4.7人事表單的設計思路
可以說，隻要有人事活動的地方，就免不了有表單的影子，人力資源每個崗位，都會有和表單打交道的時候，一張合適的表單可以解決很多問題，省去很多溝通成本，但是，盡管網上的表單隨處可見，但或多或少，你總是會發現，從網上下載來的，或者從同行朋友中借鑒來的表單，總有不盡如人意的地方，要想直接拿來用總是不行，都要花時間修改，有些甚至基本不能用。這是為什麼呢？答案其實很簡單，因為不同的企業有不同的人力資源管理體係，而表單這個東西，本質上，是一種管理形式的體現，表單的設計過程，就是在解析管理環節的過程。所以說，好的表單都是自己設計出來的，因為要參考所在公司的特點。
那麼，設計表單的時候，都要考慮哪些要素呢？
就我自己來說，到現在為止，我大約設計過30幾份表格，從作用上來分，主要是這樣4種：傳達信息類，比如試用通知書、轉正通知書、調薪通知書等；收集信息類，比如試用期工作計劃、工作日報和周報、招聘申請表；彙總信息類，比如人事檔案表、合同簽署情況表、麵試記錄表；管理類，比如調薪申請報告、績效評估報告，離職審批單。這當中，管理類的表單因為受控因素實在太多了，我還不夠級別對此做出總結，暫且不講，隻說前邊3類表單製作的一些思路和心得。
做表單，首先需要明確的一點是：可以說，所有的表單，都一定會依附於某個動作（也就是說，它是要完成某項工作而不得不創造出來的），但不同的表單，依附的動作本身也是有差別的，舉個例子說，傳達信息類和收集信息類的表格，通常依附的動作，多半都是具有跨部門和流程的動作，彙總信息類的表單就不一定，有時候也許隻是為了方便自己或者本部門的人查詢，而管理優化類的表單，依附於崗位和職能的可能性就更多一點，表單的這個特點，也可以用來幫助我們判斷，應該把它歸結於什麼種類，明確了它的種類，我們就可以有針對性地進行思考和設計了。
1.信息傳遞類表單的設計思路
（1）明確表單所依附的動作
大多數人都知道，信息傳達類的表單，是為了完成一定的任務而存在的，在這裏我需要特別強調一點的是，很多信息傳達類對表單，它所承擔的任務，本身極有可能是複雜的，而不像它的字麵意思那樣簡單。舉個簡單例子，試用通知書。試用通知書這個表單，是依附於試用這個動作而存在的，而為了進行試用，我需要做一些事，這些事包括：和部門再次確認該人選可用否，如果可用，擬安排的崗位、導師以及辦公場所等；提請人力資源主管部門（不僅是人力資源總監，大多數公司還會將這一權限放到分管人力行政的副總或者總助處）審批；使薪酬專員明確該人選的薪酬標準；讓人事專員致電候選人錄用日期以及需攜帶的證照；使行政專員預先準備相關辦公設備。從SOP（Standard Operation Procedure，標準作業流程）角度來解析，這就是企業內部的試用管理流程，作為完成這個流程的載體——表單，它最好要把整個流程中的每個環節都照顧到（為這個簡單的環節，設計多個表單，是不明智的），如果缺失了一項，你的信息傳達就是不充分的，等到新人入職的時候，你會發現，本來應該一氣嗬成的流程，總是磕磕碰碰的，要麼是辦公設備沒有提前安排好、要麼是部門的經理不在、要麼是導師不到位、要麼是沒地方辦公、要麼是新人帶來的個人資料不全，等到月底要結算薪酬的時候，薪酬專員可能還會跑來問你，這個人的薪酬細節當初是怎麼談的，而你已經忘記得差不多了。
理想的表單，應該是這樣的：從發起人發起一份表單開始，到表單最終歸檔，它把完成表單依附的動作將會涉及到的所有工作和部門，全部都通知到了，該傳達的信息，全部都傳達到了。
