已經創建好的演示文稿既可以用於放映，作為觀眾了解演講內容的媒介；也可以將演示文稿打印出來，作為演講稿使用。本章就介紹有關幻燈片放映和打印輸出的基本操作。
一、設計幻燈片放映效果
要想在放映幻燈片時得到高質量的放映效果，還必須對幻燈片的放映效果進行設置，這包括設置放映的動畫效果、與其他幻燈片或演示文稿的鏈接和放映時幻燈片的切換方式等。
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幻燈片放映時，如果沒有設置動畫效果，則每張幻燈片的標題和文本內容包括圖片、圖表等都會一次性顯示出來，沒有層次感，觀看效果不佳。因此，設置幻燈片的動畫效果是十分必要的。這裏主要介紹使用“自定義動畫”命令設置動畫效果的內容。具體操作如下：
（1）顯示幻燈片：在普通視圖中顯示要設置動畫效果的幻燈片。
（2）打開“自定義動畫”對話框：單擊“幻燈片放映”菜單中的“自定義動畫”命令，打開“自定義動畫”對話框。
“檢查動畫幻燈片對象”框中顯示的是當前幻燈片的內容組成、要進行動畫設置的對象，目前顯示幻燈片的內容包括“標題”和“文本”兩部分，現在要設置動畫效果的對象是前麵打鉤的“標題”部分。要設置“文本”部分的動畫效果，單擊前麵的複選框打上對鉤即可。右邊是當前幻燈片的縮圖。
（3）設置動畫效果：下麵介紹如何使用自定義動畫對話框進行有關設置。
對話框的下半部分有四個選項卡。“順序和時間”選項卡設置的主要內容有：各部分的動畫放映順序（一般是先標題後文本和各種對象）、啟動動畫的方式（一般是單擊鼠標放映動畫），還可以單擊上、下“移動”按鈕調整幻燈片某個部分的放映順序。“效果”選項卡設置的主要內容有：動畫的類型和放映動畫時的聲音、動畫播放後屏幕的變化等，這些設置隻要單擊各個選項框後麵的下拉按鈕（一個黑色三角），然後在出現的下拉菜單中單擊所需的項目即可。當前選擇的動畫效果是“水平百葉窗”，放映時的聲音是“打字機”。而圖表效果主要是對幻燈片中的圖表的動畫效果進行設置。
（4）預覽和確認設置結果：單擊“預覽”按鈕，可以先看一下前麵設置的動畫效果，如果不滿意，可以重新進行設置；如果滿意，單擊“確定”按鈕即可。
還有一種創建一些基本動畫的快速方法：就是使用“幻燈片放映”菜單中的“預設動畫”命令，但是這個命令隻能依次設置每一個部分的動畫效果。
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PowerPoint中的動作按鈕是一種現成的按鈕，可以進行放映動作的控製與跳轉，單擊設置的動作按鈕，可以呈現“按下”的效果。設置動作按鈕的具體操作如下：
（1）選擇幻燈片：選中要設置動作按鈕的幻燈片。
（2）選擇並插入動作按鈕：單擊“幻燈片放映”菜單，移動鼠標到“動作按鈕”命令上，出現“動作按鈕”子菜單，單擊選中所需的按鈕，如“第一張”按鈕。此時回到幻燈片中，鼠標指針變為十字形狀，在合適的位置單擊左鍵，即可插入動作按鈕。
（3）設置動作按鈕鏈接：此時會出現“動作設置”對話框，可在其中設置有關選項，包括鏈接到另一張幻燈片、運行某個程序或播放聲音等。“超級鏈接到”選擇框下顯示的是“第一張”，這是插入“第一張”動作按鈕（圖中有下角的圖標）的結果。
如果不需進行其他設置，單擊確定即可完成添加動作按鈕操作。這就意味著在幻燈片放映到加入動作按鈕的幻燈片時，用戶隻要單擊動作按鈕，就可按照上麵設置的鏈接方式立即切換到第一張幻燈片進行放映。如果不想回到第一張幻燈片而是想繼續放映下去的話，隻要不單擊動作按鈕即可。
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在幻燈片放映時，可以跳到另一張幻燈片、另一個演示文稿、Office的Word和Excel文檔，甚至可以鏈接到Internet、單位網站或電子郵件地址，這些都可以通過創建超級鏈接來實現。創建了超級鏈接的文本下麵會出現下畫線，並且以配色方案製定的顏色顯示。但是超級鏈接隻是在運行幻燈片放映時才能被激活使用。創建超級鏈接的具體操作如下：
（1）選定對象：選定用於實現超級鏈接的文本或對象。如果是文字，最好選中這些文字。
（2）打開“插入超級鏈接”對話框：單擊“插入”菜單中的“超級鏈接”命令，出現“插入超級鏈接”對話框。
（3）選擇鏈接轉到的對象：在上麵的對話框中，可以根據需要進行有關內容的設置，並選擇各種鏈接轉到的對象。
“要顯示的文字”後麵選項框中顯示的是幻燈片中帶有鏈接設置的文字，以下畫線標識。如果在第一步中已經選擇了文本內容，此時就會出現在框中，“政府信息化”。如果事先沒有選擇文本，單擊“屏幕提示”，根據提示輸入文本內容確定即可。
在對話框的左側給出了四種“鏈接到”的對象，這裏主要介紹鏈接到當前和其他演示文稿中的某張幻燈片的操作。
要鏈接到當前演示文稿中的某張幻燈片，單擊“本文檔中的位置”選項，然後在“請選擇文檔中的位置”列表框中選擇要鏈接的幻燈片，單擊確定即可。
要鏈接到另一個演示文稿中的某張幻燈片，單擊“原有文件或Web頁”選項，再單擊“瀏覽目標”下的“文件”按鈕，出現“鏈接到文件”對話框。在其中找到含有要鏈接到的幻燈片的演示文稿類型文件，雙擊打開，該文件名會自動寫入“請鍵入文件名或Web頁名稱”下的輸入框中。單擊右邊的“書簽”按鈕，會出現“在文檔中選擇位置”對話框，單擊選中要鏈接到的幻燈片的標題，最後單擊“確定”即可。