第四，使工作日程與自己的身體狀況、能量的曲線相適應。能量曲線因人而異，一般的人上午精力充沛，因此，要利用這段時間去從事那些最有挑戰性、最富於創造性的工作。而在你精神上、體力上和工作效率都在減退時，換做一些其他工作，或者做一些事先已經安排好了的工作，或者休息一下。
由於人們每天需要幹的事很多，事情又有輕重急緩之分，大小之別，難免有時顧此失彼，本來想幹這件事，不知不覺中卻幹起了別的事情，所以在有了工作日程表以後，最好隨身攜帶筆記本和備忘錄，這樣你不但明確了當天的工作，也明確了此時此刻應該做什麼工作。
除隨身攜帶筆記本外，使用卡片也是一個好辦法。可以把卡片放在衣袋裏、辦公桌上、家裏的寫字台、飯桌上、電話機旁、床邊和廁所等必不可少的地方，時時提醒自己。
在工作中，有時突然頭腦中冒出一個新穎的想法，或者想起了什麼必須要幹的事情。如果這些想法與目前正在做的事情有關聯，那可以照著去做。如果它並不是要立即去做，今後做更合適，那就把它記在備忘錄上，做到心裏有數；對那些有意義的設想，可以利用星期天、節假日仔細研究，並加以歸納整理，這樣，本來不太明確的事情也明確了，你的工作和應辦的事情就更有條理了。
三、進行合理的組織工作
工作目的、工作任務明確後，能不能很好地實現，就在於是否進行了合理的組織工作。西方一位管理者深有體會地說：“總經理的最大困難之一是組織自己的時間。”
組織工作首先要做好選擇、區分的工作，剔除那些完全沒有什麼價值或者隻有很小意義的工作，接著再排除那些雖然有價值但由別人幹更合適的工作，最後再剔除那些你認為以後再幹也不要緊的工作。
對於那些必須目前就幹的工作，也要很好地進行組織。組織工作的方法有如下幾條，既可以單獨使用其中的一條，也可以互相配合地作用。
（1）綜合
即要同一時間內綜合進行多項工作。我們說，辦事要有順序，並不是說同一時間內隻能辦一件事，而是運用係統論、運籌學等原理，可以同時綜合進行幾項工作。在管理學中，把工作單方向一件一件依次進行的辦法，叫做垂直型工作。就像站著一大排人，一個一個地傳遞磚頭，這樣做效率比較低。反之，如果把各項工作綜合起來統一安排，效率就會大大提高。
（2）結合
即把若幹步驟結合起來，例如有兩項或幾項工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯係，實質上又是服務於同一目的的，因而可以把這兩項或幾項工作結合為一，利用其相同或相關的特點，一起研究解決。這樣自然就能夠省去重複勞動的時間。
（3）適時安排做事情
即改變步驟的順序，也就是要考慮做工作時采取什麼樣的順序最合理，要善於打破自然的時間順序，采取電影導演的“分切”、“組合”式手法，重新進行排列。例如一天工作下來很疲乏，晚上又要上夜校，那麼就應該把休息時間提前，從床上移到其他地方，如在公共汽車上趁機閉目養神，可保證晚上精力充沛。假如你是一個業餘作者，白天不容你靜下來構思作品，晚上又難以入睡，不妨在此時此刻讓思緒遨遊一番。
（4）變更
即改變工作方法。改變工作的手法大體有兩種，一種是“分析改善方式”，即對現行的手段方法認真仔細地加以分析，從中找出存在的問題，即找出那些不合理和無效的部分，加以改進，使之與實現目標要求相適應。一種是“獨創改善方式”，即不受現行的手段、方法的局限，在明確的目的基礎上，提出實現目的的各種設想，從中選擇最佳的手段和方法。
（5）穿插
盡可能把不同性質的工作內容互相穿插，避免打疲勞戰，如寫報告需要幾個小時，中間可以找人談談別的事情，讓大腦休息一下。又如上午在辦公室開會，下午到群眾中去搞調查研究等等。
（6）代替
