對一個人進行表揚、稱讚，是因為他在某方麵令人滿意，雖然這一點相同，但稱讚卻要根據具體是哪一方麵值得稱讚，在什麼地點進行稱讚，對誰進行稱讚，這許多的差異，便要求你熟練地掌握稱讚的語言。
1.稱讚什麼
稱讚一個人，當然是因為他有出色的表現，但是出色在哪一方麵卻有所不同，有的同誌在本職工作中表現突出，做出出色的成績；而有的同誌會在本職工作以外，有突出的專長和表現。對這兩種情況，稱讚和表揚應該有所不同。對於本職工作有突出表現者，對他的成績進行表彰，會使他更努力於本職工作，並且使他對自己的成績有成就感，一般情況下，可以起到比較好的效果；但對於工作以外的才能，便要慎重一些。
有的領導對於工作以外的才能表現突出的職員，會這樣稱讚：“你來做現在的工作，真是走錯了路。做XX工作，是更適合你的，看你在這方麵懂得真多呀。”這種稱讚無異於給你的職員下了逐客令，很容易讓人認為你在暗示他不適合於現在的工作，這對職員的傷害更大。
這樣一來，他的工作熱情頓時會減去一部分，即使領導本無此意，也會使職員產生同樣的感覺，真是一大失誤。
可見，同是稱讚一個人，同是稱讚其工作以外的才能，表達得不同，效果便會大異。
2.稱讚的場合
稱讚，可以是公開地誇讚，也可以私下進行鼓勵和肯定。但有時在眾人麵前大加誇讚會給“榜樣”帶來一些麻煩和困擾，使稱讚和作用適得其反。
現在有很多領導有一種誤解，以為在眾人麵前稱讚職員，職員會心存感激。當然，在眾人麵前指責職員，會使他難堪，是不當的，但稱讚有時也是不易的，作為領導，必須認識到這一點。
在眾人麵前過分稱讚某職員，會使很多人不快。對於被稱讚的人，經常會感到不安，而其餘的人，會產生妒忌。稱讚越多、越重，妒忌會越強烈。如果你的稱讚有些言過其實，會使他們鄙夷你，甚至懷疑你所稱讚的是否屬實。
聰明的職員在被當眾稱讚時，通常是說聲表示感激的“謝謝”，就及時離開了，與其說他是害羞，倒不如說他是不習慣周圍人妒忌的目光。
因此，在眾人麵前稱讚他人，必須注意：
首先，是否會令被稱讚的人產生不必要的困擾，如周圍人的妒忌等；其次，稱讚是否恰到好處，如你要考慮稱讚得是否實事求是。
3.暗中稱讚
雖然前麵已經提醒您，稱讚職員，應該注意不要在眾人麵前大加宣揚。當著被稱讚人的麵，不要當眾給他造成不安。那麼，你可以在他不在場的時候，當著他個別同事的麵對他加以稱讚嗎？我們認為，這種“暗中稱讚”也是不可取的。
畢竟，競爭意識是人人都有的，人總是自覺不自覺地和他人進行比較，所謂的優越和自卑也就因為這樣的比較而產生。因此，雖然不在大庭廣眾之下稱讚某個人，而是在個別職員麵前稱讚他的同事，由於此種競爭意識和比較，後果也是非常嚴重的。
所以，當你要稱讚的人不在場時，要有所考慮，照顧一下在場人的顏麵和心理感受。如何才能照顧得周到呢？這是很難辦到的，的確是一件不容易的事。最好的辦法，與其給自己找不必要的損失，倒不如不進行這樣的稱讚。你隻要做到心裏有數，對於當場者給以適當的慰勉，未嚐不是件令人高興的事。
因此，作為領導，應該避免對於不在場的人進行稱讚，尤其不能將在場者同不在場者進行比較，褒揚不在場者，直接或間接地指出在場者的不足。這樣做對於各個方麵都沒有好處。
4.稱讚新職員
在新職員的工作比較令你滿意時，你會進行稱讚。這時，你也會戴上一副“有色眼鏡”，做出讚揚總要帶上一點特定的詞，比如“新人怎樣”、“新人如何如何”。這兩個“新人”，會讓新人有一種不自在的感受。
為了做好對新職員的稱讚，要遵守下麵三個原則：第一，要意思單純，不要讓職員誤會你的意思；第二，稱讚要就事論事，要做具體的稱讚；第三，稱讚必須從善意出發。