要做到這一點，需要我們站在流程的最高度，觀察表單依附動作的行進流程，收集流程過程中需要使用到的信息，把這些信息進行有效的整合，形成關鍵字段，放進表單裏。
另外，需要特別注意一點，那就是傳達信息類的表單，本身並不是用來評估動作是否應該做的，那是管理類表單的工作，而是用來完成該動作的。舉個具體的例子，試用通知書本身不是用來評估候選人是否應該錄用的，而是用來完成試用這個動作的，同樣，轉正通知書也不是用來評估員工是否應該轉正用的，而是用來完成轉正這個動作用的。所以，這類表單的設計，關鍵字段要多一些，以防信息遺漏。
還是那個試用通知單的設計，我把新員工試用的流程反複的想過之後，設計出的試用通知單的內容，包括以下這些：
.員工姓名、入職部門和崗位、員工導師、預計入職日期、預計試用期——人事專員據此辦理完成入職手續後將員工領去對應的部門交給對應的人，行政專員據此安排辦公設備和設計用戶名以及用戶權限，培訓專員據此跟蹤員工試用期工作計劃和工作完成情況。
.基本薪、職級、標準績效基點——薪酬專員據此核算員工薪酬。
.用人部門審批、人力資源總監審批、總經理審批——權級和請示。
.報道需提供的證件——給人事專員做備忘錄，以免忘記。
在這裏順便說一句，表單設計出來之後，使用過程中，應該一式幾份，這也是一個問題，我自己喜歡一式一份，隻需要確定一個主要的負責人就可以了。比如說這個試用期表單，我選定了招聘專員為發起人，人事專員作為表單主要負責人，一方麵完成自己手上的工作，另外是跟進行政專員的工作，通知培訓專員，並更新相關信息表，在月底彙總表單信息給薪酬專員。不過，這種方法不見得就是最合理最有效的，隻是我們公司的個別做法。
（2）表單的審批流程和部門並非所有的信息傳遞類表單都需要經過審批，這裏講的，是對於那些需要審批的表單的思路。
審批流程設計簡單，一般都有用人部門、人力資源部、分管副總幾個級別，通用的規則是審批權限低的排在上方，權限高的排在下方，最後一欄是公司該領域的最高權限管理者。
麻煩一點的是用人部門的審批權限，如果用人部門所在的管理體係有兩級以上的組織設定，傳遞信息類的審批應該放在哪一級？
之所以會提出這個問題，是因為在實踐中，我有遇到過，用人部門所在的中心總監審批了用人意見，忘記（或者認為沒有必要）告知部門經理，結果部門經理因為不清楚新員工入職日期，到新人報道的時候，才發現都還沒為其預先指定具體的導師或辦公場所，結果兩方麵都是很鬱悶的（用人部門經理認為這種突然襲擊打亂了他的工作安排，人事部門則認為已經預先告知的事怎麼還會出紕漏）。要解決這個問題，我們當然可以要求人事專員接到試用通知後再找用人部門經理溝通具體事項和安排，但這實際上是流程回轉了，做過流程的人多半都會有體會，流程一旦出現反複或者回轉，往往代表紕漏的產生，因為大多數時候，我們都會有“我以為……”的心理（我以為他已經知道、我以為已經安排好了等等），除非是格外的提醒自己，或者在後續的流程中，針對回轉和反複的環節，做更多的補充性規定，而這些都屬於額外的支出成本了。
在人事表單的審批權限這個問題上，我至今還沒有想到很好的能解決問題的方法，也和一些同行們探討過這個問題，總體覺得，部門用人權限應該是掌握在中心總監手裏的，但是具體的事務安排，又是部門經理在做，所以目前的表格設計上，把用人部門的審批欄隔成了兩欄，左為部門經理，右為中心總監（表示審批權限同級），往下是人力資源總監，再往下是分管副總，這個做法相對繁瑣一些，唯一的好處是把兩個職位都兼顧了，並且該知會的人，基本也都知會了。
