幻燈片中插入的藝術字，不是字符格式，而是圖形對象，因此不能向數據表中添加藝術字。具體操作如下：
（1）顯示幻燈片：將要插入藝術字的幻燈片顯示出來。
（2）選擇“藝術字”式樣：單擊“插入”菜單，再單擊其中的“圖片”子菜單下的“藝術字”命令；或者單擊繪圖工具欄中的“插入藝術字”按鈕，即可打開“藝術字”庫窗口，其中列出了30種藝術字樣式，單擊選中一種樣式，然後單擊確定，出現“編輯藝術字文字”窗口。
（3）輸入並插入藝術字：在“編輯藝術字文字”窗口中，根據提示，直接輸入要插入的藝術字的文字內容，還可設置其字體和字號。最後單擊確定，即可插入藝術字。
（4）調整藝術字：此時插入的藝術字像圖形一樣，周圍出現了八個控製點，可使用鼠標拖曳控製點改變藝術字的大小，或移動其位置。
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已經插入的藝術字如果不滿意，可以進行修改，包括修改文字內容、更換一種藝術字樣式和顏色等。具體操作如下：
（1）選中藝術字：將鼠標移動到要修改的藝術字上，等到指針變為十字箭頭形狀時，單擊左鍵即可選中，此時在藝術字四周會出現帶有八個控製點的方框。
（2）修改藝術字：單擊右鍵，彈出快捷菜單。
單擊其中的“編輯文字”命令，可以對藝術字的文字內容進行修改；單擊“設置藝術字格式”命令，可以打開“設置藝術字格式”對話框，在其中可對藝術字的填充顏色、文字線條粗細、高度和寬度、旋轉角度、在幻燈片中的位置等進行設置；還可選擇藝術字放置的層次，以及與其他藝術字或圖形的組合等。
要更換藝術字式樣，單擊快捷菜單中的“顯示藝術字工具欄”，打開該工具欄。
藝術字工具欄中有一些按鈕，可用來對選中的藝術字進行修改和設置。單擊第三個“藝術字庫”按鈕，出現“藝術字庫”對話框，單擊選擇另一種樣式，再單擊確定，即可更換藝術字樣式。
六、插入組織結構圖
組織結構圖是用來描述單位部門的組織結構和管理層次的直觀形式。PowerPoint提供的插入組織結構圖功能可以幫助用戶方便快捷地製作和編輯所需的組織結構。
本節主要介紹在幻燈片中如何插入組織結構圖、如何對插入的組織結構圖進行編輯以及如何對已經創建的組織結構圖重新進行設置和修改等內容。
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創建組織結構圖的方法一般有兩種，一種是在含有組織結構圖版式的幻燈片中插入組織結構圖，另一種是在沒有組織結構圖版式的普通幻燈片中插入組織結構圖。
第一種方法：在沒有組織結構圖版式的幻燈片中插入組織結構圖。具體操作如下：
（1）顯示幻燈片：將要添加組織結構圖的幻燈片顯示出來。
（2）打開“組織結構圖”窗口：單擊“插入”菜單，再單擊其中的“圖片”子菜單下的“組織結構圖”命令，即可打開“Microsoft組織結構圖”窗口。
（3）插入組織結構圖：此時窗口中顯示出一個組織結構圖，可以現在就按具體需要對其結構進行編輯，也可以以後重新打開再進行編輯。這裏直接單擊“文件”菜單中的“退出並返回到……”命令，出現提示信息對話框，單擊“是”按鈕，可以看到組織結構圖已經插入到幻燈片當中。
（4）調整組織結構圖：插入的組織結構圖四周會出現控製點，用鼠標拖動可以改變其大小；也可以拖動組織結構圖進行位置上的調整。
第二種方法：在含有組織結構圖版式的幻燈片中插入組織結構圖。具體操作如下：
（1）顯示幻燈片：將含有組織結構圖版式的幻燈片顯示出來。
