的問題。比如今天的工作、明天的工作,也就是所謂的逐日的計劃。有許多人抱怨工作太多、太雜、太亂,實際上是由於許多人不善於製訂日程表。他們不善於安排好日常的工作,連最沒意義的事也抓住不放,人為地製造忙亂,不但談不上工作的條理化,連自己也被壓得喘不過氣來。名作家雨果說過:“有些人每天早上預定好一天的工作,然後照此實行。他們是有效地利用時間的人。而那些平時毫無計劃,靠遇事現打主意過日子的人,隻有混亂二字。”製定工作日程會因工作性質、本人身體狀況和氣質的不同而不同,應遵守以下原則:

首先,以重要活動為中心製定一天工作日程。有些工作是關鍵的、或者說是帶戰略意義的重要活動,進行工作時應以這樣的重要工作為中心。

其次,以必須首先要做的那件工作為中心製定一天工作日程。不可能有這種奇跡,剛開始幹,一下子就做完了全部工作,所以要挑出那些在一天內必須做完,一旦受幹擾中斷就不太好辦的工作。

第三,把有聯係的工作歸納在一起做。種種瑣事歸納到一起,會使工作有節奏和氣勢。例如,有些信件,可以歸總起來一次寫完;盡量地約好時間,盡可能集中地依次會見來訪者;必須閱讀的材料,集中到一起很快地過一下目等等。