要注意的是，如果開始選中的是多個圖形，則上述調整將會對這些圖形同時起作用。
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如果用戶插入了多個自選圖形，這些圖形可能排放得不很整齊，有時需要將這些圖形對齊排列。具體操作如下：
（1）選中圖形：按住鍵盤上的“Shift”鍵，用鼠標依次單擊選中多個圖形。
（2）對齊或排列圖形：單擊繪圖工具欄中的“繪圖”菜單，再單擊“對齊或分布”子菜單中的對齊或排列類型的命令即可。
如果選擇菜單中的“相對於幻燈片”命令，則上述對齊和排列操作是以幻燈片的版麵為參照依據的。如果不選擇菜單中的“相對於幻燈片”命令，則上述對齊和排列操作是以某個圖形的位置作為參照，如這種情況下選擇“右對齊”，則所有的圖形都以最右邊圖形的右側作為右對齊的邊界。
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旋轉和翻轉是對圖形的角度和方向的調整。具體操作如下：
（1）選中圖形：選中要進行旋轉或翻轉的一個或多個圖形。
（2）旋轉或翻轉圖形：單擊繪圖工具欄中的“繪圖”菜單，移動鼠標到“旋轉和翻轉”命令上，出現其子菜單。根據需要單擊其中的旋轉和翻轉類型的命令即可。
當然也可選擇“自由旋轉”命令，對圖形做任意角度的旋轉。
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如果插入了多個自選圖形，這些圖形很可能交叉重疊擺放在一起，尤其是使用了“排列和對齊”圖形命令以後，有些圖形被壓在了其他圖形的下麵。有時是需要這種疊放在一起的效果的，但是用戶可能需要對疊放的層次有所安排，比如將某個圖形放在最上麵。這可以使用“疊放次序”命令來完成。具體操作如下：
（1）選中圖形：選中要設置疊放次序的一個或多個圖形。
（2）設置圖形的疊放次序：單擊繪圖工具欄中的“繪圖”菜單，移動鼠標到“疊放次序”命令上，出現其子菜單。根據需要單擊其中的命令即可。
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一張幻燈片中的多個自選圖形是依次插入到幻燈片當中的，彼此是相互獨立的，就是說，要對這些圖形都進行相同的設置、移動等操作，隻能一個一個地進行。如果用戶先使用“組合圖形”命令把多個圖形組合為一個整體，則可以同時對組合在一起的進行操作和設置。這一功能是非常有效的。具體操作如下：
1.組合圖形
（1）選中圖形：選中要進行組合的多個圖形。
（2）設置組合：單擊打開繪圖工具欄中的“繪圖”菜單，或是在選擇的圖形區域右擊鼠標打開快捷菜單，再單擊其中的“組合”命令即可。可以看到，原來在每個圖形周圍都有一組控製點，而現在隻有組合後的一組控製點了，表明選中的圖形組合成了一個整體圖形。
2.取消組合
組合後的圖形也可以重新將其分開成彼此獨立的圖形，以便對其中的某個圖形進行修改等操作。這可以使用“取消組合”命令來完成。具體操作如下：
（1）選中圖形：選中要已經組合過但要取消組合的圖形。
（2）取消組合：單擊打開繪圖工具欄中的“繪圖”菜單，或是在選擇的圖形區域右擊鼠標打開快捷菜單，再單擊其中的“取消組合”命令即可。可以看到，剛才隻有組合後的一組控製點出現在圖形周圍，而現在每個圖形周圍都有了一組控製點，表明已經把組合成一個整體的多個圖形重新拆分成了單個圖形。
3.重新組合
重新組合命令適用於剛剛進行過取消組合操作的圖形。使用重新組合命令是將剛剛取消組合的圖形再次組合在一起，所以不用選中這些要重新組合的圖形；當然選中了也可以。具體操作如下：
單擊打開繪圖工具欄中的“繪圖”菜單，或是在選擇的圖形區域右擊鼠標打開快捷菜單，再單擊其中的“重新組合”命令即可。可以看到，一組控製點又出現在組合後的圖形周圍。
上述有關組合的命令也可以實現文本框、圖形和後麵介紹的圖片之間的組合，操作方法完全相同。
三、插入圖片
插入圖片是增強演示文稿的藝術性、活躍演講現場氣氛的重要手段之一。用戶可以插入PowerPoint自帶的剪貼畫類型的圖片，也可以插入來自其他文件（包括來自掃描儀或數碼相機）的圖片。
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視用戶使用的幻燈片版式的不同，插入剪貼畫的方法一般有兩種，一種是在含有剪貼畫版式的幻燈片中插入剪貼畫，另一種是在沒有剪貼畫版式的幻燈片中插入剪貼畫。
第一種方法：在沒有剪貼畫版式的幻燈片中插入剪貼畫。具體操作如下：
（1）顯示幻燈片：將要添加剪貼畫的幻燈片顯示出來。
（2）打開“插入剪貼畫”窗口：單擊“插入”菜單，再單擊其中的“圖片”子菜單下的“剪貼畫”命令；或是單擊繪圖工具欄中的“插入剪貼畫”按鈕，都可打開“插入剪貼畫”窗口。
（3）插入剪貼畫：此時窗口下方列出了係統中的剪貼畫類別，單擊類別按鈕可以看到該類別當中的剪貼畫，選擇其中一張單擊鼠標左鍵，會在旁邊彈出一個快捷菜單，再單擊第一個按鈕“插入剪輯”，即可插入剪貼畫。不需要使用時單擊窗口的關閉按鈕退回幻燈片中。
（4）調整剪貼畫：插入的剪貼畫四周會出現控製點，用鼠標拖動可以改變其大小；也可以拖動剪貼畫進行位置上的調整。
第二種方法：在含有剪貼畫版式的幻燈片中插入剪貼畫。具體操作如下：
