其次，明確、直接和客觀地指出他的不足或錯誤。並說明這種不足和錯誤對組織和他個人都將承受什麼。但是也要說明，不足是可以彌補，錯誤是能夠改正的。給他指出方向，但僅僅是方向。不要具體告訴他應該怎麼做。這樣，他才不會依賴性強，不敢自己思考，或僅僅是你的思想的操作工具。
然後，要注重人的培養。成長性是個人在組織中追求的一個目標。教他並且讓他成長，能夠得到對他的最大激勵。這種境界的提高，往往能夠消除他受到批評以後的不良情緒，反而讓他動力更足。
批評也是一門藝術，有些領導之所以沒有影響力，並非他本人沒有能力，而是不善於運用批評這種技巧。你在批評人的時候，盡可能做到點到為止。
部下免不了犯各種大大小小的錯誤。因此，作為領導，對他們提出批評是常有的事。但是，一提起批評這個詞，許多人會不寒而栗，因為他們接受的都是領導粗暴地訓斥，唬著臉，把他們貶得一錢不值，以至做事情總是謹小慎微，不敢承擔責任。這種習慣會讓人喪失積極主動的創造精神。這樣的批評無助於改進，反而適得其反。要知道，批評的最終目的不是要把對方壓垮，而是為了幫助他成長；不是去傷害他的感情，而是要幫助他把事情做得更好。
批評是必要的，但是要對事不對人。
這種批評有助於使對方認識到你不是在攻擊他的人格，不是批評他這個人，而是批評對方的某項工作或某件事情。把你的批評指向他的活動，就無損於他的整個自我形象，這樣就使批評建立在友好的氣氛中，使對方感到無拘無束，欣然接受批評。用這種方法，你在指出他人錯誤的同時實際上誇獎了他，使他得以重新樹立自我形象，因為你的意思給他的感覺是“領導的話說明我這個人還是不錯的。”這樣，你就讓他知道，你是信任他的，並期望他做得更好，這本身對於他不辜負你的信任和期望就是一種強有力的激勵。
怎樣才是恰當的批評？我告訴你：先讚揚對方的優點。
如果對方需要忠告批評，要從讚揚其優點開始。這種方式就好像外科醫生手術前用麻醉藥一樣，病人雖然有不舒服的感覺，但麻醉藥卻能消除苦痛。
每個人都喜歡聽讚美的話，而且這種話是當眾聽到的，就會更加覺得有麵子。反之，有關批評的話要私下裏說，這樣除了能照顧到對方的麵子外，對自身的形象也會產生好的影響。另外，在批評別人之前，先要從對方的角度想想，為什麼他要那樣做。有時候，對方可能是有難言的苦衷，沒有辦法，又不願向別人透露隱情。還要講究批評的語調。人們常說，“一樣話，兩樣說”，雖然是相同的一句話，但是用不同的語調說出來，讓人聽起來感覺就會大不一樣。
最後你還要堅持這樣的觀點：批評不等於發泄不滿。
不要把批評和發泄情緒混為一談，善意的批評是為了對方，不是純粹表達自己的憤懣。被批評者在接受批評後，可能會產生兩種截然不同的感受：一種是很快意識到對方是為了自己好，是善意的批評；另一種是覺得對方是在找人發泄心中的不快，是惡意的批評。在這兩種不同的感受之下，人們對批評所接受的程度完全會不同。因此，當你拿起“批評”這個武器時，一定要記著批評的原因，不要把自己的利益放在第一位，要讓對方感到批評是有益的勸導，這樣就會很容易接受。