書信是人們生活中最為普通、最為古老的一種溝通方式。與其他溝通工具相比，書信可以使思想表達得更充分、更完備。它可以超越時空的限製，將信息留住，也可以使人有充分的時間仔細品味和研讀。因而，盡管現代化的科學技術為人們提供了越來越多的更為快捷方便的通訊工具，書信在人際交往中仍有其不可替代的作用和價值。
書信的寫作有它自己的格式和要求，掌握這些內容，有助於更好地發揮書信的功能。書信寫作的基本要求有：
（一）行文規範用語禮貌
書信箋文中的稱謂、首尾的應酬語、正文、祝頌敬詞、署名時間等，都有約定俗成的結構順序及書寫格式。信封的收發信人的郵編、地址、姓名的書寫也有規範化的要求。寫信時要了解並遵守這些要求，否則會造成誤解，產生麻煩，甚至誤事。
書信是一種書麵談話，用語上要講究禮貌，使收信人能從中獲得親切感和尊重感。正文開始時，應首先向對方禮貌地寒暄和問候，接著再用應酬語引出談話正題。正文結束時，要根據談話對象身份的不同，通過不同的祝詞向對方表達祝願。總之，書信用語要讓對方感到自然親切、禮貌熱情。
（二）內容實在通情達理在書信中，無論談話對象是何人．內容都要實實在在，態度要真誠懇切，說理要通情達理。隻有這樣，才會增進友誼、加深感情、促進了解。否則，如事實不符，感情虛假，必然會損害雙方的交情．給交際效果帶來不利影響。
（三）字跡工整文辭通暢
書信靠文字來表達內容，文字書寫不僅要讓人看懂，而且還應讓人看得舒服，心情愉快。這就要求寫信人盡可能地做到從內容到形式都使人感到誠實、順暢、親切、優雅。書寫時要字體工整規範，紙麵整潔幹淨，切忌字跡潦草或到處塗抹。文辭也不能詰屈聱牙，令人猜疑費解。
書信寫作的具體要求是：
1．信文
信文，即信函的內容，也稱信瓤，一般由稱謂、正文、敬語、落款及時間四部分組成。
稱謂。稱謂是寫信人對收信人的稱呼，應在第一行頂格寫，後加冒號，以示尊敬。稱謂體現著雙方的關係，因而具體如何稱呼，應視對方與自己的關係而定。總的來說，應恪守親疏有別、長幼有序、禮貌待人的原則，選擇得體的稱呼。
正文：正文是信函的主體部分。由於書信的內容各不相同，寫法上也無須一律。可根據對象和所述內容的不同，靈活地采用不同的文筆和風格。正文一般包括四個部分：
第一，問候語。問候語要單獨成行，以示禮貌。問候語應依據對象和時間的不同而采用不同的問候方法。最常用的問候語有“你好”、“近好”、“節日好”等。
第二，先詢問列方近況和談與對方有關的事情，以表示對對方的重視和關切。
第三，回答對方的問題或談自己的事情和打算。回答對方的問題要有針對性，寫自己的事情要簡潔，要對方幫忙之事要寫明確。寫作時應力求語言通順、敘事清晰、措辭得體。
第四，簡短地寫出自己的希望、意願或再聯係之事。
敬語。敬語指寫信人在書信結束時向對方表達祝願、勉慰之情的短語。敬語要依據對象、書信內容、時令、場合等不同情況來選擇貼切的詞語。敬語一般分兩部分來寫。前部分表示信到此結束，多用“此致”、“即頌”、“順祝”等詞，通常緊接正文末尾。後部分要寫在前部分下一行的頂格處，多用“敬禮”、“×安”或“安康”等詞。
落款及時間。在信文的最後，要寫上寫信人的姓名和寫信日期。署名應寫在敬語後另起一行靠右位置。如何署名應視情況而定。寫上姓名，一般表示莊重、嚴肅，適用於寫給領導或不太熟悉的人。若對方是自己熟悉的親朋好友，可隻寫名而不用寫姓，並在名字前加上自己的稱呼，“弟”、“友”、“學生”等。署名的後麵可酌情加啟稟詞，如對尊長用“奉”“拜上”，對同輩用“謹啟”、“上”，對後生晚輩用“字”、“白”、“諭”等。
2．信封
現代書信一般使用橫式信封，信封上應依次寫上收信人的郵政編碼、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和郵政編碼。
郵政編碼要填寫在信封左上方的方格內。現行郵編為六位阿拉伯數字，注意不要少填或填錯。
收信人的地址要寫得詳細無誤，字跡要工整清晰。發給機關、團體或單位的信，要先寫地址，再寫單位名稱。
收信人的姓名應寫在信封的中間，字體要略大一些。姓名要寫全，不可省略。根據收信人的具體情況，在姓名後空二、三字處寫上“同誌”、“先生”、“女士”等稱呼，後加“收”、“啟”、“鑒”等字，但也可不加。