（1）顯示幻燈片：將含有剪貼畫版式的幻燈片顯示出來。
（2）打開“Microsoft剪貼圖庫”窗口：在幻燈片的“雙擊此處添加剪貼畫”處雙擊左鍵，即可打開與“Microsoft剪貼圖庫”窗口。
此後的操作步驟與第一種方法完全相同。
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從數碼相機或掃描儀中獲得的圖片，可以豐富幻燈片的內容，使用戶按照自己的需要創建更具個性化的演示文稿。通過插入來自文件的圖片可以完成此類操作。具體操作步驟如下：
（1）選中幻燈片：選中要插入圖片的幻燈片。
（2）打開“插入圖片”窗口：單擊“插入”菜單，再單擊其中的“圖片”子菜單下的“來自文件”命令，即可打開“插入圖片”窗口。
（3）選擇並插入圖片：此時使用窗口中的“查找範圍”打開要插入的圖片文件所在的驅動器或文件夾，在下方即出現圖片文件列表，單擊選中其中一個圖片文件，可在右邊預覽該圖片，如果滿意單擊“插入”按鈕，即可插入圖片。
四、插入圖表
PowerPoint內嵌有專門的圖表製作程序Microsoft Graph，可使用戶方便地在幻燈片中插入並製作各種類型的數據圖表。Graph圖表由數據表和圖表兩部分組成，其中數據表是用戶輸入數據的一個二維數據表格，而圖表則是由這些數據轉換生成的直觀造型。係統默認的方式是隻在幻燈片中顯示一定造型的圖表，不顯示生成圖表的數據表格。
用戶既可以在帶有圖表版式的幻燈片中插入圖表，也可以在不帶有圖表版式的普通幻燈片中插入圖表。下麵介紹在普通幻燈片中插入、編輯圖表的方法。
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添加圖表是在幻燈片中生成圖表的第一步。具體操作如下：
（1）顯示幻燈片：首先要使需要添加圖表的幻燈片顯示出來。
（2）啟動Microsoft Graph：單擊“插入”菜單中的“圖表”命令，即可出現數據表窗口和圖表類型。此時數據表中的數據和圖表的造型均是係統默認的樣例，用戶必須輸入實際數據方可得到所需的實際圖表，並可選擇圖表的其他樣式。
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數據表是一個普通的二維表格，由行標題（東部、西部、北部）、列標題（第一、二、三、四季度）、單元格（含有數據）、列號（A、B、C、D、E等）和行號（1、2、3、4、5等），與Excel表相似。由於當前的數據表中的標題和數據並非是實際內容，因此必須對其進行修改和編輯。具體操作如下：
（1）修改標題：單擊要輸入新的行、列標題的單元格，單元格四周出現黑色邊框表明已被選中，輸入新的標題再敲回車即可。在此過程中會看到圖表中的標題被更換為新標題。
（2）修改數據：單擊要輸入新的數據的單元格，單元格四周出現黑色邊框表明已被選中，輸入新數據再敲回車即可。也可以使用鼠標拖曳先選定所有的數據單元格，然後輸入數據並敲回車即可。在此過程中會看到圖表中的柱形的高度會隨數據的輸入而變化。
（3）關閉數據表：如果不需要再對數據表進行修改，單擊“視圖”菜單中的“數據工作表”即可關閉數據表。如果想再對其進行修改，單擊“視圖”菜單中的“數據工作表”打開數據表即可。
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當前圖表是係統默認的“柱形圖”樣式，用戶可默認這種樣式，也可對其進行編輯修改。編輯修改圖表的操作包括對圖表類型的選擇和圖表元素的編輯，下麵將分別進行介紹。
1.選擇圖表類型
選擇圖表類型實際上是選擇圖表的外觀形狀，具體操作如下：
（1）打開“圖表類型”選擇窗口：單擊“圖表”菜單中的“圖表類型”命令，或在圖表區域單擊鼠標右鍵，再單擊彈出的快捷菜單中的“圖表類型”命令，都可打開“圖表類型”選擇窗口。
（2）更改圖表樣式：此時在“標準”選項卡中列出了14種圖表類型和對應的子圖表類型，以及子類型圖表的名稱。分別單擊左邊的圖標類型和右邊的子圖表類型，再單擊確定，即可選中新的圖表類型。如果對“標準”選項卡中的圖形不滿意的話，用戶還可以單擊“自定義類型”選項卡選擇其中的圖表樣式。
2.設置圖表元素
設置圖表元素是對圖表的標題、圖例、網格線、坐標軸、數據標誌等進行修改和設置。具體操作如下：
（1）打開“圖表選項”對話框：單擊“圖表”菜單的“圖表選項”命令，或在圖表區域單擊鼠標右鍵，再單擊菜單中的“圖表選項”命令，都可打開“圖表選項”對話框。
（2）設置圖表元素：“圖表選項”對話框共有六個選項卡，分別用於對圖表中的各項內容進行設置。單擊一個選項卡，選擇其中的選項並根據需要輸入內容，再單擊確定即可。
（3）修改圖表元素：對於已經設置好的圖表元素如果要重新修改，可在圖表中用鼠標右鍵單擊該元素，再在彈出的快捷菜單中選擇相應的命令即可。
要在帶有圖表版式的幻燈片中插入圖表，隻需根據提示“雙擊此處添加圖表”在添加圖表區域雙擊鼠標，可以啟動Microsoft Graph程序，之後按照上述步驟操作即可。
五、插入藝術字
藝術字是具有特殊效果的文字，可以為幻燈片增添藝術效果，同時也可以傳達文字信息，從而使演示文稿更富於表現力和觀賞性。
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