正文 內部控製理論在科技館票務管理中的運用研究(2 / 3)

1.不相容職務分離

遵循內部控製的原則,廣東科學中心充分考慮不相容職務職能相互分離的製衡要求,將票務政策製定、售票、檢票三部分職能由三個部門負責。售票分別設置了票管員、票務主管、售票員、稽核崗位。根據崗位職責分工,票券保管與記賬分開,票款收取與票款結算崗位分開,稽核崗位與日常管理崗位分開,起到相互製衡、相互監督的作用。

2.票券的管控

票券包括門票、發票、各種代金券及優惠券等。票券的管理采用會計記賬管理的方式,根據票券的類別設置兩級分類賬,一級分類賬記錄票券購買入庫、售票員領用及結存的總數量,二級分類賬根據售票員姓名設置明細賬,分別記錄每個售票員領用、出售的數量及結存的數量。票務主管通過賬賬核對、賬實核對,保證售票員所使用的每一張票券均記錄在案。

3.售票細則控製

根據業務部門推出的各項票務政策,製定相應的售票實施細則,使每項售票業務風險可控。例如:根據票務促銷優惠政策,購買2張門票送電影贈券1張。在優惠政策實施前必須在售票係統中設置捆綁銷售的票種,如果無法通過係統實現監督,則必須采用可核對的憑證和記錄。售票人員必須嚴格遵照細則要求操作,否則售票結算時將會出現賬實不符,達不到防控風險的目的。

(二)事中控製措施

售票的事中控製必須能夠及時獲得實時信息反饋,以供控製者及時發現問題,采取措施,防錯糾偏。

1.售票備用金及售票款項的控製

售票備用金是指經財務部門核準用於售票時為顧客找零的限量現金。備用金嚴格遵循專款專用的原則。售票員上崗前領用備用金,在崗期間由售票員自行保管,但不得帶離售票現場,每天售票結束後備用金鎖入本人小保險箱。

售票款項包括現金、POS刷卡、支票等類別,售票款項日清日結。現金每天定時解付銀行,解付前收到的所有款項當天必須上繳,並且實行簽名責任製,各人上繳的各類款項由其本人負責款項的真實性及有效性。嚴禁坐支現金票款,現金票款必須與備用金分開管理。除現金外的其他售票款項,售票員每天在售票結束後填製其他收款憑證的彙總表單,連同收款憑證交與票務主管核對售票數據。

2.售票過程控製

售票過程控製運用電子信息手段,減少和消除人為操縱因素。廣東科學中心是全國最大的公益性科技場館,為了體現現代化科技場館的管理及更好地服務觀眾,結合國際上相關場館的經驗及實際需要,采用IREC全麵客流票務係統處理日常基本票務、團隊的預約等業務。係統管理員在票務係統中分別設置各模塊(對應不同的票務崗位)的管理權限,而係統管理員本身崗位又獨立於各個使用模塊之外。

票務主管負責設置每個售票員票務係統的賬號及售票權限。售票員售票時必須登錄自己的賬號,使用自己所領用的票券進行售票,所售的門票種類、金額、數量均詳細記錄在係統中,為單位票款管理提供完整的核對依據。

觀眾購買票務係統售出的門票後,必須通過該係統的閘機(或PDA機)進行檢票,方可進入館內參觀。檢票數據均記錄在票務係統報表中,與售票數據相互印證。