4.團隊任務法
采用團隊任務法建設團隊的重點不在於營銷團隊成員是什麼樣子,而在於他們所擁有的營銷技能,以及如何對整體作出貢獻。因此,團隊任務法將重點放在團隊成員間的信息交換上,同時也格外強調根據資源、營銷方法和實踐步驟對團隊任務進行務實的分析。
(三)如何培養團隊精神
拜比·魯斯說過:“團隊作為整體工作的方法決定了其成功與否。也許你擁有世界上最優秀的精英,但是如果他們無法在一起工作,就一錢不值。”優秀營銷團隊之所以能夠勝人一籌,在很大程度上是因為他們有一樣共同的東西,那就是依靠團隊成員的集體力量取得成功。調查顯示,優秀營銷團隊的工作效率通常是同行業普通團隊的10倍,甚至12倍,而這主要應該歸功於一個很特殊的因素,那就是優秀營銷團隊在做好營銷工作的同時,很重視對人的管理。優秀的營銷經理通常能夠使各自為政的營銷人員形成一個目標一致的戰鬥集體。
如果說營銷經理的職責是促使營銷目標的實現,那麼實現這一目標的最佳途徑就是培育出一種能夠使團隊形成合力的強大的團隊精神。促使團隊成員齊心協力地工作,這是營銷經理的重要職責之一。在經濟全球一體化的今天,市場競爭空前激烈,企業如果想使營銷團隊快速有效地運轉,就必須創造一種富有感召力的團隊精神。
團隊精神主要包含以下兩方麵的內容。
1.從團隊與其成員之間的關係上講,團隊精神表現為團隊成員對團隊的強烈歸屬感和一體感。
2.從團隊成員之間的關係上講,團隊精神表現為成員間的相互協作及共為一體。團隊成員之間都彼此視為“一家人”。
企業創造團隊精神,要防止走入誤區。如果有人把歡樂融洽的氣氛與團體合作精神混為一談,看到同事之間能彼此傾訴,大家的感情也不錯,便將這種現象視為團隊精神,那就大錯特錯了。因為這種現象隻不過是表示大家相處融洽而已,還遠遠沒有達到團隊精神的要求。歡樂融洽隻是團隊精神的必要的條件之一,而不能將其視為充分的條件。一個團隊如果沒有共同合作取得一項成果,即使彼此再歡樂融洽,也是體現不出團隊精神的。
五、團隊中的授權
(一)授權的含義
授權,簡單地說,就是上級將權力委托給下級,使下級在一定的監督下,獨立自主地去完成某一特定工作的管理方式。
1.授權不是參與
授權與參與不同。授權是權力的下移,管理者和下屬擬定目標之後,由下屬去獨立地決定達到目的的途徑、方法和手段。雖然這種獨立的決策者是受到上級製約和監督的,但在限定的權力範圍之內,被授權的員工擁有充分的決策權,上級不能隨意幹預。而所謂的參與對決策隻是一種軟約束的影響。
2.授權不是棄權
一個營銷經理在把權力和任務委托給下屬之時,必須清楚地闡明下屬應該做的具體工作是什麼,對下屬的權力範圍作出明確的規定,明確下屬應當達到的績效水平,確定績效考核的辦法。
在授權之後,營銷經理仍然享有職權,仍然對授出的職權負有責任。這種權力體現在他通過聽取工作報告等方式來取代事必躬親的工作方式上。營銷經理在授權時要充分認識到自身職責的變化,明確自己的工作職責已經不再是自己親自把事情做好,而是要讓別人把事情做好,因此營銷經理必須對下屬的工作實施成效的控製。
3.授權不是授責
應該說,營銷經理的授權隻是把一部分權力下放給了下屬,而不是把與“權力”同時存在的“責任”也一並下放給下屬了。作為營銷經理應當牢記這一點:錯誤是授權的一部分。下屬在獨立自主地去完成一項工作的過程中犯錯誤幾乎是肯定的,授權時,營銷經理應當提前預料到下屬可能犯的一些錯誤,意識到自己對下屬犯錯誤所應承擔的責任。下屬可能犯的錯誤是授權的代價,隻要這種代價不是太大,就是可以接受的。對下屬來說,這常常是非常可貴的鍛煉機會。
4.授權不是代理職務
代理職務是在某個特殊時刻,依法或者受命代替某人執行其任務。在代理期間,代理者相當於被代理者的職位,是平級關係,而不是授權與被授權的關係。
代理職務常常是在主管經理因為外出,或者被其他重要事務纏身,本部門或企業無人牽頭的時候,由主管任命或按程序規定選擇合適的人,在主管不能履行職責期間,負全部職權和責任。
