三、與新聞記者建立良好關係
如果可能，要弄清采訪者的姓名和身份，並在采訪中用他(她)的名字親切地稱呼他(她)。采訪是新聞記者的本職工作，而且是他們試圖實事求是地做好的工作。企業管理者應當牢牢記住這一點，要尊重這一職業和他(她)的敬業精神，盡量以坦誠的態度進行溝通。
新聞記者們認為他們代表公眾，而且認為公眾有權力了解真相。因此，發言人的回答應反映出對這一立場表示感謝。你可能不讚成公眾或媒體的某種觀點，但首先要對公眾的關注表示感謝。
四、妥善應答
管理者在采訪中妥善應答是成功與媒體溝通的關鍵。管理者應牢記如下原則：
(1)簡潔而直截了當地回答問題。不要卷入可能采訪離題或糾纏不清的問題，給這類問題以簡單的回答然後就打住。
(2)永遠不要重複采訪者所說的不適宜的話，因為你的發言很可能被斷章取義，使公眾誤認為你同意或接受了那些話。恰當的應答應該是：“那是不正確的。實際情況是……”
(3)如有可能，盡量引用真憑實據來加強說服力。這不但有助於滿足新聞記者盡可能多地了解事實的需要，還有利於建立你在該事務上發表言論的權威。
(4)懂得如何把問題的回答引向有利於企業的事實。這是一種技巧，先接受問題，正麵回答，然後轉向與主題相關的某一事實，而這一事實有助於增強企業的信譽。
一家美國公司的經理在回答記者提問時就巧妙地運用了這一技巧：“是的，我想，在處理有毒廢物中，這(記者描述的情況)是可能的。然而，在過去的10年裏，我們公司涉足了ABC產品的生產，我很高興地說我們在……方麵做得非常成功。同樣值得重視的是，在我們芝加哥的分廠，98％的員工認為公司的安全措施‘非常好’。實際情況是，我們公司去年獲得了公路聯盟的‘卓越安全措施’獎，這一獎項我們已連續獲得了四年。”
(5)變負麵陳述為正麵陳述。如果采訪者以負麵方式提出一個問題或陳述一件事，不要重複它。回答問題，而且用正麵的陳述重新表述問題和某一事實。
例如：
(1)提問：“在那種形勢下，員工有無可能死亡或嚴重受傷？”
回答：“我不這樣認為。我們的安全紀錄是極佳的。我們在那一分廠的員工沒有遇到過一起事故，顯然，這是由於我們公司對安全工作的高度重視。”
(2)提問：“盡管貴公司有35位副總，你如何解釋隻有5名是女性？”
回答：“副總的任命是以董事會決定和考核結果為基礎的。所有相應層次的員工都可以申請副總的職位。在過去3年中，我們已公開招聘過9次副總。有10名女性參加了考試，有2名獲得任命。同時，有30名男性應考者獲得了任命。我認為我們在男女性別問題上是同等對待而且公平的，你不這麼看嗎？”
在應答時，永遠不要把采訪者提出的、未經本方查證的數字或事實視作討論的依據。在這種情況下，可以這樣來應付：“很抱歉，我還沒有對那些數字進行查證，因而目前我無法判斷它們的準確性。但是，我會在采訪後進行這項工作。”
五、掌握好時間
在接受采訪時，要掌握好時間。不要急於作答，在回答每個問題之前，用10秒鍾的時間來整理你的答案，“10秒鍾間隙法”對於防止不適宜詞句的脫口而出非常有幫助。
如果你認為目前接受采訪並不是合適的時間，你完全可以提出另約時間：“很抱歉我不能馬上接受采訪。如果你能在下午四點鍾左右來，我很高興在本公司的五層會議室中接受你及其他記者們的采訪。”沒有理由出於新聞記者的方便而安排采訪時間，注意不要倉促回答問題。如果必要的話，可以表示關注和同情，但對未來的不確定的事項不要發表任何評論。