會見,國際上又可分為接見或拜會。凡身份較高的人士會見身份較低者,或是主人會見客人,一般稱為會見。凡身份較低的人士會見身份較高者,或是客人會見主人,一般稱為拜會或拜見。我國一般不作上述區分,統稱為會見。從內容上講,會見有禮節性的,也有政治性的、事務性的具有實質意義的會見。禮節性會見一般時間不長,話題較為廣泛,形式也比較隨便。政治性會見一般要談論雙邊關係、國際局勢等等重大問題,話題較為嚴肅,形式較為正規。事務性會見則涉及一般外交交涉、業務商談和經貿、科技、文化交流等內容,有較強的專業性。會見與會談時應注意的禮儀有以下內容。
在會見、會談時,場地與雙方人員的座次安排要符合禮儀規範。高級領導人之間會見,應安排在較重要的建築物的寬敞的客廳內進行,也有在賓客下榻的賓館的會客廳內進行的。場地的選擇應依會見或會談的性質和內容的不同而不同。
會談桌上要放置兩國國旗,設置中外文座位卡,卡片的字體要工整、清晰,以便客人順利地對號入座。
另外,場地門口,要安排人員迎送、引導客人。如參加會見或會談的人數較多,還需安裝必要的擴音設備,並事先調試好,以保證正常使用。
鑒於座位的安排十分重要,如有疏忽或失誤,會給客人造成不良印象,因此應提前安排好,並在會談場所設置好中外文的座位標簽。
座次隻是會見與會談禮儀的形式,要想樹立自身的良好形象,還應注意講究談話藝術,了解並遵循談話中的一些禮儀規範。涉外會見或會談,尤其是事務性或政治性會談,雙方要討論的是一些較為重要的問題。而會談能否收到預期效果,同會談時能否合理運用語言藝術及遵循必要的禮儀規範有直接關係,因而必須格外注意。
談話時要盡量給對方留下良好的印象,表情要自然、誠懇,語氣要平和、親切。針對不同身份和國別的客人,應采用不同的交談方式方法,並選擇適宜的話題,以使談話得體並有針對性。
談話要注意把握分寸,堅持原則。對一些沒有把握的重大問題要及時請示。由於種種原因,會談雙方的觀點可能會出現分歧。對此,我們要堅持自己的立場,不能曲意逢迎對方,更不能作無原則的妥協上步。同時,也要本著求同存異的原則,選擇適當的話題,避免使會談陷入僵局或造成雙方的隔閡與摩擦。
要尊重外賓的習慣.回避外賓忌諱的話題。在談話時,不要涉及對方的私生活,不能詢問對方的年齡、婚姻狀況、收入,也不要談及其服飾、住宅、家具、汽車等話題。同時,還應避免談及宗教及政治信仰等問題。
交談時不能隻是自己講,,或隻同己方人員交談,把客人晾在一邊。要善於傾聽外賓的發言,不應輕易打斷別人的談話。談話時,目光要專注,精力要集中。聽取對方發言時,不要左顧右盼、心不在焉,或閉目養神、注視別處,顯出漫不經心或不耐煩的樣子。這些都是談話時最起碼的禮儀要求。
1.提出會見要求時,應將要求會見人的姓名、職務及會見什麼人、會
見的目的告知對方。接見方一般應盡早給予回複,安排時間。如因故不能接見,應婉言解釋。
2.接見一方的安排者,應主動將會見和會談的時間、地點、主方出席人及其他一些具體安排和注意事項通知對方。前往會見一方的安排者,則應主動向對方了解上述
情況.並及時通知己方有關人員。
3.準確掌握會見或會談的時間、地點及雙方參加人員的名單.及早通知有關人員和單位,作好必要的安排。
4.及早安排布置會見或會談場所的座位、音響設備等。
5.客人到達時,主人應在門口迎接。如有合影,則宜安排在賓主握手之後,合影後再入座。會見結束時,主人應送至車前或門口握別,並目送客人離去。
6.雙方領導人之間的會見或會談,除陪同人員和必要的譯員、記錄員之外,其他工作人員在安排就緒後均應退出。談話過程中,無關人員不得隨意進出。
7.會見或會談時,應適當準備些招待用的飲料。具體準備何種飲料,應視具體情況而定。