文字是人際溝通的基本手段之一。在人際交往和公務往來中，落實為文字的各種文書在傳遞信息、交流感情、溝通聯絡等方麵發揮著重要作用，成了最普通、最常見的交際工具。然而，無論是私人書信還是正式公文，都有其寫作的特點和要求。掌握各種文書的規範格式和寫作要求，明確寫作的語言表達和詞語運用，不僅是禮儀上的要求，更是發揮文書社會功能的基本前提。
所謂文書，主要指借助於文字而形成的各種書麵材料。就其性質和使用範圍而言，文書可分為兩類：一般性私人文書和工作性公務文書。由於兩者性質不同，在寫作特點及要求方麵也有所區別。顧名思義，一般性私人文書主要適用於私人場合，在人與人之間起著交流感情、傳遞信息、溝通聯絡、聯係事務的作用。
我國曆史文化悠久，是有名的禮儀之邦，人們的社會產交往和思想感情交流，大多通過一定的禮儀形式和一定的文化活動方式來進行。在實際生活中，每個人都經常使用到一係列的應用文，如傳統的書信、名片、柬貼、啟事、題詩題詞、對對聯等，現代的如電報、傳真、特快專遞、電子郵件等。這些應用寫作包含著豐富的禮儀內容，具有中華民族濃厚的文化色彩。而我國向來流傳著一些關於書信的經典故事：
“鴻雁傳書”的典故，出自《漢書·蘇武傳》中“蘇武牧羊”的故事。據載，漢武帝天漢元年（公元前100年），漢朝使臣中郎將蘇武出使凶奴被鞮侯單於扣留，他英勇不屈，單於便將他流放到北海（今貝加爾湖）無人區牧羊。19年後，漢昭帝繼位，漢凶和好，結為姻親。漢朝使節來凶，要求放蘇武回去，但單於不肯，卻又說不出口，便謊稱蘇武已經死去。後來，漢昭帝又派使節到凶奴，和蘇武一起出使凶奴並被扣留的副使常惠，通過禁卒的幫助，在一天晚上秘密會見了漢使，把蘇武的情況告訴了漢使，並想出一計，讓漢使對單於講：“漢朝天子在上林苑打獵時，射到一隻大雁，足上係著一封寫在帛上的信，上麵寫著蘇武沒死，而是在一個大澤中。”漢使聽後非常高興，就按照常惠的話來責備單於。單於聽後大為驚奇，卻又無法抵賴，隻好把蘇武放回。
魚傳尺素的典故，秦漢時期，有一部樂府詩集叫《飲馬長城窟行》，
主要記載了秦始皇修長城，強征大量男丁服役而造成妻離子散之情，且多為妻子思念丈夫的離情，其中有一首五言寫道：“客從遠方來，遺我雙鯉魚；呼兒烹鯉魚，中有尺素書。長跪讀素書，書中竟何如？上言長相思，下言加餐飯。”這首詩中的“雙鯉魚”，也不是真的指兩條鯉魚，而是指用兩塊板拚起來的一條木刻鯉魚。在東漢蔡倫發明造紙術之前，沒有現在的信封，寫有書信的竹簡、木牘或尺素是夾在兩塊木板裏的，而這兩塊木板被刻成了鯉魚的形狀，便成了詩中的“雙鯉魚”了。兩塊鯉魚形木板合在一起，用繩子在木板上的三道線槽內捆繞三圈，再穿過一個方孔縛住，在打結的地方用極細的粘土封好，然後在粘土上蓋上璽印，就成了“封泥”，這樣可以防止在送信途中信件被私拆。
青鳥傳書的典故，據我國上古奇書《山海經》記載，青鳥共有三隻，名曰詔蘭、紫燕（還有一隻青鳥的名字筆者沒有查閱到），是西王母的隨從與使者，它們能夠飛越千山萬水傳遞信息，將吉祥、幸福、快樂的佳音傳遞給人間。據說，西王母曾經給漢武帝寫過書信，西王母派青鳥前去傳書，而青鳥則一直把西王母的信送到了漢宮承華殿前。在以後的神話中，青鳥又逐漸演變成為百鳥之王——鳳凰。
書信是一種向特定對象傳遞信息、交流思想感情的應用文書。“信”在古文中有音訊、消息之義，如“陽氣極於上，陰信萌乎下”（揚雄：《太玄經·應》）；另外，“信”也有托人所傳之言可信的意思，不論是托人捎的口信，還是通過郵差郵遞的書信，以及近年出現的郵寄錄音帶、錄像帶、電子郵件等都具有這種含義。
用語言文字向特定對象傳遞信息和進行思想感情交流的信，一是有運用文字述說事情原委和表達自己思想感情的能力；二是具備相應的書寫工具；三是有人進行傳遞。親筆給親戚朋友寫信，不僅可以傳達自己的思想感情，而且能給受信人以“見字如麵”的親切感；科技不斷進步，又相繼出現了電話、電報、郵寄錄音帶、錄像帶、電子郵件等交流信息的手段，可以預見，未來電子郵件這一新興的手段會被越來普及。
隨著社會的發展，人與社會的關係也在進行重新建構，書信的運用除傳統用法，即公函私函之外，一個新的發展動向便是原先私函類中因為個人需要而向政府機構、企事業單位、知名學者等個人所發的事務性的信件，這一類信件的使用量逐漸增多，值得注意。我們將其稱為個人公文。