(二)工程承包公司合同內控的分級授權審批
國際工程承包合同內控的分級授權審批機製包括兩類,一類是針對與項目業主簽訂的標誌項目承接的項目主合同,為項目分級授權審批,對不同金額的項目需分級報經總經理、經理辦公會批準,如金額巨大且性質重要的項目,需報送董事會進行聯席審批。另一類是合同分級授權審批,是針對項目項下與除項目業主外的其他項目參與方簽訂的合同。鑒於國際工程承包合同的重要程度與合同金額並不直接相關,合同特殊性較強,因此,每個合同均需由項目負責人確認,經合同內控小組審核聯簽後,由合同內控小組的最高領導——總經理或分管副總經理審批。
(三)工程承包公司合同內控的信息平台
由於國際工程承包項目的合同文本和過程文件眾多,信息平台能夠切實提高合同內控的效率和效力,有利於合同內控的動態過程控製。該信息平台的建設目標是保證與合同相關的各類信息,如合同檔案管理係統、合同付款審批係統、合同進度報告等,能在符合合同管理權限級別要求的同時,高效安全地共享、傳遞、處理和反饋。
四、基於過程導向的工程承包合同內控製度建設
(一)投標階段的合同內控
鑒於國際工程項目的複雜性,投標階段的合同內控管理是項目實施階段合同內控工作的基礎,其重要性不言而喻。本階段涉及的合同文本主要包括項目招標書、資格預審申請書、技術建議書和商務建議書。國際工程承包企業應根據項目招標書的要求,深入分析工程特性,重點研究設計技術方案和商務條款偏差,同時還要對各個可能的項目參與方(即潛在的合同方,包括業主和分包商)進行資質調查和履約能力分析,這個階段需要投入大量的精力和時間。國際工程承包企業在對項目進行全麵分析調查的基礎上完成項目可行性調查報告,根據項目金額和重要性的不同及國際工程承包公司項目分級授權機製進行項目投標審批。如涉及投資事項,如BOO、BOT及資源開發等項目,還需報經公司內部投資審批流程批準。
(二)訂立階段的合同內控
1.與業主簽訂的項目主合同。國際工程承包公司在收到中標函後,進入與業主的合同談判階段,在這一階段,項目主合同將由前一階段的要約變為實際具有法律約束力的合同文本。本階段涉及的合同文本主要包括合同協議書、中標通知書、合同通用條款、合同專用條款、技術標準及規範、設計圖紙、價格清單、保函格式等。國際工程承包項目主合同文件審批應根據項目金額的不同,經合同內控小組審核聯簽後,根據國際工程承包公司項目分級授權機製確定審批人或審批機構。項目主合同簽約後,如業主、成本等情況發生重大變動及國際政治經濟環境發生重大變化,或者項目主合同超過一定時間還沒有生效,應在開立履約保函或辦理其他生效關鍵事項前進行合同生效評審,從而評價合同簽訂後項目主要風險因素的變化及其對合同執行的影響,明確應對措施。合同生效評審的管控流程比照項目主合同流程執行。
2.與其他項目參與方簽訂的其他合同,如分包合同、監理合同、保險協議、貸款協議、保函或其他擔保合同等。項目其他合同一般在總承包合同簽訂完畢後進行擬訂簽署工作,具體的簽署內容和時間由項目管理計劃確定。對於國際工程承包項目,由於項目部分重要參與方(如主要設計、土建、采購分包商、銀行等)在前期合同調查階段就已確定,甚至共同參與項目主合同的談判,對於這部分項目參與者的合同,往往通過議標方式確定,其他項目參與者還需通過招標方式確定後再進行合同談判。項目其他合同談判小組的成員應由參與項目主合同談判小組的成員組成或由其領導,以便通過合同條款將項目風險在各項目參與方之間進行分擔、傳遞和轉移。