一、談判室的布置與座次安排
商務談判的環境布置與座次安排，都應當體現出禮儀規範以及對客方的尊重。座次安排更是其中的一個敏感問題，應當小心謹慎地處理。
（一）談判室的選擇與布置
談判室一般可以選擇公司的洽談室、會議室，一些小規模的談判還可以安排在會客室。有條件的最好安排3個房間：一間作為主要談判室，一間作為雙方都能單獨進行內部協商的密談室，一間作為休息室。
談判室的布置以寧靜、高雅、和諧為宜。而且要環境安靜，沒有外人和電話的幹擾，光線充足，裝飾陳設簡潔、實用、美觀，室溫適宜。
（二）談判桌擺放及座次安排
談判桌的形狀多種多樣，主要有圓形、長方形和橢圓形。在談判之前，應當將雙方談判人員的名牌座位卡（涉外時用雙語），放在談判桌上，以便雙方按順序就座。
1.圓形談判桌
在進行多邊談判時，通常采用圓形談判桌，國際慣例上稱之為“圓桌會議”。談判時采用圓桌，談判各方交叉而坐，尊卑界線被淡化，彼此會感到氣氛較為和諧、融洽，比較容易達成共識。
2.長方形或橢圓形談判桌
雙方談判一般多采用長方形或者橢圓形的談判桌，這樣會顯得比較正規，通常是主客相對而坐。根據談判桌擺放的不同，主客雙方的座次安排也有不同的規範，如果談判桌是橫放，那麼正麵對門為上座，應當安排客方就座，背麵對門為下座，屬於主方座位。
如果談判桌豎放，則應當以進門方向為準，右側為上，屬於客方位置，左側為下，屬於主方位置。雙方主談人員在己方一側的中間就座，而翻譯人員通常安排在主談人右側，其餘人員應遵循右高左低的原則，依照職位高低由近而遠地分別在主談人兩側就座。
小型的談判，也可以不設談判桌，直接在會客室的沙發上進行。座位安排是雙方主談人在中間長沙發就座，主方居左，客方居右，翻譯人員坐在主談人的後麵，雙方其他人員分別在各自主談人的一側就座，呈馬蹄形，這樣雙方交談起來會比較親切。但一般來說，比較正式的談判不宜采用這種方式。
有些談判需要合影，合影應當安排在賓主握手之後、入座談判之前這段時間內進行。合影的位置一般是主方主談人居中，按職位次序以主方主談人右為上，主賓雙方間隔排列，兩端由主方人員把邊。
二、談判開始及進行時的禮儀
（一）主方準時迎候。主方人員應當準確掌握談判的日程安排，並先於客方到達談判地點。當客方人員到達時，主方人員應當在大樓門口迎候，也可以指定專人在大樓門口迎接客人，主方人員隻在談判室門口迎候對方。
（二）雙方由主談人介紹各自的成員，彼此握手、問候、致意，然後由客方先行進入談判室，也可以賓主雙方同時進入談判室，在既定的位置同時入座，但主方其他人員要等客方人員落座後再坐下。
重要的談判，在正式開始之前，通常會舉行一個簡單的儀式，雙方作簡短致辭，互贈紀念品，安排合影，然後入座。
（三）雙方人員入座後，談判正式開始。此時，非談判人員應當全部離開談判室，雙方談判人員應關閉所有的通訊工具（或調到靜音狀態）。在談判進行的過程中，無關人員不能隨意進出。
在談判中，各國提供的飲料也有所不同。我國通常隻備茶水，夏天可以選冷飲；如果談判持續時間較長，可以適當增加咖啡或紅茶。
（四）當天談判結束後，主方人員應該將客方人員送至電梯口，或者送到大樓門口上車，雙方握手告別，目送客人的汽車開動後再行離開。
（五）如果安排與談判內容密切相關的參觀考察活動，主方應該在參觀地點安排專門的接待人員，在適當的位置懸掛歡迎性的標語橫幅，並提前準備好詳細的文字說明材料（涉外時應中外文對照）。在進行實地參觀時，應當安排專業技術人員隨同講解，講解時應當注意保密問題。