商務禮儀是指工商企業界人際交流的行為規範和習慣。它除了遵從一般的社會禮儀外，還要服務於工商業的特殊目的和需要。各國社會文化模式的不同，使各國的商務禮儀有所不同。所以，我們在這裏除了介紹一般的商務禮儀外，還著重介紹了西方一些國家商務禮儀的差異。現代秘書、尤其是商務秘書懂得和掌握商務禮儀很有必要。
第一節現代秘書與商務辦公室禮儀
一、地位
在商界，地位與禮儀有著密切的關係，公司中的每個人都對其上級負責，其等級地位大致如下：
（一）董事會主席、董事會成員、總經理；
（二）各主管副總經理、財務經理；
（三）部門經理；
（四）高級經理人員的私人秘書和助理；
（五）技術專家；
（六）行政助理；
（七）職員。
辦公室的位置常常反映了它的主人在企業中的地位。在美國和德國的企業中，最高層的辦公室都是由最高級的官員使用的。在美國，位於上層樓角上的房間一般都是高級官員使用，而有單獨的辦公室的官員要比隻有一張辦公桌的官員顯示出更高的地位。在法國，高級官員的房間都位於中間的樓層，他們的直接下屬的房間則在他們上下左右的周圍，以方便隨時向他們請示彙報，也方便他們向部屬下達指示。即使在一個辦公室裏，也有中心位置。一個新來的職員，他的辦公桌總是放在離中心位置最遠的地方。
當兩個地位相等的人有必要在甲方或乙方辦公室召開一個會議時，對發起會議的人來說，應當到對方的辦公室去舉行，不能把一個地位與自己相等的人召到自己的辦公室開會。因為這是很不禮貌的。當然，如果正在接待一位客人，需要一名地位相同的人員來會見這位客人，可以把他請到辦公室，並且在那位同事走進房間時，你應該站起來，為他作介紹，並且讓座，然後重新坐下，以此來向客人清楚表明你和你的同事至少是處於同等的地位。如果要到一個地位相同的同事的辦公室去，應當事先通知對方，征求同意，比如先掛個電話詢問一下對方是否方便，或在門口問一下他是否有空，這樣才是有禮貌的行為。
對上級，不要在有來訪者或顧客在場的情況下提出反對意見，應該私下提出。批評他人，即使是下級，也隻能在私下進行，不能在其他職員在場的情況下進行，更不要在顧客麵前進行。
總之，弄清楚一個人在公司的地位是很重要的，隻有這樣才能知道應給予他什麼樣的禮遇。
二、舉止
在一般的社交場合，當一位女子走進房間，房間裏的男子應當站起來，在她離開時為她開門；進出門，上下電梯，一般是女士優先。但是，在公司內部，這種禮節就是多餘的了。當一位婦女脫外衣時，站在旁邊的男士應伸手幫忙；如果不在旁邊，也沒有必要跑過來這樣做。一位女同事走進辦公室，男職員沒有必要站起來；即使是一位外來的女士，一般離門最近的一兩位起來就可以了。對於女性上級，最好能像對待男性上級一樣。對待同級或職位較低的女性，'舉止要自然。比如：如果恰巧首先走到門前，那麼為她開門是有禮貌的行為；如果她首先走到門前，他也不必搶到她前麵去為她開門。在德國公司裏，一位經理是不會給女性下級讓路開門的。在中國，人們對上述舉止似乎很淡漠，是不大講究的。
德國人在辦公室裏見麵要相互問候，正式地說“Guten Tag”並且握手。有人計算，德國公司的職員每天有20分鍾的時間花在握手上，每天第一次見麵_以及離開時都要握手。然而，美國人在辦公室見麵最多說一聲“Hi”就可以，一般不握手。
在德國，在辦公室裏一般相互用尊稱，決不能像美國一些企業中那樣隻以名字相稱。即使在美國，一些比較保守的商業機構，如銀行和經紀人事務所，也要用尊稱。在其他一些公司企業，同事間大都以名相稱，表示親切，而對上級如何稱呼，要視情況而定，最安全的做法是看老職員如何稱呼他們。如果是非本公司的職員，則可以比較隨便一些。