（2）打開“Microsoft組織結構圖”窗口：在幻燈片的“雙擊此處添加組織結構圖”處雙擊左鍵，即可打開與“Microsoft組織結構圖”窗口。
此後的操作步驟與第一種方法完全相同。
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組織結構圖是一個兩級結構圖，過於簡單，用戶可根據實際情況對其進行編輯，包括給組織結構圖添加標題、輸入內容以得到自己所需的組織結構圖。具體操作如下：
（1）選中要編輯的組織結構圖：將鼠標移到要編輯的組織結構圖中，等到指針變為十字箭頭形狀時單擊左鍵即可選中。
（2）重新打開組織結構圖：單擊“編輯”菜單中的“MS Org Chart對象”子菜單下的“編輯”命令，或是在組織結構圖區域單擊鼠標右鍵，再單擊菜單中的“MS Org Chart對象”子菜單下的“編輯”命令；或是在圖中雙擊兩下左鍵，都可重新打開組織結構圖窗口。
（3）輸入內容：單擊任何一個方框，即可向其中輸入文字內容。輸入完畢，單擊另一個方框可繼續輸入其他內容。單擊“圖表標題”，待出現插入點，可以輸入組織結構圖的標題。輸入完畢，在圖外的空白處單擊一下，退出輸入狀態。
（4）增加分支：可以給任何一個方框增加分支，這要使用第三行的圖框工具按鈕。這些按鈕的功能分別是：“部下”按鈕是產生一個下級方框，左邊的“同事”按鈕是在方框的左邊添加一個同級略高的方框，右邊的“同事”按鈕是在方框的右邊添加一個同級略低的方框，“經理”按鈕是給一個方框添加一個上級方框，“助理”按鈕是給一個方框添加一個向左擺放的下級方框。使用這些按鈕添加分支的方法是：先單擊其中一個圖框按鈕，再單擊相應的方框。
（5）編輯和設置組織結構圖：可在組織結構圖窗口中使用相應的菜單命令對組織結構圖進行編輯和有關設置，包括組織結構圖的顯示比例和結構樣式，文本內容的字體、字號設置，圖框的顏色、格式和效果設置，線條的粗細、樣式和顏色設置，圖表所在背景的顏色設置，等等。其中使用“編輯”菜單中的“選擇”命令，可以選定全部組織結構圖，也可以選定特定一級的圖框，然後對它們統一進行編輯和設置，如字體、字號的設置等。要選擇任意多個圖框，按住Shift鍵，然後依次單擊個個圖框即可。使用“樣式”菜單，可以重新排列圖中的圖框，依次來改變組織結構圖的結構樣式。
要使編輯和設置好的組織結構圖出現在幻燈片中，必須使用“文件”菜單中的“關閉並返回到（演示文稿）”或“退出並返回到（演示文稿）”命令，出現提示信息對話框時單擊“是”按鈕，方可將其重新插入到幻燈片當中。
七、插入影片和聲音
在演示文稿中插入聲音和圖片，可以在放映幻燈片時獲得真實效果、提高表現力。
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在幻燈片中可以插入PowerPoint剪輯庫中的聲音和音樂，也可以錄入聲音旁白。這樣在放映幻燈片時，就可以獲得音頻效果。
1.插入聲音
具體操作如下：
（1）顯示幻燈片：顯示要添加音樂或聲音的幻燈片。
（2）插入聲音或音樂：單擊“插入”菜單，移動鼠標到“影片和聲音”命令上，出現其子菜單，其中有六個選項。用戶可根據需要插入的內容單擊相應的命令。
①如果要從“剪輯庫”中插入聲音，單擊“剪輯庫中的聲音”，再找到所需的聲音，選中後單擊確定即可。
②如果要從其他位置插入聲音，單擊“文件中的聲音”，在出現的窗口中找到包含所需聲音的文件夾，再雙擊所要添加的聲音文件即可。
