目前,我國有國有、民營和其他所有製形式下的酒店,其經營檔次、財務管理方式和水平參差不齊。因此,酒店除了製定基本的崗位職責、員工守則、規章製度外,財務部還必須嚴格遵照國家相關的法律、法規,結合自身實際情況,重點建立會計核算、經濟指標考核、采購管理和控製與監督等一係列高起點、高標準體係的財務管理製度。首先,要在製度上明確財務部的職責、權力和應盡義務,顯示財務管理工作的重要性。其次,要采用國際酒店業統一的會計製度,便於同行內橫向比較,找出差距,製定出合理的經營管理模式。最後,要明確建立財務部內部相應的職能機構和組織體係,以協調財會人員的日常工作,使財務管理工作環環相扣,有序性地應對市場經濟環境中的非確定性。
(二)加強貨幣資金管理
貨幣資金是酒店最重要的流動資產,每日散客在店消費、零星物資采購及大部分菜肴均采用現金結算,因此對現金的管理控製非常重要。1.建立現金收支職責分離製度,收付與記錄職能分開,做到日清月結,完善對現金的核查與盤點,充分發揮內部稽核的監督作用。2.實行庫存現金限額管理,規範現金的使用範圍和報銷製度。3.加強對各營業點現金收支的監督管理,要求當班收現裝袋投入保險箱。4.加強庫存現金保全措施,及時更換保險箱密碼,每日將營業款送存銀行。如遇大額繳存,需保安陪伴同行。
(三)加強營業收入管理
營業收入是酒店盈利的來源,對其管理應高度重視。1.準確核算營業收入。酒店的營業收入有現銷和賒銷兩種實現方式,應分開核算。按照權責發生製,對銷售折扣、退回、折讓及免單、壞賬的提取和注銷均應按規定執行,準確核算每日營業收入。2.建立顧客消費台賬和加強各營業點收入的結算管理。對客人的消費應及時記入相關賬戶(注明房號和座號等內容)。對賒銷部分,應成立專門管理部門或指定專人對其進行動態分析和跟蹤,盡量縮短收賬日,及時回籠資金,並與有關銷售人員的績效掛鉤。一般酒店都會建立應收賬款責任製及客戶信用管理製度。各營業點收款員不直接與顧客接觸,而是通過服務員的媒介來完成客人的消費和結賬工作。每日下班前除及時將當班營業額投入保險箱外,還應編製當天營業收入日報表,上交財務部和稽核人員,以保證每日收入數據準確、完整。3.實行收入稽核製。酒店通常分日審和夜審。通過稽核製度,能及時有效地防止錯誤與舞弊的發生,可及時準確掌握酒店各部門營業收入的狀況,對平衡整體收入、調整銷售結構、進行財務分析提供了基礎。
(四)加強成本費用控製
在激烈的市場競爭中,我們必須不斷降低成本費用,提高經濟效益,增強競爭優勢,做好財務管理成本費用等方麵的控製。
1.對成本費用進行有效控製。由於酒店存貨占用資金較多且具有不可存貯性,故在購、收、發、存等環節應嚴格控製。規範采購製度,及時了解市場行情,明確所采購物品的質量、數量、價格要求,提高原材料利用率,降低經營成本,防止濫用資金和積壓物資;完善材料驗收製度,相關物品須經財務、廚師長、保管員及相關負責人共同商議決定驗收製度,嚴格把好質量關;控製與監督領發料環節,每筆材料的領用須經相關負責人審核確認,一般采用先進先出法發放;建立倉庫分級管理製度,物品按其性質分類存放,定期和臨時進行盤點,保證賬實相符。
成本費用控製是酒店財務管理的重心。(1)餐飲成本費用的日常控製是其中一項重要內容。餐飲成本的控製要建立標準,防止浪費和欺騙。餐廳每一道菜肴烹飪、食品加工和酒水調製,都必須有一份標準的成本核算單。每一道菜肴的標準分量、烹飪規格、操作方法及所有原料和輔助配料的名稱、分量、單價等都必須一一核算並記錄在案。“標準菜單配方”是各個餐廳廚師日常操作的樣板,主要菜單經過試製整盤,還要拍照立樣,存入菜單資料庫。成本控製部門據此進行成本核算和控製,尋找成本上升的原因,不斷調整餐飲部銷售結構,降低成本、增加盈利。餐飲費用的控製還需建立餐具和低值易耗品的損耗統計製度,按人包幹,非正常損耗與有關責任人獎金考核掛鉤。(2)客房出租是酒店盈利的主要經營項目。必須控製好各項費用支出,對物料用品實行標準化定額管理,降低消耗,增加出租率。(3)工程費用控製十分重要。酒店的能源耗費、日常維修備件備料、設施設備翻修改造是工程費用支出的三大部分。(4)財務部設置成本控製部及成本經理,成本經理管轄成本核算員、收貨員、倉庫保管員,使他們各司其職,各負其責,層層把關,控製好酒店的成本。