西方人看重個人的領域，不經允許進入他人的領域是很不禮貌的，在商業領域，在公司和辦公室也是如此。別人的辦公室，非經許可，不能隨便進入。進入他人的辦公室，也不要東張西望，更不能看放在辦公桌上的文字材料；即使是幾個人合用一個辦公室，看別人桌上放的文字材料也是很粗魯的行為。
三、衣著
在辦公室裏如何著裝？最好的辦法就是入鄉隨俗。一般說來，在大公司，衣著比較正規，男子都是穿西裝，女子可以穿漂亮的裙裝，但要穿長絲襪或連褲襪。用背帶的男士要脫掉外衣時，應將背帶同時解下。把衫衣袖子卷起來，應不超過肘部。
女士在公司內不宜穿露胸、透明的罩衫，不要穿超短裙、開衩裙或佩戴撞擊有聲的珠寶飾物。婦女穿褲裝在西方屬新潮，在辦公室是否能這樣做，要看情況而定。在比較保守的商業機構，如銀行、交易所及大型公司，不要穿。
德國商人總是衣冠楚楚，服飾被視為正確的舉止的一個重要的組成部分。男性商務服裝應當是新熨燙的深色的西裝和領帶、淺色襯衫、深色皮鞋和襪子。
法國商人著裝也很講究，很注意外表，在服裝和化妝品上花很多錢，而且還喜歡評論別人的衣著和舉止。在美國，商界人士對服飾很講究，特別是大公司的工作人員，下班後可能穿各種便裝和牛仔褲，但工作時一般都西裝革履。大的商店及商務行業中的職員都著西裝工作，或著製式西裝。雖然在許多小公司以及在一些不與外部打交道的職員中許多人都穿便裝工作，但是總經理以及常與外界打交道的職員不能這樣。一般說來，在美國的商界，如果想得到晉升，就不要穿牛仔褲和便裝上班。
四、會議
會議的時間長短應事先定好，不能改變。會議都有預先製定好的議事日程，要討論的題目都列在日程上，一個接著一個，很少有時間讓與會者高談闊論。會議都準時結束，以便與會者去幹別的事情。
董事會的會議通常都有一套詳細的規則，對會議如何召集、法定人數及會議如何進行等問題作了明確的規定。如果有這些細則，會議主持人應按照規定主持召開會議。
會議的主席可以是選舉的，但一般公司內部的會議是由出席會議的職位最高的人擔任。例如：董事會會議由董事長主持，部門經理會議由總經理主持。
主席的職責是召集會議，宣布會議的內容，請求宣讀會議記錄，請求宣讀與會議有關的書信文件，並且按議程主持會議。主席必須公正地行使其職權，給有爭議的雙方以相等的時間發表意見。
正式會議的秘書是經過推薦、複議和投票產生的。公司董事會會議或公司內部會議上，一般由會議主持人的私人秘書擔任這個角色。秘書的工作是發送會議通知，準備和發送議事程序，安排座位，準備會議所必需的文件，作會議記錄並最後整理出詳細的會議記錄。
一般正式的會議應當有一個議事日程，非正式的會議也要列出要研究討論的問題。可能的話，秘書應當把議事日程發給與會者。在美國，一般都是按照《羅伯特議事規則>來安排會議的。議事日程一旦排定，就應該執行。如果有人遲到，等待時間一般不超過10分鍾。
重要的會議應有會議記錄，記錄通常有下列項目：召開的日期、時間、地點；出席的其他與會人的職務和姓名；會議的程序、討論要點以及作出的決定；結束的時間。
會議上，如果一個與會者眼睛盯著主持會議的人表示期待發言，主持會議者應注意並且作出反應。一般應該讓大家輪流發言。在英、美、德等國，在會議上打斷別人的話是很不禮貌的，但是在法國的商務會議上，打斷別人的話卻是很平常的。如果在會議上謝絕了發言，以後就不應當再向別人提出自己的意見。
美國商界的經理人員會議很多，據1987年統計，每周平均為17.3小時，準備會議的時間是6.3小時。也就是說，總經理把一半的時間花在開會上，秘書的會議工作量也就可想而知了。