代理與授權的區別在於:代理的對象是日常的管理工作,而授權則通常是針對某項具體的工作任務;代理關係在管理者歸來或恢複履行職權後即告結束,而授權關係則是穩定地存在於完成任務的整個區間。
下屬的才幹是製約授權的一個重要因素。如果下屬德才兼備,授權的條件就好;否則,授權就會受到製約。
(二)授權管理的重要性
實踐證明,如果營銷經理過度集權,缺乏必要的授權,便會使下屬無法掌握自己的工作,嚴重壓抑下屬的主動性、積極性和創造性。同時,還會導致企業反應速度和服務品質下降,進而降低企業的效率和生產率。此外,營銷經理過度集權還會使下屬失去應有的尊嚴和安全感,因而容易導致下屬對營銷經理的不信任和產生恐懼心理,嚴重影響下屬的工作態度和工作效率。營銷經理自然也會降低對下屬的滿意度。
所以說,作為營銷經理要善於授權,唯有如此,才能把下屬的積極性和聰明才智充分發揮出來,營銷經理也才能騰出更多的時間和精力用於更重要的事情上。
(三)授權的原則
1.明確授權目的
首先,營銷經理的授權要以企業的目標為依據,委托權力時都要緊緊圍繞營銷目標來進行。其次,授權本身要體現明確的目標。營銷經理在授權時要明確下屬要做什麼工作,達到目標的標準是什麼,工作出色應該如何獎勵等。隻有目標明確的授權,才能使下屬知道自己所承擔的責任。而盲目授權的結果必然造成責任、標準等的混亂不清。
2.不交叉授權
營銷經理在授權時,切記不可交叉委托權力,那樣會導致部門間發生衝突,甚至會造成內耗和資源浪費。
3.權責對應
營銷經理在授權時,要防止出現有權無責或權責失當的現象。如果被授權者有權無責,其用權時就容易出現隨心所欲,缺乏責任心;如果被授權者權大責小,其用權時就容易疏忽大意,責任心也不會很強;如果被授權者權小責大,那麼他就無法承擔運用權力的責任。因此,授權要做到權責對應,下級負多大的責任,就應授予其多大的權力,權力與責任應該保持對等的關係。
4.逐級授權
一般來說,授權應該在上級與其直接下屬之間進行,不可越級授權。一旦越級授權,勢必會造成各級職權的紊亂,破壞上下級之間的正常關係,出現員工無所適從、內部矛盾增加的混亂局麵,嚴重影響工作的正常運轉。
5.單一隸屬的授權
任何一個下屬被授予的權力都應當是確定的,也就是說,授權隻能來自於一個上級主管。如果多頭領導,多方麵授權,那麼其隸屬關係肯定是不清楚的。那樣下級勢必難以行使那些被授予的互不相幹,甚至是相互衝突、相互幹擾的各種權力,當然也就難以履行多種互不相幹或相互衝突的職責,同時這也給授權後的考核帶來了不小的困難。
6.充分交流
從本質上來說,授權隻是工作方式的轉變,並不等於營銷經理完全放棄了自己的職權。因此,授權後,不能造成上下級關係的隔斷,而應該進一步加強上下級的交流,使下級能獲得更多的決策信息,上級能及時了解授權後工作的進展情況,便於對下級進行指導和監控。
7.充分信任
授權應當以主管人員和部屬之間的相互信任為基礎。營銷經理既然給部屬授予了權力,就應該對其充分信任,在下屬行使權力的過程中,不得處處幹預,越俎代庖。部屬在得到授權後,要自主做好自己承擔的工作,不必事事向營銷經理請示,隻需在必要的時候彙報或請示即可。
8.有效控製
授權不是撒手不管。營銷經理授權後要避免失控,既要調動部屬的積極性和創造性,又要保持自己對工作的有效控製。這是授權工作中必須遵守的一條原則。
要實現對下屬和工作過程的有效控製,營銷經理應該在實施授權之前,建立一套比較健全的管理製度,製定出一係列可行的工作標準,建立必要的報告製度,以便在出現問題時能迅速采取補救的措施。控製係統的設計和控製技術的運用,都是營銷經理需要學習和掌握的管理技巧。為了使控製不至於變為幹預授權,這種控製應該是有度的,其目的隻是能夠及時地看出部屬行為偏離計劃的現象,而不是幹預部屬的日常工作。
9.及時獎勵
被授權者在工作表現出色,特別是取得了優異的績效,營銷經理應該及時給他們以獎勵。物質獎勵,是必要的,其激勵作用不可低估,但這隻是獎勵手段中的一種。在很多情況下,授予部屬更大的自主權,提高他們的自信心,給予口頭的或書麵的表彰,往往能產生更大的激勵作用。
