寄信人的地址、姓名要寫在信封下方靠右的地方，並盡量寫得詳細周全一些。最後，準確填寫好寄信人的郵政編碼。
托人轉交的信件，如收信人的地址為捎信人所熟悉，則可不寫。應在信封的左上方寫上“托交”、“麵交”、“呈交”、“煩交”等字樣。在信封的中間寫上收信人的姓名，下方寫上“某某拜托”。如信文內容一般，不涉及公私秘密，為表示對捎信人的尊重和信任，信封最好不封口。
電報是快速、方便的文字通訊工具。人們為了更快地傳遞信息，提高效率，除了使用長途電話外，也經常使用電報這一通訊手段。按其內容，電報可分為普通電報和禮儀電報兩類。
（一）普通電報
拍發普通電報，要使用郵電部門專門印製的有固定格式的專用稿紙。電報稿紙由四部分組成：
一是電報頭欄。這部分由郵電局營業人員填寫，與發報人無涉。
二是收報人地址、姓名。這部分由發報人自己填寫。填寫時，內容要詳細、準確，字跡要工整、清晰。
三是電文內容和署名。電文稿應力求簡明扼要、用語準確。電文的末尾要署名和寫上單位的簡稱。
四是發報人的姓名、地址、電話，這部分內容要按項逐一填寫清楚，以便郵電部門需要時聯係。
（二）禮儀電報
禮儀電報也是一種廣泛使用的禮儀文書。禮儀電報與普通電報的區別在於，它主要是用來傳達感情的，體現的是人際或工作交往中的禮儀要求。禮儀電報的種類很多，私人交往中的禮儀電報主要有賀電、唁電等。
賀電。賀電是對收電人表示祝賀讚頌的電報。一般用於當對方取得重大成就、獲得某種榮譽、有重大喜事或是吉日良辰等場合。撰寫賀電稿時，應做到語言精練簡潔，詞義鮮明準確。語氣上應力求做到感情真摯、熱情大方，但不可過分渲染，誇大其詞。所述事件要恰到好處，不可過分拔高。另外，賀電要發得及時迅速，否則可能失去賀電的意義。
唁電。唁電是發報人對亡者親友和家屬表示吊慰的電報。唁電既表示對死者的悼念，又向死者親友或家屬表達問候和安慰之情。電文要寫得深沉、莊重、純樸，充滿悲慟悼念之情，敘述逝世者生前品德、功績時，要突出本質方麵，恰如其分，語言應精練樸實。唁電要發得及時，最好在開追悼會前到達。
請柬也是私人和公務場合中廣泛使用的一種文書形式。請柬屬於書信的一類，但又不同於一般的書信。它是人們舉行吉慶活動或某種聚會時，為表示對客人的尊重和邀請者的鄭重態度，專門向邀請對象發出的邀請文書。請柬古已有之，如今人們使用的請柬，多是印製好的、裝幀精美的格式文書。這些請柬用料考究、藝術性強，具有濃重的禮儀色彩。
請柬是邀請客人參加活動的通知書，因而它的大小、形狀和類型的選擇，應依活動內容和邀請對象的具體情況而定，既要有針對性，又要講求藝術性。
請柬的內容由標題、正文、結尾及落款和時間幾部分組成。
標題寫在封麵上，如“請柬”或“請貼”等。對封麵文字最好適當做些藝術加工。
正文是請柬的主體部分，它包括以下內容：受邀人的姓名，擬舉行的活動名稱，活動的時間、地點及注意事項等，有時也要請被邀請者確認能否受邀。正文的寫作，要盡量做到用詞準確、精練、熱情、懇切、得體。
結尾處空兩格寫上“敬請”或“恭候”等字樣，再另起一行寫上“光臨”或“蒞臨”。
落款寫在下方，由發柬者署名。再另起一行注明日期。
請柬寫好後，裝入信封內郵寄或直接遞交均可。最好適當提前一些時候發出，以便受邀者有安排時間的餘地。
公務文書指不同組織、團體、單位之間公務往來的各種函件。它既包括各類正式的公文或公函，如文件、通知、報告、條令等，也包括其他一些工作場合的各類事務性文件，如廣告、合同、啟事、通告及商務信函等。
所謂公文主要指機關、團體、企事業單位在處理各種工作事務時所形成的格式規範、內容係統的各類書麵材料。公文是政策性很強的書麵文件，因此，撰寫公文時，對中央領導同誌的指示和講話，對黨和國家的路線、方針、政策，在提法上必須嚴格以中央文件為準；普通文件和可公開的文件，要以中央報刊發表的提法為準；不要亂提、亂擬與中央精神相抵觸的口號；宣傳成績要掌握好分寸；宣傳典型要交待具體背景。