法國的商業會議也都很長，但是會議並不太遵守議程和時間，許多會議根本就沒有議程。法國經理們開會時都很雄辯，無所不談，甚至去討論一個問題的哲學意義，打斷別人的講話是常有的事.總之，很多話與會議的目的毫無關係。所以．會議常拖延2--3個小時，也沒有任何具體的結果。
會議上，與會者的地位和頭銜是很重要的，公司的商務會議都是由上級召集同處一級崗位上的人開會，很少讓職位高低不一的人參加同一個會議。例如：隻召集經理們開會，或隻召集工長開會，而不把經理和工長召集在一起開會。開會的座次是非常重要的，坐在中間的人主持會議。
第二節現代秘書與商務交際禮儀
一、預約
商務會晤、談判以及各種有不同企業的人參加的會議，都要提前預約或提前通知。提前多少時間預約或發出通知，常常預示出一件事情的重要程度。提前的時間越短，表示越不重要。在美國、德國等國，安排商務會晤至少要提前兩個星期，甚至更長。在美國，要會見總經理一般至少要提前1個月預約，更重要的事情要提前兩個月。到最後一分鍾才打電話提出會晤要求，被認為是製造麻煩、甚至是侮辱。日本商人的提前時間比較短，他們邀請美國商人參加一些重要的會議，往往發現美國人沒有到，主要原因是美國商人的日程安排早在1個月以前就確定了，而且日程一經排定就不可改變了。日程安排對美國人、德國人和北歐人是神聖的，法國及南歐國家的人的態度則不同，他們經常改變約定時間。在法國，如果事情重要，根本不需要提前預約和通知。法國人重視人際關係，把人情看得最重要。如果有一個重要的人物要見，他們可以取消原訂的約會而去見他，這對美、英、德等國人是難以接受的。所以，在法國，保持與公司經理個人的良好關係是很重要的，隻要你與他有著良好的個人關係，可以不用提前很多時間去安排，甚至可以不需要預約就去會見他。但是，在美、德等國，不管個人關係如何，商務上的預約是必需的。法國人一般沒有很長期的日程安排，即使與他作了預約，到時還要提前幾天再確認一下，看他是否改變了計劃。如果讓一個法國商人一年後參加一個會議，他會感到惶惑：“我怎麼能知道一年後我將做什麼？”因為讓一個法國商人製定下一個月的日程都是很困難的。
商人會晤及參加會議都要遵守時間。在美國，隻有地位很高的人才能因為遲到而不受責備。如果晚了5分鍾，需要道歉；晚了10到15分鍾，要很認真地道歉。一般說，隻要有可能，都要用電話通知一聲。在德國，一名推銷員可能各方麵都出色，但是如果他遲到了幾分鍾，一切都完了，人們甚至不會等到他的到來就走了。在這些國家，故意讓別人等待可能是有意輕視的信號，而在法國以及講拉丁語係的南歐和拉美各國，則沒有這種含意。法國人和拉丁語係的人不死守時間表，對預約時間、交貨期限等時間限製采取比較靈活的態度。與法國經理們會晤，即使早有約定，前一兩天打電話確認一下也是明智的；如果改動了，需要等待，也不要大驚小怪，這在法國是很正常的。他們在辦一件事時，如果又有另一件事，而且他們認為更重要，就會中斷這件事去辦那件事。
一般說來，一天、一個月或一年的某個時間是固定用於某些事務或休假的，不能占用這些時間。任何在工作時間之外的事都被認為是緊急事務，早晨很早、晚上很晚都必須有急事才能打擾。
二、會晤
會晤應準時或早一點赴約。如果訪問一個大公司，最好提前5-10分鍾到達，這樣可以有足夠的時間找到相應的部門。
當來訪者提前到達時，秘書人員可以讓他等到原定的時間再接待他，但是不能讓一位準時到達的人等待。如果發生了特殊而又緊急的情況不能按時會見，秘書人員應提醒總經理親自去同來訪者打招呼，請求來訪者等待一下，並且解釋和說明理由。如果當天不能會見，總經理應讓秘書安排時間，盡早會見對方。這種情況在法國例外，讓準時到達的來訪者等待的事是常有的，一般法國公司經理辦公室都有比較大的客廳，讓來訪者在那裏等候。