(四)授權的程序
1.確定授權的工作或任務
一個企業或部門裏的工作,有些是要盡可能授權的,而有些卻是不能授權的。
要盡可能授權的工作包括以下兩類。
(1)日常事務以及一般瑣碎的事情,即使下屬的專業知識、技能還遠不及營銷經理,隻要他們還能做得來,就應該授權讓下屬去做。
(2)有利於提升員工的專業知識、專業技能的工作,以及那些具有挑戰性的工作。
不應當授權的工作主要有以下3類。
(1)超出下屬經驗和知識範疇的工作。
(2)隻有借助營銷經理自己的職權及經驗才能完成的重要工作。
(3)隻有營銷經理自己去做才能建立、鞏固和發展的工作。
為此,營銷經理在授權時要將工作按其重要性排序、分類,然後再確認授權的工作或任務。根據各種工作或任務的重要程度,營銷經理可以分別采用以下8種不同程度的授權。
(1)下屬去調查工作任務,然後向營銷經理彙報全部情況,由營銷經理決定怎麼做。
(2)下屬把各種可能的選擇告訴營銷經理,並寫明每種選擇的利弊,供營銷經理自己選擇。
(3)下屬提出行動計劃,經營銷經理批準後執行。
(4)下屬向營銷經理彙報準備怎麼做,在得到營銷經理的同意前不要行動。
(5)下屬向營銷經理彙報準備做什麼,隻要營銷經理未加否定,下屬盡可以自己去幹。
(6)下屬自己獨立去幹,事後告訴營銷經理做了什麼,結果怎麼樣。
(7)下屬自己獨立去幹,隻在進展不順利時才向營銷經理報告。
(8)下屬自己獨立去幹,不必向營銷經理報告。
2.確定授權對象
在確定了授權的工作和任務之後,接下來營銷經理就要決定由誰來承擔這項工作或任務了。這需要營銷經理對自己的下屬要相當的了解,必要時,應對下屬的能力結構、性情和興趣等作進一步的調查了解。
在確定授權對象時,需要注意的是,不能總是將工作授權給幾個固定的員工,因為這樣會帶來以下一些問題。
(1)常被授權的幾個員工會過於勞累,而且由於員工的工作忙閑不均,這幾個員工會因此而心理不平衡。
(2)工作能力一般的員工由於得不到授權而一次次錯失提高自己水平的機會,這會使他們產生失落感。
(3)企業裏有些員工學習新技能的速度較快,而有些速度較慢,如果營銷經理隻重用前者,就等於剝奪了後者學習成長的機會。這有失公平。
所以,營銷經理應當建立一個授權任務分配製度。如果這個營銷團隊的員工做的是大致相同的工作,就可以列出一張表,把新的工作輪流授權給每一個員工。如果員工們做的工作內容不同,就要引導員工揚長避短,同時注意發掘員工的潛能。
3.設定授權目標
企業授權目標可以由營銷經理設定後與權力一並下達給被授權的下屬。但是對於那些比較複雜的工作來說,授權目標則最好由營銷經理和授權對象共同確定。這樣,被授權的下屬有什麼問題,便可以在工作開始前得到解決。
授權對象可能提出的問題通常包括:工作上會得到哪些資源,遇到何種問題須向營銷經理報告,被授予的職權範圍,完成工作的期限等。
設定授權目標必須明確,以便下屬明了自己該做些什麼事;目標必須被授權對象充分了解和認同;目標必須讓授權對象能夠實現,但又具有挑戰性,需要付出一定的努力;目標和下屬所在部門的團隊整體策略要協調一致。
4.監督檢查
授權之後,營銷經理需對授權的工作做必要的監督檢查,使工作一步步按計劃進行,不出大的紕漏和問題。
監督檢查的方法,可以是在議定的時間或者階段聽取被授權者的工作彙報;如果下屬願意主動彙報工作,營銷經理可隨時安排。聽取下屬工作彙報時,營銷經理應積極傾聽,進行開放式的問話,以便對下屬的工作情況有更深入的了解;如果發現下屬的工作有偏差,應及時加以糾正。除聽取彙報外,營銷經理還應適當深入下去,主動了解情況進行必要的督導。
5.工作完成後的總結
每一項授權工作完成後,相關人員都應該進行總結。營銷經理要通過下屬的彙報,了解下屬做得對和做得不對的地方,提出下一步如何改進的建議。這種總結也許隻需要花幾分鍾的時間,但好處卻是非常大的,這樣不僅能讓下屬及其團隊成員獲得更新、更好的工作方法,授權對象也會因營銷經理對其意見的尊重而激發出更高的工作熱情。