對傳達信息類的表單，暫時做個小結，是這樣的：在設計該類表單的時候，要充分考慮產生表單的動作是什麼，完成該動作需要經過哪些環節，使用哪個流程，涉及該流程的人或者部門，需要哪些信息，把這些信息都收集起來，整合，放進表裏，並確保一份表單從發起到存檔的時候，它所依附的那個動作，已經完美地完成了，當然，人為的差錯除外。
2.收集信息類表單
收集信息類的表單有很多，最典型的一個例子是崗位信息收集表，說到崗位信息收集表，我想說一說我設計這個表格的過程。
最初之所以想要做崗位信息收集表，是因為我打算對公司的薪酬體係進行改革，引入寬帶工資體係，打破現有的崗位差別，而要做寬帶工資體係，不可避免的要進行崗位價值評估，如何評估崗位價值？毫無疑問，首先要知道崗位都從事哪些工作，然後再來評價，這些工作對公司有多大的價值，進而確定這個崗位在公司整個崗位體係中的地位。為了收集崗位工作，我勢必要設計一個崗位信息收集表。
我最初開始做這個表的時候，隻想到了以下這些內容：
.崗位的基本關係—崗位在組織結構中所處的地位，上下左右關係。
.任職人資格—學曆和能力要求。
.崗位的工作領域—是業務，管理還是自我提升領域的（在我們公司，自我提升也是崗位的工作之一）。
.崗位工作內容—針對具體的領域，日常的工作收集。
.崗位工作頻率—針對某項工作，在整個工作時間段裏，重複的頻率有多高。
第一輪做下來後，我發現，我所收集到的崗位信息，許多崗位的工作都是雷同的，依靠這些信息，我根本無法判斷，哪些崗位是核心崗位，其工作具有哪些核心價值。
我開始思考要如何解決這個問題，結果是我決定開始第二輪的崗位信息收集，這一次，我在崗位信息收集表裏加入了兩個新的緯度：解決問題的難度和工作目的。首先我對問題本身的難度值進行了界定，然後要求大家盡可能在工作內容描述時做得足夠詳細，並且說明做該項工作的目的為何，同時，比照我給定的難度標準，對自己的工作進行難度評估。
這一輪收集到的信息，比上一輪要全麵一點了，大家寫的崗位工作內容比上一次要詳細多了，另外也對工作進行了難度評估，但是我隨後又發現，從崗位信息收集表來看，我找不到足夠的證據來對大家的難度評估做出符合實際情況的判斷。
於是我接著改進我的崗位信息收集表，這次增加了一個工作自由度的緯度，用來度量工作中需要使用到的經驗和知識。可是稍後我又發現，有些工作本身是不能用自由度來衡量的，於是我又引入了一個新的緯度……如此循環往複，最後做出來的崗位信息收集表，和我最初設計的版本，已經有很大的差別了，但是它非常的有用，我用這張表，加上一些細致的培訓和懇談工作，基本上就收集到了大部分我需要的信息。
這件事做完之後，我就開始想，如何才能做出一張有用的信息收集類的表單？
我們可以隨便設計一張表單，像我所做的那樣，不必考慮很多的項，如果收集的信息不全，那麼繼續返工就好了，可是這樣會浪費很多的時間和精力。所以，我建議大家，在設計信息收集類的表單的時候，不要太隨便，要多多思考，信息收集本身是一個非常瑣碎且非常麻煩的活兒，但它非常重要，它是我們決策的基礎，收集到不全的信息，極有可能會做出錯誤的判斷，這就是為什麼大多數ERP係統都有決策支持模塊的緣故，而所謂的決策支持模塊，本質上就是各種各樣的信息彙總表，因為加了一些評估參數，於是他們就被賦予了新的名字：報表。