在接待一個或幾個來訪者之前，秘書人員要布置好足夠數量的椅子，整理好有關的文件。房間裏的人，無論男女，都要站起來接見來訪的客人，然後分別請他們坐下。會見過程中應專心和他們談話。想見的兩個人中應該首先由職位較高的人或婦女伸出手來和對方握。
如果會見過程中來電話，要向來訪者表示歉意之後盡快處理電話，決不要在來訪者麵前接一個很長的電話，除非電話所談之事與正在來訪者談論的事務有關。
何時結束會晤，要視情況而定。一般是由兩方中職位較高的一方作出會晤結束的表示。如果來訪者是謀職者、上門推銷者或免費谘詢者，由辦公室的主人作出某種決定之後站起來，以示會客結束。如果來訪者是應公司的邀請來的，希望他能提供生意或資金，或者如果是按公司的目的而來訪（如律師），那麼通常是來訪者首先作出一個結束的表示。
來訪者離開時，秘書應站起來，把他送到辦公室門口。如果出去的路很難找，秘書應送他到樓梯口或電梯口。
三、交談
談話時首先要注意與交談者保持適當的距離。在辦公室會客時要注意，客人的座椅與主人的座椅之間的距離一般是確定好了的，像美國人那樣認為距離太遠時自己動手移動座椅的做法，在德國被視為大忌。德國的家具一般比較厚重，難以移動，辦公室的其他物品也不能隨便觸動。
美國人的談話距離比德國人近，法國人和南歐人最近，越往南距離越小，法國南部的人談話時距離比北部人小。美國商人聽別人談話時保持眼睛接觸，在自己談話時則不時地把眼睛移開，然後又返回，這種目光接觸比法國人緩和。
美國人經常以一個笑話或幾句幽默的話來開始談話，這在德國是一個很大的錯誤。德國人談話都很直接，沒有客套話，開門見山，談論的事都很詳細具體，就像法國人說德國人那樣，“他們告訴你的比你需要知道的要多，然後再多告訴你一些”，往往給外國人一種“你認為我一點也不懂嗎？”的感覺。德國人習慣上把最重要的事放到最後說，而美國人一般把重點放在開始講，所以對德國商人談話時重要的問題在最後要重複一遍，否則可能被忽略。
德國人喜歡列舉事例和事實數據，在與德國商人談話時要盡可能地舉出足夠的事例和事實，然後再加上一些，最後還要總結一下。德國的商界人員一般文化素質比較高，受教育程度普遍高於美國商人，而且德國的教育質量好，一般的大學畢業生相當於美國的碩士生。經理人員一般都受過曆史、哲學、文學、地理、音樂和藝術的良好訓練，凡是在企業中辦公室工作的人員，包括秘書人員，都受過良好教育，會說一門外語。他們談論問題喜歡了解曆史背景，因為在德國，曆史背景是很重要的，每次談話、每本書、每篇文章都以講述曆史背景開始。
法國人也注重曆史，但是和德國人不同，法國人不喜歡直來直去地談說，而喜歡幽默、機智和有趣的談話，常常論及哲理，即使商業會談也是如此。
法國的經理們平時很注意了解各種情況，對公司的各方麵都知道得很詳細，因此法國的經理人員不喜歡別人給他講述得很詳細，認為那是把他當作無知，是侮辱。許多在德國公司工作的法國人就是因為他的德國上司老是告訴他已經知道的情況，感到自己的智力和自尊受到了蔑視，就辭職了。
法國人喜歡打斷別人的話，進行辯論。法國人注重人情友誼，但談話時，即使是好朋友也會爭得麵紅耳赤。所以，不要把法國人的爭論看作不友好的象征；相反，經過辯論，互相會有更深的了解。法國商人喜歡先了解對方是一個什麼人，他的哲學觀點、人生觀，然後才會與之建立比較深的關係，做成生意。和法國商人談話要有長時間談的準備，不能著急，因為不管是社會活動還是商務活動，他們開始時都是談天、閑聊，談論最新的奇聞軼事，然後才進入正題。要表達某種意見和想法，法國人喜歡講策略和迂回，認為那是有禮貌的標誌。