即把某種要素換成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改為寫便條，需要每周出訪的改為隔周一次，在不出訪的那一周裏，可用電話來代替出訪。
（7）標準化
即用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作。比如，記錄時使用通用的記號，這樣一來就簡單了。對於經常性的詢問，事先可準備好標準答案。
四、運用化繁為簡的工作方法
最容易不過的是忙碌，最難不過的是有成效地工作。而化繁為簡，善於把複雜的事物簡化，是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。工作中，我們經常看到有的人善於把複雜的事物簡單化，辦事又快又好，效率高；而有的人卻把簡單的事情複雜化，迷惑於複雜紛繁的現象，使複雜的事物越複雜，結果隻能陷在屋裏走不出來，工作忙亂被動，辦事效率極低。這兩種類型的人其工作水平、效率之高與低，就在於會不會運用化繁為簡的工作方法和藝術。
美中貿易全國委員會主席唐納德·C·伯納姆在《提高生產率》一書中講到提高效率的“三原則”，為了提高效率，每做一件事情時，應該先問3個“能不能”，即：能不能取消它？能不能把它與別的事情合並起來做？能不能用更簡便的方法來取代它？根據這個啟示，我們在檢查分析每項工作時，首先問一問以下6個問題：
（1）為什麼這個工作是需要的？是根據習慣而做的嗎？可不可以把這項工作全部省去或者省去一部分呢？
（2）這件工作的關鍵是什麼？做了這件工作之後會出現什麼過去沒有的新效果？
（3）如果必須幹這件工作，那麼應該在哪裏幹？既然可以邊聽音樂邊輕鬆地完成，還用得著呆在辦公桌旁冥思苦想嗎？
（4）什麼時候幹這件工作好呢？是否考慮到放在效率高的寶貴時間裏幹最重要的工作？是否為了能“著手進行”重要工作，用了整天的時間去使工作“條理化”，結果把時間用完了，而所料理的隻不過是些支離破碎的事情？
（5）誰幹這件工作好呢？是自己幹還是安排別人去幹？
（6）這件工作的最好做法是什麼？如何抓住主要矛盾，收到事半功倍的效果？如何采取最佳方法而提高效率？
然後在對每一項工作分析檢查之後，再采取如下步驟：
（1）省去不必要的工作。
（2）使工作順序合理，幹起來得心應手。
（3）兩件或兩件以上的工作能夠合並起來做的就聯係起來做。
（4）盡可能使雜七雜八的事務工作簡單化。
（5）預先訂好下一項工作的程序。增強工作預見性，走一步，看兩步，想三步，提高決策的效率和準備性，減少決策過程的時間並使決策無誤。
無論在工作中，還是在生活裏，為了提高辦事效率，就必須下決心放棄不必要的或者不太重要的部分，用簡便的活動代替那些費時費力的活動。如有的人盡量減少頭腦的儲存負擔，以提高頭腦的處理功能；有效地研究篩選書籍的人，能把書籍區分為必讀的書、可讀可不讀的書和不必讀的書，做到多讀必讀書，以增加益處。有的人在生活中還采取擺設不求齊全，以減少整理的時間；穿戴不過分講究，以減少換洗時間；吃喝買到家能直接下鍋的，以減少烹調時間等等。
有序原則是時間管理的重要原則。一位著名科學家說：“盲目地工作，往往效率很低。正確地組織安排自己的活動，首先就意味著合理地支配時間。雖然客觀條件使我難以做到這樣，但我仍然盡力堅持按計劃利用自己的時間，每分鍾地計算著自己的時間，並經常分析工作計劃未按時完成的原因，就此采取相應的改進措施；通常我在晚上訂出翌日的計劃，訂出一周或更長時間的計劃；即使在不從事科學工作的時候，我也非常珍視一點一滴的時間。”
應該經常記住：明確自己的工作是什麼，並使工作組織化、條理化、簡明化，就能最有效地利用時間。