項目其他合同文件審批應根據合同金額和重要性的不同,經合同內控小組審核聯簽後,根據合同分級授權機製確定審批人或審批機構,不應因合同量大減弱這一控製活動的控製力度。
(三)實施階段的合同內控
項目實施階段的合同內控,其目的是確保各個項目參與方都履行其合同義務,並確保自身的合同權利得到保障。
1.合同履行。國際工程承包合同的履行內控,其重要流程是在建立項目管理計劃下,對項目重大合同製定單個合同管理計劃,包括合同過程文件、交付內容和管理要求,該合同管理計劃應涵蓋整個合同過程的全部合同管理活動。負責合同管理計劃審批和監督的人員應為執行負責人的上級管理崗位或部門。
2.合同結算。由於工程承包項目資金安排的係統性,對合同結算風險的控製應始於項目業務部門提交合同付款申請之時,項目業務部門應結合項目預算、項目主合同收款進度、結彙情況、相關合同條款,綜合評價項目各類合同結算,防止超預算、超合同、超餘額、超幣種的項目合同付款情況出現。財務部門應專設合同付款審批崗位,對合同付款進行複核並應定期將各項目的各個合同結算情況反饋給項目業務部門,以便查錯防漏。
3.合同變更。國際工程承包項目引發合同變更情況很多,項目合同變更管理應與項目整體變更控製相結合,尤其是項目主合同變更時一般也會引發項目其他合同的變更。合同變更的內部審批流程應比照合同簽訂的審批流程辦理,防止未經授權審批的合同變更。國際工程承包項目合同中對合同變更條款詳細約定的,實際變更發生時,應嚴格按照合同約定的文件和程序處理。合同變更後,項目業務部門應及時更新財務部門的合同備案,以便按照變更後的合同執行。
4.合同索賠。國際工程承包項目索賠方式應在合同條款中規定,索賠發生時按照合同規定的程序進行。由於索賠事項的特殊性、重要性和專業性,一旦合同需要通過仲裁方式進行索賠,需要法律部門的介入,必要時應建立業務、法律、財務三位一體的合同索賠小組,仔細衡量仲裁方式的價值和意義所在,並應報經公司管理層的審批同意。
總之,國際工程承包的合同內控建設和實施是一個複雜的係統工程,持續周期長,可變因素多,是強化公司業務、財務、法律三位一體,共同動態提升國際工程承包項目全過程管理精度的重要管理工具。
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