楊琳
公文是國家機關和社會組織依法行政和進行公務活動的重要工具。2000年8月20日國務院發布了新的《國家行政機關公文處理辦法》，此《辦法》已於2001年1月1日起執行。新《辦法》更加突出和強調了公文處理工作的規範性和時效性。這就對公文寫作和處理提出了更高的要求，如果公文撰寫者不能準確地把握每一種公文的“個性”，就很難在工作中及時、準確、高效地寫作和處理公文，也就難以適應日益加快的政府機構改革。下麵本人通過比較，來談談常用公文的寫作方法。
一、從性質、作用方麵比較
什麼是公文？自古以來定義甚多，眾說紛紜，見仁見智。取其共識，公文乃公務活動的產物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。換言之，公文是各級各類國家機構、社會團體和企事業單位在處理公務活動中有著特定效能和廣泛用途的文書，他能夠超越時空的限製，為國家管理提供所需的信息。認識公文的內涵、特點、作用是寫好公文的先決條件。
公文中命令、決定、意見、議案有法規性。公告、通告、通知、通報有知照性。報告、請示有呈報性。批複有批答性。函有詢答性。會議紀要有會議紀實性。
性質有別，功能也就相異。法規性公文是國家各級權利機關根據法定手續製定和頒發的，有約束力、強製性，具有指揮、領導作用。例如“決定”是權威性較強的文種，因此在使用中要慎重。忽視了權威性和指揮、領導作用，就會犯小題大作的毛病。有的行政機關為了強調某件事的重要性，動輒用“決定”行文，把本來是一般事項或行動升格為重要事項或行動，失去了公文的嚴肅性。再有就是對獎懲決定的使用上分寸把握不準，把本來可以使用“通報”表揚、批評的事項，寫進“決定”。在這個問題上，應當有一個量化標準。可以借鑒軍隊機關公文的做法。1992年頒發的《中國人民解放軍機關公文處理條例》中的規定，授予榮譽稱號用“命令”，依據《中國人民解放軍紀律條例》向部屬宣布獎懲事宜（不包括授予榮譽稱號）用“通令”，一般的表揚先進、批評錯誤（不屬於“紀律條令”規定範圍的）用“通報”。鑒此，在國家行政機關公文行文中，授予榮譽稱號的可用“命令”，如表彰楊繼海機組的“嘉獎令”中有“授予楊繼海機組中國民航英雄機組稱號”的內容。在有法規、規章、條例及條令中有明確規定的獎懲事項，可用“決定”行文。此外，一般的表揚先進或批評錯用“通報”。知照性公文的作用是在一定範圍內告知有關信息，使有關人員知道應遵守或辦理的事項，有規定性。
呈報性文件的作用是向上級機關報告有關情況。批答性文件是答複下級的請示事項。尋答性文件是詢問、答複有關問題，互相商洽工作。會議紀實性文件的作用是傳達會議議定事項和主要精神。“通知”是使用頻率較高的文種，由於對其作用的不了解，濫用情況也時有發生。有時是超越職權範圍，給不相隸屬的機關發文。如某市工商行政管理局給在該市的高等院校（包括中央部署和省屬院校）發通知，限定某月某日到該局開會，並要帶上指定的材料。這實際是越權的行為，有什麼事要商洽，發個函就可以了。有時是混淆公文與實務文書的界限，如有的把向公眾告曉的“啟事”等寫成“通知”。有時是不分上下左右隨意發通知。“通知”屬下行文，主送單位是下級機關，平行或不相隸屬的機關需要了解的，可用“抄送”形式，對上級尤其不能下“通知”。有時是與“通告”混淆，把有些本應當“通告”的事項寫成通知，或者反過來。因此認真辨析“通知”與“通告”是很必要的。從受文對象看，“通知”的對象一般是機關，“通告”的對象是社會公眾。從行文要求看，“通知”除需周知外，有些還需要辦理或執行，“通告”則主要是要求遵守或周知。從公文的意義上看，“通告”的事項具有普遍意義，而“通知”的事項隻局限於受文機關知照或執行。
二、從內容方麵比較
行政公文的內容，都與行政機關領導、組織、管理社會主義物質文明和精神文明建設有關。
不同的是：法規性文件中，命令的內容是發布重要行政法規和規章，采取重大強製性行政措施，任免、獎懲有關人員，撤銷下級機關的不適當的決定等；決定的內容是上級機關要求下級機關貫徹執行的某種重要事項。通報和通知都有知照性。通報內容是表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況。通知則傳達有關事項，需讓下級或有關人員知道或辦理；按內容不同，通知又分為會議通知、布置工作通知、批轉性通知、溝通情況通知。例如，“公告”在使用中就常常存在如下問題，一方麵是把一些並不重大的事項用“公告”行文，使“公告”失去嚴肅性；一方麵是有的無權使用“公告”這一文種的單位濫用“公告”，使“公告”失去權威性。糾正的方法是，在選用文種時，先要弄清本機關是否有權或授權發布公告，其次要看所發公告的內容是否屬於重要事項或者法定事項，如果是否定的，則不可使用“公告”。1992年9月某日刊登的《×××保健品廠公告》，就是一則使用不當的“公告”。這份“公告”主要內容是反映本廠產品“遠銷世界50多個國家和地區，並獲國際國內38項大獎”；現更名為“××保健品廠”。首先，作為一個企業無權使用“公告”這一文種。其次，就其內容而言，無論是“遠銷世界50多個國家和地區”，還是“獲國際國內38項大獎”，乃至“更名為’××保健品廠”都夠不上國內外關注的大事，不屬於公告發布內容的範疇。總之，通篇不像“公告”，倒像一則更名啟示或廣告。再如“通告”這一文種，在選用中也存在這樣兩個問題：一是使用過濫，把一些本不應該用“通告”發布的內容用“通告”發布了，或者本應用“通告”發布的內容卻用了其他文種。如××市棉麻公司在1986年10月31日發了一個《關於“雙優”麵棉增加供應量的通知》，其內容是麵向全市知照增加“雙優”棉供應量。這個“通知”是下行文，即上級機關向下級機關行文時使用，一個棉麻公司怎麼能向全市下“通知”呢？而“通告”正是用於公布社會各個有關方麵應當遵守或者周知的事項，向全市人民告知增加“雙優”棉一事應該用“通告”。二是與“公告”有混淆現象。本應用“公告”發布的內容使用了“通告”，或者相反。克服這一問題就需認真辨析這兩個文種，二者相同之處主要是“公開”發布。其次是法定事項公告與法規性通告，在內容上有些相似。但二者的不同點也是明顯的：（1）從發布的事項看，“公告”的事項更為重大。如1980年9月10日全國人大決定任命國務院總理的公告，1981年5月連續發布關於宋慶齡主席病情的公告，都是國內外關注的大事。而通告則是發布社會各有關方麵應當遵守或周知的事項，盡管這些事項在一定的時、空領域需具有普遍意義。但並不都是重要或重大的事。（2）從發文的機關看，“公告”一般由高級機關發布，而“通告”各級機關甚至企事業單位都可以發布，如《北京市公安局關於查禁賭博的通告》就是以北京市公安局的名義發布的。（3）從受文對象看，“公告”的受文對象不僅有國內的，也有國外的，有的“公告”甚至主要是對國外。如新華社受權發表《我國將進行向太平洋發射運載火箭試驗》的公告，則主要是對外的。