三、從表達方式方麵比較
行政公文一般都是先敘事，提出問題，再據事分析，以理服人，最後針對問題，提出切實的解決問題的措施、辦法。不過，各文種間也有細微差別，如同是知照性公文，通知中隻有說明，通報中除了說明，還有記敘、評論。同是法規性公文，決定中多說明，意見中則還可以使用敘述、議論。同是命令，公布任免事項、法規的隻用簡潔的說明；宣布獎懲的命令，除了說明外，還有簡要的敘述和評論。
四、從語言方麵比較
各文種的語言都應簡潔、準確、平實、莊重。不同之處表現在：下行文的語言帶有強製性、規定性、要求性。平行文的語言帶商洽口吻，顯得平和。上行文的語言有請求性。以結語為例，下行文的命令可寫“此令”，批複可寫“此複”，通報可寫“特此通報”，指示性，實施性意見可寫“以上意見望結合實際情況執行”，但命令中不能寫“特此通知”。上行文的結語，報告可寫“以上報告，請審閱”，要求批準的，可寫“妥否，請批示”或“請審核批準”，要求批轉執行的，可寫“如無不當，請批轉各地執行”。平行文中，答複性的函的結語可寫“特此函複”，商洽性可寫“請予協助”，詢問性函可寫“請予函複”、“請予研究、複告”，告知性的可寫“特此函告”之類。可見，不同文種因其功能不同，慣用語句形式和語言的感情色彩也有所不同。