此時幻燈片上會出現一個聲音圖標（一個向右的揚聲器）。
（3）選擇播放方式：這時還會出現一條提示信息。如果選擇移到幻燈片時自動播放聲音，單擊“是”按鈕；如果是在幻燈片放映過程中，隻有當單擊聲音圖標時才播放聲音，單擊“否”按鈕。如果想預覽聲音，可切換到普通視圖中雙擊聲音圖標即可。
2.插入CD樂曲
用戶可以在放映幻燈片過程中同時播放實現插入的CD唱盤上的樂曲。插入CD樂曲的具體操作步驟如下：
（1）顯示幻燈片：顯示要添加音樂或聲音的幻燈片。
（2）插入CD樂曲：單擊“插入”菜單，移動鼠標到“影片和聲音”命令上，出現其子菜單，單擊“播放CD樂曲”命令，出現“影片和聲音選項”對話框。
（3）選中樂曲：在出現的對話框中選擇所需的樂曲曲目和時間選項，再單擊“確定”，此時幻燈片上會出現一個CD圖標（一張帶有放映機的光盤）。
（4）選擇播放方式：這時還會出現一條提示信息。如果選擇移到幻燈片時自動播放CD樂曲，單擊“是”按鈕；如果是在幻燈片放映過程中，隻有單擊CD圖標時才播放CD樂曲，則單擊“否”按鈕。如果想預覽CD樂曲，可切換到普通視圖中雙擊CD圖標即可。
3.錄製旁白
要錄製幻燈片的旁白，計算機需要聲卡和麥克風，可以在放映幻燈片之前錄製好旁白，也可以在放映過程中用麥克風進行旁白的同時錄製。事先錄製的旁白在幻燈片放映時會隨著幻燈片的出現自動播放，但是，旁白是優先於其他聲音的，就是說如果一張幻燈片上記錄了旁白，還插入了其他聲音或音樂，放映時隻會播放旁白。具體操作步驟如下：
（1）打開“錄製旁白”對話框：單擊“幻燈片放映”菜單中的“錄製旁白”命令，出現“錄製旁白”對話框。如果是首次錄音，單擊“設置話筒級別”，按照說明設置好話筒的選項。
（2）錄製旁白：要為幻燈片加上旁白，單擊確定，此時運行幻燈片放映，開始從話筒讀入旁白內容。結束時會出現一條提示信息，如果要保存時間和旁白，單擊“是”；如果隻需保存旁白，單擊“否”。錄製旁白的幻燈片的右下角都會出現一個聲音圖標（一個揚聲器）。
（3）設置放映時不加旁白：單擊“幻燈片放映”菜單中的“設置放映方式”命令，再選中“放映時不加旁白”，即可在幻燈片放映時不播放旁白。
（4）刪除旁白：錄製的旁白如果不需要了，可以刪除，隻要在幻燈片中單擊聲音圖標，再按“Delete”即可。
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給幻燈片添加影片，就是插入視頻內容。這些視頻內容可以來自PowerPoint的剪輯庫，也可以來自用戶自己用數碼攝像機等拍攝的影片。當然，這些自拍的影片必須先按照文件的形式存放到磁盤上方可使用。
插入影片的具體操作如下：
（1）顯示幻燈片：顯示要添加影片的幻燈片。
（2）插入影片：單擊“插入”菜單，移動鼠標到“影片和聲音”命令上，出現其子菜單，其中有六個選項。用戶可根據需要插入的內容單擊相應的命令。
①如果要從“剪輯庫”中插入影片，單擊“剪輯庫中的影片”，再從剪輯庫中找到所需的影片，選中後單擊確定即可。
②如果要從其他位置插入影片，單擊“文件中的影片”，在出現的窗口中找到包含所需影片的文件夾，再雙擊所要添加的影片文件即可。
此時會看到影片圖像插入到幻燈片當中。
（3）選擇播放方式：這時還會出現一條提示信息。如果選擇移到幻燈片時自動播放影片，單擊“是”按鈕；如果是在幻燈片放映過程中，隻有當單擊影片時才播放影片，單擊“否”按鈕。如果想預覽影片，可切換到普通視圖中雙擊影片即可。